blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Hoe bereid ik me voor om toekomstbestendig te zijn? Deze vraag spookt door het hoofd van veel assistants. Precies daarom delen wij dit 5-stappenplan met je.
Stap 1. HBO-denkniveau
Natuurlijk is er geen glazen bol die we om raad kunnen vragen. Wat we wel hebben, zijn cijfers die aantonen dat het aantal ‘gewone’ ondersteuners* afneemt, terwijl de groep directiesecretaresses stabiel blijft.
In 2021 zijn 48.000 secretaresses werkzaam; een daling van 23% t.o.v. 2013.
In 2021 zijn 111.000 directiesecretaresses werkzaam; evenveel als in 2013.
Bron*: CBS, 2e kwartaal 2021
Dit verklaart de groeiende vraag naar HBO-denkniveau. Heb je een MBO-diploma en ben je al jaren werkzaam als ondersteuner, secretaresse of assistant? Dan is de kans groot dat je inmiddels het HBO-denkniveau hebt. Alleen de vraag is, zeker op moment dat je solliciteert: hoe bewijs je dat?
Tip: zorg dat je goed kunt beargumenteren waarom de werkzaamheden die jij doet, en het denkniveau dat daarbij hoort, op HBO-niveau is. Of maak het in één klap duidelijk: bewijs het met een cursus of opleiding op HBO-niveau.
Stap 2. Rechterhand van de directie
De secretaresse die enkel koffie haalt en documenten print bestaat niet meer. De ondersteuner als rechterhand van de directie is in opkomst! En precies dáár is vraag naar, zeker nu door automatisering meer en meer repeterende taken worden overgenomen door software.
Het woord sparringpartner vliegt je niet voor niets om de oren. Meedenken en zelfs vooruitdenken zijn vaardigheden die erg gewaardeerd worden. En dat betekent ook dat je soms je manager of directeur mag verbeteren of wijzen op slimmere en snellere werkwijzen. Daar is hij of zij natuurlijk ook bij gebaat.
Sparringpartner word je niet van vandaag op morgen. Daarvoor heb je verschillende inzichten, vaardigheden, en ook werkervaring voor nodig.
Tip: wil je rechterhand worden, bedenk dan waar voor jou de winst te behalen valt. Wil jij je sterker inhoudelijk ontwikkelen, zodat je beter begrijpt waar het overleg over gaat? Of, wil jij je zichtbaarheid vergroten en je rol haarfijn afstemmen op die van je manager, zodat je hem of haar altijd een stap voor kunt zijn en hem of haar op de juiste manier aanspreekt? Een opleiding helpt je daarbij.
Stap 3. Digitaal vaardig
We stipten het al even aan: de invloed van automatisering op je rol. Digitale vaardigheden zijn een absolute must. Sicco de Ree, trainer van de cursus Tech-Savvy Assistant: ‘Omarm de technologie. Je gaat het niet tegen kunnen houden. Het komt.’
Hij geeft je de tip om het samen te doen; houd elkaar op de hoogte van alle ontwikkelingen. Simpelweg, omdat we het straks niet meer bij kunnen benen. We zitten nu namelijk in the knee of the curve. Wat betekent dat het niet lang meer duurt, naar verwachting zodra het 5G-netwerk werkt, voordat de ontwikkelingen elkaar exponentieel snel gaan opvolgen. Je hebt elkaar dan echt nodig om alles bij te kunnen houden.
Tip: verzamel (vak)collega’s om je heen die er net als jij bij gebaat zijn de digitale ontwikkelingen te volgen. Zorg dat ieder een eigen focus-gebied/thema heeft die zij gaan volgen en houd elkaar op de hoogte van relevante ontwikkelingen.
Stap 4. Continu verbeteren
Om de veranderingen in de wereld, je werkveld, je organisatie en je rol bij te kunnen benen, is het van belang goed aanpassingsvermogen te hebben. Dus: in staat zijn snel en goed te anticiperen op (onverwachte) veranderingen.
Als ondersteuner ben je gewend continu te her-prioriteren, dus ga vooral zo door! Vergeet niet ook breder te kijken dan enkel jouw individuele rol. Steeds vaker wordt van je verwacht dat je in projecten mee draait en inhoudelijk bijdraagt. Dat betekent dat jouw aanpassingsvermogen in teamverband ook sterk moet zijn. Prioriteren op basis van de wensen van de groep is toch anders dan wanneer je alles zelf in de hand hebt.
Tip: verdiep je eens in het agile gedachtegoed en kijk ook breder dan continu verbeteren in je eigen werk. Continu verbeteren houdt ook in dat je je eigen ontwikkeling continu onder de loep neemt. Blijf jezelf dus ontwikkelen.
Stap 5. Freelancen of flexibel werken voor een baas?
De freelance ondersteuner is in opkomst, ook wel de Virtual Assistant genoemd. Wellicht moet je daar nog niks van hebben en vind jij werken voor een baas wel zo prettig. Niks mis mee natuurlijk.
Wat wel goed is om te weten, is dat er in de toekomst meer flexibiliteit van je wordt gevraagd. Ook als je ervoor kiest voor een baas te blijven werken. Geen 9 tot 5 kantooruren, maar flexibel inzetbaar vanuit huis en kantoor. Maar ook voor verschillende managers die vaak verschillende wensen hebben. Snel en veel schakelen dus. En flexibel zijn, ongeacht plek en opdrachtgever.
Tip: verdiep je eens in de Virtual Assistant. Is het wat voor jou? Past het bij je? Zo ja, wat heb je nodig om het kunnen bewerkstelligen? Het is slim om je geleidelijk voor te bereiden, zodat je klaar bent zodra je de stap gaat wagen.
*Toelichting definitie ‘secretaresse’ en ‘directiesecretaresse’
Deze termen van CBS willen we nader uitleggen, want what’s in a name? Vele functietitels worden immers binnen iedere organisatie anders gedefinieerd. In dit blog volgen we de groeperingen die het CBS hanteert, waaruit het verschil blijkt tussen ‘secretaresse’ en ‘directiesecretaresse’:
– De groep ‘Secretaresses’ valt binnen het beroepssegment ‘Administratief personeel’ (denk aan secretarieel medewerkers en notulisten).
– De groep ‘Directiesecretaresses’ valt binnen het beroepssegment ‘Vakspecialisten bedrijfsbeheer en administratie’ (denk aan management assistants, projectassistenten, medisch/juridisch secretaresses en andere gespecialiseerde secretaresses).
Een nieuwe kijk op jouw ontwikkeltraject?
Hoe zit het met jouw voorbereiding op je toekomstige rol? Ben je er klaar voor of zie je verbeterpunten? Of krijg je een black-out bij het lezen van dit stappenplan?
Maak je geen zorgen en schakel vrijblijvend opleidingsadvies in: Marjan Muller kent jouw vak en de ontwikkelingen als geen ander. Of bekijk het opleidingsaanbod (op HBO-niveau).
Opleiding Future Work Skills voor de managementassistent
Ben je ermee bezig of denk je: ‘Het zal mijn tijd wel duren…’ Wacht niet (te lang) en pak zelf de verantwoordelijkheid over jouw toekomst. Met de 5-daagse ‘doe-opleiding’ Future Work Skills voor de management assistent zet jij de eerste stap in de goede richting. Je gaat aan de slag met diverse toekomstcompetenties en ontdekt in welke jouw kracht ligt.
Cursus Tech-Savvy Assistant
Het is wel duidelijk: andere manieren van denken en samenwerken zijn nodig. Ben jij al klaar voor deze digitale revolutie? Of ben je nog niet voldoende wegwijs in de digitale tools die er voor jou en je organisatie toe doen?
In de 2-daagse cursus Tech-Savvy Assistant behandelen we 9 competenties, waarmee je langzaamaan wordt meegenomen in jouw nieuwe digitale wereld.
Flexibele zelfstudie: Toekomstgericht Werken als assistant
Meegaan in digitale ontwikkelingen is vanzelfsprekend van belang. Net zo belangrijk zijn ‘menselijke’ vaardigheden die niet door technologie kunnen worden overgenomen. Wil je hiermee zelfstandig aan de slag in je eigen tijd?
Door deze studie Toekomstgericht werken als assistant ontwikkel en versterk je acht onmisbare digitale én menselijke vaardigheden.
