Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Communicatie » Time management en Outlook

Time management en Outlook

Op het eerste gezicht een aparte combinatie en als je bij jezelf nagaat, is het vaak juist Outlook die je dag druk maakt. Je krijgt continue herinneringen, mailtjes, vragen op momenten dat jij er niet om vraagt. Gelukkig zijn er een aantal tips om dit beter te stroomlijnen. Sterker nog; er is een hele theorie voor ontwikkeld, namelijk de Getting Things Done (GTD) methode.

Tips voor Getting Things Done met Outlook

  1. Gebruik Categorieën om aan taken, e-mailberichten en agenda-items toe te kennen. Outlook ondersteunt de mogelijkheid om eigen categorieën te definiëren en deze in je e-mailbestand toe te passen.
  2. Gebruik de Opvolgen markering om e-mailberichten te markeren als taak. Je kunt bij deze markering eenvoudig uit een serie basis opties kiezen: vandaag, morgen, deze week, volgende week etc.
  3. Gebruik Snelle stappen. Snelle stappen kun je vergelijken met macro’s, ze voeren een aantal simpele stappen uit na het indrukken of aanklikken van een knop. Denk hier bijvoorbeeld aan:
    1. E-mailberichten met een factuur die betaald moet worden
    2. Vragen die je normaalgesproken zou delegeren aan een collega
    3. Vragen die je zelf moet afhandelen
    4. Zaken die gelezen moeten worden, maar waar je niet iets mee hoeft te doen

De snelle stap voor voorbeeld a:vrouwen computer

  1. Stuur het bericht en eventuele bijlagen door naar de juiste persoon
  2. Markeer het bericht voor ‘Opvolgen’
  3. Ken een categorie toe zodat je met de persoon die dit bericht moet afhandelen kunt blijven communiceren
  4. Verplaats het e-mailbericht van ‘Postvak’ in naar een map ‘Opvolgen’

En zo zijn er nog veel meer praktische zaken die je dag overzichtelijker maken, je mailbox (bijna) leeg en je hoofd rustiger! Trainingen over dit onderwerp worden vaak incompany gegeven zodat je de (nieuwe) afspraken gelijk met al je directe collega’s/ondersteuners maakt. Een aanrader!

Beter jouw tijd managen met behulp van Outlook?

Er is veel tijd en winst te behalen voor jou en je collega’s met werken in Outlook. Het gaat om slim werken, dat bespaart je tijd in je drukke werkdag! Dus houd orde op zaken in de mailbox, bewaak het overzicht en ben volledig op de hoogte van de mogelijkheden die Outlook kan bieden.

Na de incompany training Outlook ga je 100% efficiënter en effectiever om met je e-mail:

  • Hamsteren of opruimen?
  • Je mailbox is géén brievenbus
  • Gouden e-mailtips: stop met ‘kwartetten’, nu even niet! en de 2-minutenregel
  • Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook
  • Opruimen en organiseren van je mail, zo krijg je grip
  • Effectief mailen door mailboxautomatisering
  • Agenda’s nog sneller beheren
Bekijk de incompany training Outlook

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Robotisering secretaresses

Maak kennis met de AI-secretaresse van Microsoft: Cortana

Het gaat niet lang meer duren voordat Microsoft haar virtuele assistent Cortana gaan introduceren. Ze …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *