Hét blog voor de ervaren assistant

Begin jij jouw zakelijke tekst met ‘Naar aanleiding van…’?

“Naar aanleiding van uw brief d.d. (…) deel ik u het volgende mede.”

Herken je deze zin? Gebruik je hem ook? Lekker makkelijk… en vooral veilig. Heel veel assistants worstelen met de beginzin van brieven of e-mails. Heel vaak wordt teruggegrepen op deze zin, maar dat is zo’n enorm cliché dat het vaak geen recht doet aan de inhoud van de tekst. Grammaticaal is er niets mis mee, maar erg flitsend is het dus niet. En persoonlijk al helemaal niet. Of nou ja, eigenlijk ook weer wel maar niet op de goede manier.

Probleemoplossend vermogen secretaresseWat gaat er dan mis? In deze zin zet je jezelf centraal, het gaat over jou: “… deel ik u het volgende mede”. Kun je je niet beter op je lezer richten in plaats van op jezelf? Je wilt immers dat hij er iets aan heeft en vooral doorleest wat jij te vertellen hebt.

Maar hoe doe je dat dan? Het is zo makkelijk om steeds naar deze zin te grijpen, dat is waarschijnlijk ook de reden dat je deze vaak gebruikt. Maar het kan anders!

Een aantal tips voor een goede zakelijke beginzin

Spreek je lezer direct aan
Dus in plaats van bovenstaande zin kun je ook schrijven: “U heeft ons op (…) een brief geschreven over (…). Hartelijk dank daarvoor. Wij geven u graag antwoord op uw vragen.”

Begin met een tijdsbepaling: “Op …. liet u ons weten dat…”
Dus de zin “Naar aanleiding van uw brief d.d. 14 januari 2018 delen wij u mede dat wij uw nieuwe adresgegevens hebben verwerkt in ons systeem.” wordt dan “Op 14 januari liet u ons weten dat u bent verhuisd. Wij hebben uw nieuwe adresgegevens verwerkt in ons systeem”.

Begin met een bedankje: “Hartelijk dank voor uw e-mail van …”
Wat vind je van het verschil tussen “Naar aanleiding van uw e-mail van 15 maart met betrekking tot informatie over onze nieuwe voorwaarden delen wij u het volgende mede.” en “Hartelijk dank voor uw e-mail van 15 maart waarin u informatie vraagt over onze nieuwe voorwaarden. Wij lichten ze graag toe.”?

Verwijs direct naar de brief, e-mail of gebeurtenis waarop je reageert
“Naar aanleiding van uw e-mail van 26 juni waarin u aangeeft dat u zich wilt aanmelden voor onze workshop ‘Beter schrijven’ delen wij u het volgende mede.” verandert dan in “In uw e-mail van 26 juni geeft u aan dat u zich wilt aanmelden voor onze workshop ‘Beter schrijven’. Wij hebben uw inschrijving verwerkt en u bent verzekerd van een plaats.”
Dit kan ook: “Op 8 januari spraken wij elkaar over de corporate governance code binnen uw onderneming. U wilt weten of deze correct wordt toegepast. Ik heb dit voor u uitgezocht en geef u in deze brief antwoord op uw vraag.”

Als je regelmatig dezelfde brieven of e-mails schrijft, worden de nieuwe zinnen voor jezelf misschien wat clichématig. Dat is helemaal niet erg want voor je lezer zijn ze dat niet. Ze zijn vlot, lezergericht én persoonlijk. En misschien nog wel belangrijker… ze kosten je niet eens zoveel moeite!

Dit blog is geschreven door Mary-José ter Heegde, docent van de 2-daagse cursus Kort en krachtig schrijven.

Cursus Kort en krachtig schrijven

Cursus Kort en krachtig schrijven voor de senior managementassistentJe boodschap goed verwoorden op papier is voor velen een pittige klus die vaak (te) veel tijd kost. Geldt dat ook voor jou?

In deze cursus Kort en krachtig schrijven leer je hoe je kort, bondig en boeiend schrijft zonder overbodige informatie. Je overtuigt met een beperkt aantal krachtige argumenten en neemt vooraf bezwaren weg. Door het handige stappenplan hebben je teksten een duidelijke structuur en bespaar je tijd!

Lees meer over de cursus Kort en krachtig schrijven

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Stappenplan: hoe word je digiwise?

Het is een must voor jou als managementassistent om digiwise te zijn. Dat word je …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *