Hét blog voor de ervaren assistant

Outlook, OneNote & Teams: laat ze samen vóór je werken

Outlook, OneNote en Teams; het zijn drie super handige tools die je werk een stuk makkelijker kunnen maken. Toch brengen ze ook de nodige uitdagingen mee. Je kijkt nu niet alleen in je mailbox, maar misschien gebruik je inmiddels ook al de Teams chatfunctie en de kanalen. Zo heb je wéér een extra tool waarin werk binnenkomt, die je in de gaten moet houden en die ook nog eens voor extra afleiding zorgt…

Deze tools moeten je werk echter niet lastiger, maar juist makkelijker maken! Toch is hier binnen bedrijven niet altijd aandacht voor. Nieuwe tools worden vaak kort geïntroduceerd, maar hoe werk je er nou echt handig mee? Hieronder vind je 3 tips.

1. Laat je niet afleiden

Outlook kent 4 type notificaties voor nieuwe e-mails en Teams heeft maar liefst 16 verschillende meldingen! Helemaal niet handig natuurlijk wanneer je gefocust wil werken. Gelukkig kan je de notificaties uitzetten, zodat jij zelf bepaalt wanneer jij naar je nieuwe e-mails of berichten kijkt.

In Outlook kan je je notificaties uitzetten via Bestand -> Opties -> Tabblad E-mail. In deze video laat ik je precies zien hoe het werkt in Outlook:

In Teams kan je je meldingen instellen via je Profielfoto -> Instellingen -> Tabblad Meldingen. In deze video laat ik je precies zien hoe het werkt in Teams:

2. Leer alle belangrijke ins en outs van de tools kennen

Over het algemeen zitten deze tools boordevol handige functies om jou te helpen. Als assistant werk je veel en intensief met Outlook. Jij zal daar – gemiddeld gezien – meer kennis over hebben dan je collega’s. Hier geldt alleen één uitdaging: je weet niet wat je nog niet weet…

  • Wist je bijvoorbeeld dat je met Outlook Regels & Waarschuwingen een notificatie kunt instellen voor alleen de e-mails van jouw manager of belangrijkste contacten?
  • En wist je dat je alvast een notulen met OneNote kunt klaarzetten voor je Teams meeting?
  • En wist je dat je, terwijl je aan het notuleren bent, meteen in je OneNote notulen een Outlook taak kunt maken voor jezelf of voor andere aanwezigen?

Outlook, OneNote en Teams werken heel fijn met elkaar samen, je moet alleen net even weten hoe.

3. Maak een keuze: welke tool gebruik je waarvoor?

Met al deze communicatietools is het belangrijk om op het juiste moment de juist tool in te zetten. Voor sommige communicatie is e-mail handig en voor andere dingen gebruik je liever Teams of OneNote. Maak afspraken met collega’s over jullie communicatie:

  • Wanneer stuur je een e-mail?
  • Wanneer stuur je een persoonlijk chatbericht?
  • Wanneer plaats je een bericht in een Teams kanaal?
  • Hoe communiceren jullie over de vergaderstukken en de notulen?
  • Hoe plannen jullie bijvoorbeeld een online meeting; via de Outlook Agenda of vanuit een Teams kanaal?

Stel je voor, voor een project moet jij de input van alle collega’s van jouw afdeling verzamelen. Dan kan je een mail sturen naar de hele afdeling en hen vragen jou de input terug te mailen. Eventueel kan je stemknoppen in de mail gebruiken als dat past bij de vraag. Of je kan een poll of een gesprek starten in een Teams kanaal waar iedereen zijn stem kan uitbrengen of input kan geven. Dit scheelt voor iedereen weer een e-mail in de Inbox en voor jou een tiental losse e-mails met reacties om te verwerken.  

Door slim gebruik te maken van de tools Teams, OneNote en Outlook til je jouw persoonlijke werkwijze en die van jouw collega’s naar het volgende niveau. De onderlinge communicatie en samenwerking verbetert en je kan de dingen die je nodig hebt in je werk makkelijk en snel terugvinden. Het zijn zulke handige tools, gebruik ze dus ook zo handig mogelijk en laat ze samen vóór je werken! Ik hoop dat deze tips je daarbij helpen.

Geschreven door Vivianne Kroone. Ze staat bekend als de meest praktische hulp op het gebied van mailboxen in Nederland. Vivianne verzorgt:

  • onderstaand webinar op 15 april 2021;
  • workshop 14: ‘Je mailbox slimmer de baas’ op 18 mei 2021.

Webinar: Efficiënt thuiswerken met Outlook, OneNote en Teams

Webinar Efficiënt thuiswerken met Outlook, OneNote en Teams

Ben jij er al achter hoe je optimaal (thuis) werkt met deze tools? Tijdens dit webinar op 15 april 2021 ontdek je de kracht van een goede voorbereiding, met een handige checklist. Je krijgt tips & tricks van Vivianne om Outlook, OneNote en Teams beter in te zetten en slim te combineren.

Ook verzorgt ze workshop 14 tijdens Nationale Secretaresse Dag op 18 mei: ‘Je mailbox slimmer de baas’. Je leert meer over de top 5 do’s & dont’s van efficiënt e-mailbeheer. Ook weet je hierna het overzicht te behouden op meerdere mailboxen.

Bekijk het complete workshopprogramma van Nationale Secretaresse Dag 2021…

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

Die enorme toeslagenaffaire: hoe blijf je overeind als bestuurssecretaresse?

De prominente hectiek rond de toeslagenaffaire laat zien dat er – op heel wat fronten …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *