Hét blog voor de ervaren assistant

Hoe word ik een betere sparringpartner?

Je bent ijzersterk in jouw rol als ondersteuner van het management. Je regelt, organiseert en ontzorgt. Toch wil je van meer toegevoegde waarde zijn voor je directeur of bestuurder. Misschien word je zelfs letterlijk al gevraagd om meer inhoudelijk betrokken te zijn? Een echte kans, want je maakt jezelf nog waardevoller in de organisatie (en je vergroot de kans op baanbehoud of promotie).

Tegelijkertijd kan deze nieuwe rolverwachting – inhoudelijk meepraten met het management – onzekerheid en twijfel met zich meebrengen: ‘Wat moet ik nu precies gaan doen?’. En dat is jammer en bovendien onnodig, als je weet hoe je vanuit jouw rol strategisch kunt positioneren en adviseren.

Veel assistants, die mijn opleiding Senior Assistant op strategisch niveau volgen, worstelen hiermee.

Waar bemoei jij je mee?

Het is best lastig om precies te weten waar je wel en niet over kunt sparren en wanneer jouw advies belangrijk is om te geven. Het hangt af van de bedrijfscultuur en hoe je directeur en collega’s omgaan met managementondersteuners.

Daarover hoor ik tijdens de les veel verschillende verhalen. In de ene organisatie telt de assistent volwaardig mee: haar signalen, meningen en ideeën zijn altijd welkom en de leidinggevende en collega’s nemen die serieus mee in hun afwegingen. Het komt ook voor dat de medewerkers helemaal niet gewend zijn dat een assistent kritisch meedenkt en haar mening geeft. Laatst schetste een deelneemster, Jacqueline, in mijn groep de volgende situatie:

‘Samen met mijn directeur zorg ik ervoor dat de jaarplanning tot stand komt. Toen we met de directeur en alle managers aan het vergaderen waren, kwam er een vraag over de jaarplanning. Ik gaf toen antwoord op de vraag. Eén van de managers keek mij afwijzend en vragend aan en de volgende schokkende opmerking volgde: “Waar bemoei jij je mee?”.’

Dit vond ze natuurlijk een hele vervelende opmerking, ze voelde zich direct teruggezet in haar plek. Dit soort opmerkingen kunnen je boos en onzeker maken en zorgen ervoor dat je de volgende keer wel uitkijkt met een reactie.

Toch kun je het ook anders zien: op strategisch niveau is deze opmerking een heel mooi signaal als je in staat bent om er doorheen te prikken en het niet persoonlijk op te pakken! Het geeft aan dat het dus onduidelijk is voor de managers dat Jacqueline mede verantwoordelijk is geweest voor het tot stand komen van de jaarplanning. Kennelijk is dit niet gecommuniceerd en dat schept meteen verwarring in de vergadergroep, met dit soort vervelende situaties tot gevolg.

Positioneer jouw rol

Wat je hieruit kunt leren, is dat als je advies wilt geven, het belangrijk is om jezelf te strategisch te positioneren. De mensen om je heen moeten begrijpen wat jouw rol in het geheel is en dus waar jouw advies vandaan komt. Nog fijner is het als jouw leidinggevende dat samen met jou communiceert aan de collega’s. Als Jacqueline en haar directeur vooraf duidelijk hadden gemaakt wat de positie van Jacqueline was geweest in het tot stand komen van deze jaarplanning, dan had die manager haar reactie waarschijnlijk meteen serieus genomen. En hier heb je dus zelf invloed op.

Assistant, doe een stap naar voren

Naar mijn idee ligt hier een mooie nieuwe actie voor assistants. In deze tijdgeest waarin er veel werkdruk en hectiek is in organisaties, doe dan juist een stap naar voren en maak jouw positionering duidelijk. Neem jouw plek in vanuit jouw perspectief: het strategisch perspectief van de assistent. Assistants zijn sterk in het observeren, zijn laagdrempelig voor veel collega’s en horen dus veel, zijn praktisch ingesteld en hebben snel door wat er werkt en wat niet. Allemaal kwaliteiten waardoor er veel strategisch inzicht ontstaat op procesniveau. En dat is jouw toegevoegde waarde.

Wees gerust, je hoeft niet alles te weten

Maak het je omgeving duidelijk waar je vanuit jouw rol wel en niet over kunt meedenken en adviseren. Wat kan er wel en waar ligt ook jouw grens? Je hoeft niet alles te snappen en te weten. Pak een afwijzing niet als een persoonlijke aanval op, maar zie het als een signaal dat je daar uitleg moet geven over het vertrekpunt van jouw advies.


Wil je goed voorbereid zijn op je rol als sparringpartner?

Dan is het een noodzaak om jezelf te ontwikkelen en te onderscheiden. Hier ga je in de opleiding Senior Assistant op strategisch niveau volop mee aan de slag. Al velen gingen jou voor en zijn nu staat om zich veel sterker en overtuigender te positioneren in hun rol. Ze voelen zich er zelf veel beter bij: eindelijk met zelfvertrouwen en overtuiging doen wat je wilt doen. En de directeur of de bestuurder? Ook die zijn vaak blij verrast.

Nieuwsgierig geworden? Bekijk deze gratis proefles of download de brochure. Je bent van harte welkom in de opleiding!

Hartelijke groet,
Kristine Ates, KMK Trainingen

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

assistant blij telefoon

Vijf vaardigheden voor een overstap van junior naar medior secretaresse

Je bent al een tijdje aan het werk als junior secretaresse. Praktische vaardigheden, zoals plannen, …

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.