blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Het denk- en werkniveau van de ondersteuner, secretaresse en assistant ligt steeds meer onder de loep. Dat is niet gek, want hun (vereiste) niveau stijgt en wordt dus steeds belangrijker. Hoe vertaalt deze ontwikkeling zich naar jouw eigen situatie?
Veel ondersteuners vragen zich dus af wat hun huidige werk- en denkniveau is. Hun vooropleiding (voor sommigen al heel wat jaren geleden) zegt lang niet alles meer over het niveau van de functie.
Omdat de nieuwe generatie manager een aantal traditionele taken voortaan zelf uitvoert en er steeds meer managersfuncties verdwijnen, heb je meer ruimte voor taken op hoger niveau. Wist je dat tegenwoordig maar liefst 80% van de ondersteuners op een hoger niveau werkt dan de daadwerkelijk gevolgde opleiding?
Verschil in denk- en werkniveau tussen MBO, HBO en HBO+
Deze simpele uitleg geeft duidelijk onderscheid:
- Een assistant op MBO-niveau werkt in opdracht
- Een assistant op HBO-niveau werkt conform opdracht
- Een assistant op HBO+ niveau geeft opdracht
Om dit concreter te maken, laten we het eens bekijken aan de hand van een opdracht.
Een concreet voorbeeld…
Eens per jaar wordt een dag georganiseerd voor klanten. Het bedrijf wordt opengesteld, er komen demonstraties, mensen geven uitleg over hun werk, een spreker komt, er moet catering geregeld worden, mensen ingepland worden, etc. Kortom: er moet een klantendag georganiseerd worden.
Ben je een assistant op MBO-niveau, dan krijg je opdracht om allerlei dingen te gaan regelen. Je gaat offertes aanvragen, boekt een spreker, stuurt de uitnodiging naar klanten. Je bent uitvoerend en in opdracht bezig.
Als assistant op HBO-niveau doe je méér; je bekijkt het draaiboek van vorig jaar, plant diverse bijeenkomsten met collega’s, seint mensen in en overlegt met je manager over wie/wat/waar/hoe/wanneer en gaat aan de slag. Van je manager heb je aanwijzingen gekregen en hij/zij vertrouwt erop dat je conform werkt en op tijd rapporteert over de stand van zaken. Van jou wordt ook verlangd dat je hem/haar tijdig informeert bij stagnatie of anderszins.
Als assistant op HBO+ niveau regel je nog meer:
- je hebt de offertes op eigen initiatief aangevraagd;
- de mensen die die dag een (belangrijke) rol spelen zijn al vastgelegd en ingepland;
- het overleg daartoe heb jij geïnitieerd;
- het draaiboek voor dit jaar is grotendeels uitgewerkt;
- je geeft in het MT een presentatie over de stand van zaken tot nu toe;
- je stelt de budgetten op en houdt als projectleider overzicht over het geheel.
Uiteraard zorg je na afloop ook voor een goede evaluatie. De bezoekende klanten zijn bevraagd, de gegevens uit je onderzoek zijn al verwerkt in een managementrapportage. Jij informeert jouw manager over de klantendag.
En… op welk niveau werk jij? Is dit het niveau waarop je graag wilt werken?
De ondersteuner van de toekomst werkt op HBO-niveau
We zeiden het al eerder: de ondersteuner/assistant/secretaresse werkt steeds minder voor de manager en juist steeds meer met de manager. Dit hoort dus overduidelijk onder het kopje HBO en HBO+. Dit zie je het duidelijkst in de huidige vacatures: vrijwel iedere openstaande functie wordt (aantoonbaar) HBO-niveau gevraagd. Veel assistants zijn zich hiervan bewust en zetten meteen de volgende stap.
Wanneer jij nu al op HBO-niveau opereert óf als ‘MBO-er’ naar dit niveau wilt groeien, zorg er dan voor dat jouw vaardigheden en kennis op peil blijven of meegroeien. Het wordt steeds meer een kwestie van een leven lang leren:
- Enerzijds door learning on the job;
- Anderzijds door praktijkgerichte opleidingen op HBO of HBO+ niveau.
Een secretaresseopleiding is een krachtige manier om snel én aantoonbaar op het juiste niveau te komen. Uit onderzoek blijkt zelfs dat maar liefst de helft van de ondersteuners een opleidingswens heeft!
Hoe zorg jij dat je toekomst proof bent én blijft?
Assistant opleidingen op HBO-niveau
Eén van de meest gewilde opleidingen is de opleiding Senior Assistant op strategisch niveau: ontwikkel jezelf in strategische vaardigheden. Je neemt meer inhoudelijk werk uit handen, adviseert het MT en neemt initiatief in vergaderingen. Je zet je eigen koers uit en blijft het ook volgen.
Of bekijk deze opleidingen op HBO-niveau:
- Hoger Management Support
- Management Assistant Master
- Executive Assistant/PA als strategisch partner
- Senior Management Assistent
- Corporate Governance voor de assistant
Tegenwoordig zijn er steeds minder jongeren die een MBO opleiding willen/gaan volgen. Dit is ontzettend zonde omdat dit later problemen kan opleveren. Omdat een aantal MBO opleidingen enkel op MBO niveau worden aangeboden is het van belang dat deze opleidingen ook gegeven blijven worden omdat er anders een tekort ontstaat voor sommige functies. Zo las ik laatst dit artikel waarin bevestigd wordt dat het probleem er is, en dat er dus minder jongeren zijn die een mbo opleiding volgen. Ook wordt hier het vervolg probleem al enigszins duidelijk doordat er een grote vraag ontstaat naar loodgieters van MBO niveau.
Ik vind het maar een raar verschil. Als of een mbo-er niet mag nadenken en dingen bedenken. En de daaruit voortvloeiende opdrachten kan delegeren.
Dit verschil wil men ook aanbrengen bij de verpleegkundige.
Gaat de MBO-secretaresse dan Basis-secretaresse en de HBO-secretaresse Expert-secretaresse heten of zo?
Wat een belachelijk verschil.
Het artikel geeft een voorbeeld hoe je je eigen ‘niveau’ ongeveer kunt vaststellen op basis van je huidige vaardigheden.
Niet over niet ‘mogen’, maar over hoe je zelf acteert in je werk. Er zijn mensen die het prettig vinden om in opdracht te werken. Er zijn ook mensen die graag 1 of meerdere stappen verder gaan. Je moet het kunnen en je moet het ook willen. En tot slot moet je ook een werkomgeving hebben waar je de ruimte krijgt om je verder te ontwikkelen als je dat wilt (of als je dat niet wilt).