blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Personal Assistants staan dagelijks voor diverse uitdagingen. Welke uitdagingen zijn dit en hoe ga jij hiermee om?
1. Hoeveelheid werk
Het zal je niet verbazen dat de stapel werk jouw grootste uitdaging is. Veel Personal Assistants werken voor meerdere managers, waardoor zelfs dagelijkse taken als agendabeheer en email management tijdrovend kunnen zijn. Door extra taken stijgt de workload verder en dit wordt soms zelfs onrealistisch en onhoudbaar.
Je houdt je hoofd boven water door het gesprek aan te gaan met je manager(s). Welke projecten komen eraan en in welke volgorde van prioriteit ga je aan de slag? Dit stelt je in staat verder vooruit te plannen en de focus van minder belangrijke zaken af te halen.
2. Balanceren tussen werk en privé
Hoe schakel je – in je hoofd – je werk uit rond 17.00 uur, terwijl het werk nog niet af is (zeker als je thuiswerkt)? Bescherm je vrije tijd! Doe dat door bijvoorbeeld naar de sportschool te gaan. Of denk eens aan yoga, pilates of tai chi. Deze workouts vragen om een complete focus, waardoor je je ‘werkbrein’ wel móet uitschakelen.
Bepaal voor jezelf een doel, zoals: ‘Ik stop minstens 3 keer per week op tijd’. Uiteraard zonder je werk mee naar huis te nemen. Leren om ‘het kantoor te verlaten’ is een vaardigheid die de moeite waard is om eigen te maken. Lees meer tips
3. Time management en agendabeheer
Dit blijkt een blijvende uitdaging te zijn voor Personal Assistants, want het jongleren en coördineren tussen/van agenda’s kan verrassend lang duren. En het is aan jou om niet alleen de tijd van de manager te bewaken, maar ook die van jezelf.
Op het moment dat je wordt afgeleid, heeft je brein 2 minuten nodig om je opnieuw te verdiepen in de taak waar je mee bezig was. Je snapt dus dat multitasking niet erg efficiënt is. Al denken – vooral – vrouwen dat ze dat prima kunnen. Volgens de wetenschap is niets minder waar.
Wat kun je doen? Claim momenten in je agenda waarop je volledig geconcentreerd begint met je eigen werk. Doe de deur van je kantoor dicht, zet de email notificaties uit en neem de telefoon alleen op wanneer het écht noodzaak is. Wees gerust: 30 minuten per dag kan dan al voldoende zijn. Vraag je collega’s om je gedurende deze 30 minuten niet te storen.
4. Loopbaanontwikkeling
Groei en ontwikkeling in je carrière is belangrijk en toch een grote uitdaging. Het kan te maken hebben met het gebrek aan kansen of de onwil van de werkgever om Personal Assistants te promoten in andere rollen in de organisatie.
Wil jij je verder ontwikkelen? Doe dit door trainingen te volgen (zie uitdaging 7), door een buddy te zoeken (een vakgenoot bij bijvoorbeeld een ander bedrijf die je geregeld om feedback vraagt) of je aan te sluiten bij een netwerkgroep, voor nieuwe inzichten.
5. Communicatie en omgaan met anderen
Je hebt excellente communicatievaardigheden nodig en ‘people management skills’ om goed om te gaan met:
- Gebrekkige communicatie met manager(s) of het team
- Veranderingen in de organisatie en bijkomende problemen
Storende invloeden op kantoor- Communicatiemoeilijkheden binnen een internationale organisatie
- Verwachtingsmanagement
- Een jonger team aan collega’s
Het laatste punt is interessant. Jonge mensen hebben mogelijk andere verwachtingen van werk dan de oudere generatie. Zij zien de lijn tussen werk en privé vaak als minder strak. Dit kan leiden tot frictie, als je er niet zorgvuldig mee omgaat. Spreek je verwachtingen dus uit en luister naar die van de ander. Goed nieuws, want deze vaardigheid is heel goed te leren.
6. Onduidelijke of veranderlijke prioriteiten
Deze uitdaging kan worden veroorzaakt door miscommunicatie tussen de Personal Assistant en hun manager(s), onduidelijkheid over gemaakte beslissingen en/of niet communicerende teams. Ook een slechte planning vraagt om het continu bijsturen van prioriteiten, wat stress veroorzaakt bij alle betrokkenen.
Los het op door de lopende projecten (en welke nog in de pijplijn zitten) met je manager door te nemen. Jullie hebben er allebei belang bij het grote geheel te kennen en de prioriteiten te begrijpen. Alleen zo kun je zo efficiënt en effectief mogelijk (samen)werken.
7. Training en ontwikkeling
De juiste training of opleiding helpt jou om het beste uit jezelf te halen binnen jouw functie. Toch zorgen budgetbeperkingen er soms voor dat je niet de beste opleidingskeuze kunt maken.
Bekijk of jouw organisatie een beleid heeft als het gaat om training en opleiding. Onderzoek wat je écht wilt ontwikkelen en waarom dit ook voor jouw manager resultaat gaat opleveren. Met de juiste argumenten overtuig je hem om te kiezen voor de opleiding die het beste bij jou past. Ook als die net iets te hoog uitvalt qua budget.
8. Kantoorpolitiek
Omgaan met negatieve kantoorpolitiek kan best een uitdaging zijn. Als Personal Assistant moet je hier zoveel mogelijk van weg blijven, en dat terwijl je juist vaak te maken hebt de gevolgen ervan. Denk aan ego’s van hoger personeel, constante negatieve feedback of ondermijning over jongere en minder ervaren werknemers.
9. Effectief gebruik van moderne technologie
Nieuwe technologieën maken het werk (meestal) een stuk makkelijker. Tegelijkertijd zorgen de oude computers, niet-compatible apparatuur en gebrek aan effectieve ondersteuning voor hoofdpijn.
Ervaar jij dit ook zo? Wacht dan niet langer op de IT upgrade waar zo hard – en lang – aan wordt gewerkt. Leer te werken met hetgeen wat voorhanden is en houd er rekening mee dat computers kapot kunnen gaan of uit kunnen vallen. Verdiep je eens in de wereld van nieuwe technologie, het versterkt jouw rol!
10. Gebrek aan respect
De laatste uitdaging gaat over gebrek aan respect. Helaas is dat dus nog steeds een probleem… Uit onderzoek blijkt dat een aantal Personal Assistants zich niet gezien voelen vanwege hun functietitel. Er lijkt in sommige organisaties een gebrek aan begrip voor de rol van de PA te zijn en de waarde die zij toevoegt aan het werk van haar manager(s) en de organisatie.
Als je in je eigen krachten gelooft en jezelf profileert met datgene waar jij in uitblinkt, win je vanzelf het respect van je collega’s en externe contacten. Als ze bijvoorbeeld iets van jouw manager willen, zorg dan dat ze eerst bij jou moeten aankloppen. Laat jouw manager dit ook verkondigden aan hen. Hiermee claim je jouw plek: collega’s en externen kunnen simpelweg niet meer om je heen.
Lees ook het blog: 16 Vaardigheden van buitengewoon effectieve Executive Assistants
Ga deze uitdagingen aan: opleiding Executive Assistant/PA
Anita van Oijen-Hanegraaf, top-docent van de 5-daagse opleiding Executive Assistant/PA, heeft al vele Personal Assistants geholpen om hun uitdagingen aan te gaan. Zij laat je zien hoe je meerwaarde creëert door het strategisch inzetten van al je kwaliteiten.
Na het volgen van dit development traject op HBO+/academisch niveau ben je een volwaardige sparringpartner voor jouw manager(s).
Bekijk de opleiding Executive Assistant/PA
