blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Het schrijven van een goede zakelijke tekst is soms een hele klus.
- Hoe beantwoord je de klacht van een klant?
- Hoe enthousiasmeer je collega’s voor een verandering op kantoor?
- Wat is de juiste formulering van een slecht nieuwsbericht?
De kunst is om formeel te blijven en toch ook persoonlijk. Daarnaast moet de lezer begrijpen wat je bedoelt en niet verdwalen in lappen teksten: er mag geen ruis ontstaan. We geven je een aantal tips.
Maak je zakelijke tekst actief en persoonlijk
Hoe vaak gebruik je de werkwoorden ‘zijn’ of ‘worden’ in zinnen? Vaak? Dan loop je het gevaar dat de zakelijke tekst niet prettig leest en langdradig is, omdat je het in de lijdende vorm schrijft. Vaak weet je dan ook niet wie verantwoordelijk is voor een bepaalde handeling in een zin. Daardoor mis je simpelweg informatie.
Hoe voorkom je dat je zin teveel onnodige woorden bevat? Schrijf actief en vermijd zoveel mogelijk het gebruik van passieve zinnen. Hoe? Herken eerst het verschil tussen actieve en passieve zinnen:
- De managementassistent bereidt de vergadering voor. (actieve zin)
- De vergadering wordt voorbereid door de managementassistent. (passieve zin)
Valt je op dat de tweede zin onpersoonlijker is dan de eerste zin? De actieve zin legt de nadruk op wie de vergadering voorbereidt. Wanneer je de passieve zin leest, gaat het meer om de vergadering zelf en niet wie verantwoordelijk is voor de voorbereiding. Maar vaak laat men ook door-bepaling weg. Wie bereidt dan de vergadering voor? Onduidelijk, vind je niet?
- Het secretariaat wordt gevraagd om het jaarlijkse teamuitje te organiseren. (passieve zin)
- De burgemeester vraagt het secretariaat om het jaarlijkse teamuitje te organiseren. (actieve zin)
De eerste zin laat min of meer in midden wie de opdrachtgever is. Het kan eigenlijk iedereen zijn. De zin wordt (onbedoeld) statisch. Wanneer je benoemt dat de burgemeester het secretariaat gevraagd heeft, dan krijgt de zin opeens een hele andere lading die veel interessanter is.
Kort, korter kortst
Lange zinnen zijn vaak saaie zinnen, dus zoek eens die punt op je toetsenbord. Los van het feit dat je sneller grammaticale fouten maakt, snapt men een ellenlange ‘lintwormzin’ zelden in een keer.
Digitale communicatie heeft baat bij zinnen van zo’n 12 tot 14 woorden. Als je zinnen redigeert, is dat soms een behoorlijke opgave. Duw, trek en bouw gerust een beetje om.
Voorkom ‘chique’ taal
Formele taal is prima, maar soms vervallen we in duur taalgebruik waar dat absoluut niet nodig is. Jammer, en gevaarlijk, want een foutje is zo gemaakt. Gebruik liever verzorgde spreektaal dat grammaticaal en correct is: schrijf het zoals je het zegt.
Lees ook het blog: Begin jij jouw zakelijke tekst met ‘Naar aanleiding van…’?
Cursus Kort en Krachtig Schrijven voor de assistent
Wil je weten hoe je de passieve vorm kan omzeilen? Of weten wanneer het wel gepast is om passieve zinnen te gebruiken in je tekst? Trainer Ellis Buis helpt je heldere zinnen te schrijven waarmee jij de aandacht van de lezer vasthoudt op een prettige manier.
In deze cursus Kort en Krachtig Schrijven leer je hoe je kort, bondig en boeiend schrijft zonder overbodige informatie.
Lees meer over deze cursus
