Uniform werken op het secretariaat: 5 tips

Jullie willen het secretariaat naar een hoger niveau tillen en onmisbaar maken in de organisatie. Een geweldig doel! Maar waar begin je?

Trainer Sicco de Ree: ‘Het is erg belangrijk om elkaar op te zoeken en het werk op het secretariaat goed te organiseren. Uniform werken heeft een boel voordelen. Ten eerste tijdswinst; daardoor gaat de werkdruk omlaag. Ook neem je gemakkelijk werk van elkaar over en kunnen managers dezelfde kwaliteit verwachten.‘

Hoe ga je uniform werken?

Sicco heeft daarvoor 5 tips:

1. Leg je processen onder de loep.
   Ga samen met een aantal collega’s eens na hoe jullie op dit moment werken. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een flowchart: een schematische voorstelling van elke opeenvolgende stap in een proces. Noteer daarbij de tijd die jullie besteden aan elke stap. Als jullie een proces hebben gevisualiseerd, kunnen jullie makkelijker bepalen waar verbetering of digitalisering mogelijk is. Elke minuut die je in een proces bespaart, levert je per jaar veel tijd op.
   
   Extra tip: vaak vergeten we de wachttijd/afhankelijkheid van anderen. Soms heb je bijvoorbeeld feedback of akkoord nodig voordat je verder kan. Vergeet niet om dit mee te nemen in je flowchart en bedenk hoe dat beter kan. Hier is veel tijd te winnen!

2. Doe eens een secretariaatswedstrijdje.
   Pak allebei een vergelijkbare taak op en kijk wie het snelst en met de beste kwaliteit het eindproduct oplevert. Analyseer vervolgens hoe het gegaan is en wat je van elkaar kunt leren.

3. Uitwisseling.
   Ruil eens van functie met een andere assistant; laat je inspireren door hoe zij de werkplek heeft ingericht en samenwerkt met degene die ze ondersteunt. Neem mee wat jou kan helpen in je werk.

4. Neem uniform werken mee in teambuildingssessies.
   Met teambuilding leer je elkaar beter kennen. Bespreek je werk op basis van jullie persoonlijkheden, wensen en krachten. Kunnen jullie je werk handiger verdelen?

5. Doe het vooral samen.
   Zie het secretariaat als vakgroep met ondersteuning als specialiteit en draag dit uit binnen de organisatie. Groei samen, maak een missie en visie en een plan voor de toekomst. Beantwoord samen vragen als: Hoe willen we als team gaan werken? Wie zijn wij en wat doen we nu? Wat kunnen we nog meer doen? Wat gaan we niet meer doen?

Wil je jouw secretariaat future proof maken?

Tijdens de 5-daagse opleiding Secretariaat van de Toekomst ga je actief aan de slag met een plan van aanpak. Met dit plan:

• weet je hoe jullie ‘takenpakket van de toekomst’ eruit ziet
• maak je van het secretariaat een geoliede machine, zodat het daardoor onmisbaar wordt in de organisatie
• word je als team wendbaar en weet iedereen direct te schakelen
• zet je de juiste tools en middelen in om te groeien naar het secretariaat 2.0
• benut je beter de expertise en talenten van het team