Hét blog voor de ervaren assistant

Multitasken of niet… enkele tips om je werk goed te doen

Multitasken secretaresse

Tijdens een eerdere editie van de Assistant Power Class zette één van onze docenten Bodiëlle Nooitgedagt de aanwezige secretaresses aan het denken over ‘Multitasken en andere mythes. Klopt het wel?’.

Ze gaf aan dat multitasken wel bestaat, maar dat je maar één ding tegelijk kan doen als je goed focust. Oftewel: multitasken is niet de efficiëntste manier om te werken.

Enkele tips en gedachten over multitasken

  • Het razendsnel schakelen tussen verschillende taken wordt ook wel ‘set shifting’ genoemd. En daarin zijn vrouwen beter dan mannen.
  • Op het moment dat je een fantastische multitasker bent, wordt het tijd om langzamerhand meer focus aan te brengen.
  • Focus aanbrengen start met het formuleren van een doel.
  • Een doel heeft een aantal kenmerken (het welbekende SMART-principe):
    1. Specifiek: een korte aanduiding van het onderwerp
    2. Meetbaar: kwantificeer
    3. Acceptabel: klopt het in de context van je werk of privé leven
    4. Realistisch: het geformuleerde doel mag uitdagend zijn, maar moet wel te halen zijn
    5. Tijdgebonden: een doel is eindig, er komt een moment dat het gehaald is! En vier dan feest 🙂

    Voorbeeld: Op 12 december 2016 wil ik mijn computer zodanig georganiseerd hebben, dat de inhoud synchroon loopt met het digitale archiefsysteem.

Een alledaagse ervaring, herken je dit?

Tips voor multitasken: bestaat dit wel?

Eén van onze eerdere dagvoorzitters – Helen Meijer – deelt haar ervaring over multitasken.

‘Hoe doe je dat toch?!’ vraag ik Merel, de assistente waarmee ik sinds enige tijd fijn samenwerk. Continu gaat de telefoon en lopen mensen bij haar binnen. Om maar niet te spreken van de doorlopende stroom van e-mails. En toch trekt zij haar eigen plan, werkt zij foutloos en heeft zij altijd haar werk op tijd af.

Als ik mij wil concentreren, moet ik op een rustige plek de deur dicht doen. Merel is altijd voor iedereen beschikbaar. Ontzettend knap hoe zij haar hoofd koel houdt. Ik ken andere managementondersteuners die het minder makkelijk afgaat. Ik vroeg eens één van hen hoe lang zij ongestoord achter elkaar door aan één taak kon werken. Tien minuten, hooguit! En dat niet eens omdat zij gestoord werd door anderen, maar omdat zij het inmiddels verleerd was om geconcentreerd aan één taak te werken…

De veertig plussers onder ons zullen hiermee meer moeite hebben. De wat jongere personen weten niet beter dan dat ze kunnen mailen, facebooken, bellen en kopiëren tegelijk!

Het is handig – beter gezegd: noodzakelijk – om te leren om gefocussed in je werk te blijven. Wat het oplevert? Meer rust, minder stress. Meer plezier, minder ergernis. Eigenlijk net zoals Merel het doet: gewoon af en toe tegen je manager zeggen ‘Nu even niet!’.

Tips om jouw doelen te bereiken van Margriet Sitskoorn

Ook Margriet Sitskoorn weet dat verleidingen, ingebakken gedragspatronen en drukte ervoor zorgen dat we niet de juiste keuzes maken. Ze is hoogleraar klinische neuropsychologie aan de Universiteit van Tilburg en wellicht de bekendste breindeskundige van Nederland.

Door het trainen van je brein ontwikkel je de vaardigheden welke nodig zijn om succesvoller te zijn. En ook de omgeving om je heen! Bekijk haar video:

Meer tips ontvangen?

Wil je nog meer tips voor jouw dagelijkse werk opdoen? Meld je aan voor onze nieuwsbrief, wij houden je regelmatig op de hoogte van praktische tips & tricks, informatieve testjes, leuke acties en interessante events.

Meld je aan voor onze praktische nieuwsbrief

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

tools efficient assistant

Handige online tools om jouw productiviteit te vergroten

Als ondersteuner wil je alle fijne kneepjes leren om efficiënter en met meer plezier te …

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.