Hét blog voor de ervaren assistant

Een 5-stappenplan naar secretaresse van de toekomst

5-stappenplan secretaresse toekomstWat heb je nodig om toekomstbestendig te zijn? Deze vraag spookt door het hoofd van veel secretaresses. Precies daarom delen wij dit 5-stappenplan met je. Zo kun jij je goed voorbereiden op jouw toekomst.

Stap 1. HBO-denkniveau

Natuurlijk hebben we geen glazen bol die we om raad kunnen vragen. Wat we wel hebben, zijn cijfers die aantonen dat de ‘gewone’ secretaresse verdwijnt, terwijl de groep directiesecretaresses stabiel blijft.

Begin 2020 waren 49.000 secretaresses werkzaam, waarvan er in 2013 nog 62.000 waren. Dit jaar zijn er 107.000 directiesecretaresses werkzaam, zij waren in 2013 nog met 110.000.
Bron: CBS, 2020.

Dit verklaart de groeiende vraag naar HBO-denkniveau. Heb jij een MBO-diploma en ben jij al jaren werkzaam als secretaresse? Dan is de kans groot dat jij op HBO-niveau werkzaam bent. Alleen de vraag is, zeker op moment dat je solliciteert: hoe bewijs je dat?

Tip: zorg dat je goed kunt beargumenteren waarom de werkzaamheden die jij doet, en het denkniveau dat daarbij hoort, op HBO-niveau is. En nóg sterker is: bewijs het met een cursus of opleiding op HBO-niveau. Dan is het één klap duidelijk.

Stap 2. Rechterhand van de directie

De secretaresse die enkel koffie haalt en documenten print bestaat niet meer. De secretaresse als rechterhand van de directie is in opkomst! En precies dáár is vraag naar, zeker nu door automatisering meer en meer repeterende taken worden overgenomen door software.

Het woord sparringpartner vliegt je niet voor niets om de oren. Meedenken en zelfs vooruitdenken zijn vaardigheden die erg gewaardeerd worden. En dat betekent ook dat je soms je manager of directeur mag verbeteren of wijzen op slimmere en snellere werkwijzen. Daar is hij of zij natuurlijk ook bij gebaat.

Sparringpartner word je niet van vandaag op morgen. Daarvoor heb je verschillende inzichten, vaardigheden, maar ook werkervaring voor nodig.

Tip: wil je dit verbeteren, bedenk dan waar voor jou de winst te behalen valt. Wil jij je sterker inhoudelijk ontwikkelen, zodat je beter begrijpt waar het aan tafel overgaat? Of, wil jij je zichtbaarheid vergroten en jouw rol haarfijn leren afstemmen op die van je manager, zodat je hem of haar altijd een stap voor kunt zijn en hem of haar op de juiste manier aanspreekt? Een opleiding helpt je daarbij.

Stap 3. Digitaal vaardigKunstmatige Intelligentie secretaresse

We stipten het al even aan: de invloed van automatisering op jouw rol. Digitaal vaardig zijn in de toekomst is een absolute must. Sicco de Ree, trainer bij de 3-daagse cursus Tech-Savvy Assistant: ‘Omarm de technologie. Je gaat het niet tegen kunnen houden. Het komt.’

Hij geeft je de tip om het samen te doen. Houd elkaar op de hoogte van alle ontwikkelingen. Simpelweg, omdat we het straks niet meer bij kunnen benen. We zitten nu namelijk in de knee of the curve. Wat betekent dat het niet lang meer duurt, naar verwachting zodra het 5G-netwerk werkt, voordat de ontwikkelingen elkaar exponentieel snel gaan opvolgen. Je hebt elkaar dan echt nodig om alles bij te kunnen houden.

Tip: verzamel (vak)collega’s om je heen die er net als jij bij gebaat zijn de digitale ontwikkelingen te volgen. Zorg dat ieder een eigen focus-gebied/thema heeft die zij gaan volgen en houd elkaar op de hoogte van relevante ontwikkelingen.

Stap 4. Continu verbeteren

Om de veranderingen in de wereld, je werkveld, je organisatie en je rol bij te kunnen benen, is het van belang goed aanpassingsvermogen te hebben. Dus: in staat zijn snel en goed te anticiperen op (onverwachte) veranderingen.

Als secretaresse ben je gewend continu te her-prioriteren, dus ga vooral zo door! Vergeet hierbij niet ook breder te kijken dan enkel naar jouw individuele rol. Steeds vaker gaat er van je verwacht worden dat je in project mee gaat draaien en een inhoudelijke bijdrage levert. Dat betekent dat jouw aanpassingsvermogen in teamverband ook sterk moet zijn. Prioriteren op basis van de wensen van de groep is toch anders dan wanneer je alles zelf in de hand hebt.

Tip: verdiep je eens in het agile gedachtegoed. Maar kijk ook breder dan continu verbeteren in je werk. Continu verbeteren houd ook in dat je je eigen ontwikkeling continu onder de loep neemt. Blijf jezelf dus ontwikkelen.

Stap 5. Freelancen of flexibel werken voor een baas?

De freelance secretaresse is in opkomst, ook wel de Virtual Assistant genoemd. Wellicht moet je daar nog niks van hebben en vind jij werken voor een baas wel zo prettig. Niks mis mee natuurlijk.

Wat wel goed is om te weten, is dat er in de toekomst meer flexibiliteit van je wordt gevraagd. Ook als je ervoor kiest voor een baas te blijven werken. Geen 9 tot 5 mentaliteit of liever nog geen 9 tot 5 kantooruren, maar flexibel inzetbaar vanuit huis en kantoor. Maar ook, voor verschillende managers die zoals je weet, vaak verschillende wensen hebben. Snel en veel schakelen dus, en flexibel zijn ongeacht plek en opdrachtgever.

Tip: verdiep je eens in de Virtual Assistant. Lees eens wat artikelen. Is het wat voor jou? Past het bij je? Zo ja, wat heb je nodig om het kunnen bewerkstelligen, als je dat wilt. Het is slim om je geleidelijk voor te bereiden, zodat jij, zodra je de stap gaat wagen, goed voorbereid bent.

Ben jij al goed voorbereid?

Hoe zit het met jouw voorbereiding op je toekomstige rol. Ben je er klaar voor? Zie je nog verbeterpuntjes? Of krijg je een black-out bij het lezen van dit stappenplan, omdat je niet weet waar te beginnen?

Maak je geen zorgen en schakel onze hulp in voor advies. Uiteraard, geheel vrijblijvend. Marjan is onze opleidingsadviseur en kent jouw vak en de ontwikkelingen als geen ander. Stel jouw vragen eens aan haar of bekijk het complete opleidingsaanbod (op HBO-niveau). Wellicht zorgt dat voor een nieuwe kijk op jouw ontwikkeltraject en toekomstige rol.

Mail opleidingsadviseur Marjan

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

eBook voor assistants tijdens Corona

eBook: Nieuwe werkwijzen voor de assistant in Corona-tijd

Deze ‘Corona-periode’ doet een groot beroep op je wendbaarheid. Jouw werkwijzen zijn van de ene …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *