Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Organiseren » Weg met die achterstand na je vakantie!

Weg met die achterstand na je vakantie!

Teveel werk secretaresseVakantie… Een tijdje niets hoeven en een leeg hoofd zijn heerlijk! Helaas stapelen de e-mails en papieren in je postvak zich ondertussen wel op. Als er dan zo’n berg werk op je wacht, kan de moed je meteen weer in de schoenen zinken.

De verleiding is groot om dan je kop in het zand te steken. Bijkletsen met collega’s, wat langer koffie halen, nu.nl checken… Er is gelukkig genoeg ‘anders’ te doen! Ondertussen wordt de achterstand alleen maar groter…

Relaxed weer aan de slag

Als je weet dat je de achterstand snel kunt wegwerken, voelt het een stuk minder zwaar. Spreek met jezelf af dat je in twee dagen je inbox en je postvak leeg hebt. Dan ben je daarna weer klaar om aan de slag te gaan en begin je het nieuwe ‘seizoen’ met een ontspannen gevoel.

En wat doe je met de stapel werk? Met je normale manier van werken, red je het niet. De meeste mensen beginnen gewoon bovenaan de stapel en proberen zover mogelijk te komen. Als je een achterstand hebt, is dat niet handig. Alleen al omdat je waarschijnlijk meerdere e-mails hebt over hetzelfde onderwerp. Dan wil je alleen op de laatste e-mail hoeven reageren. Als je het niet slim aanpakt, ben je er dus meer tijd mee kwijt dan nodig is. En dan is het logisch dat je het uitstelt.

Maak het jezelf gemakkelijk: enkele tips

Hoe help je jezelf door de berg werk? Een aantal tips:

  1. Laat je out-of-office reply drie dagen langer doorlopen
    Geef jezelf een paar extra dagen na je vakantie. Dan kun je eerst door de achterstand heen werken voordat je op nieuwe e-mails reageert. Zo voorkom je dat je achter de feiten aan blijft lopen.
  2. Begin met eerst alles weg te gooien wat weg kan
    De reclamefolders waar je niets mee wilt, kunnen meteen de papierbak in. Haal ook alvast alle post uit de enveloppen en je tijdschriften uit de plastic hoezen. En doe dat ook met je inbox. Gooi alle spam weg, net als alle nieuwsbrieven die je niet meer wilt lezen.
  3. Maak stapels van dezelfde soort post
    Dan kun je ze als stapel verwerken, in plaats van één voor één. Leg bijvoorbeeld alle tijdschriften op een stapel, alle rekeningen en alle overige brieven. Als je dezelfde soort stukken achter elkaar verwerkt, gaat het een stuk sneller.
  4. Sorteer je inbox afwisselend op afzender en op onderwerp
    Als je alle e-mails van dezelfde persoon bij elkaar hebt staan, weet je zeker dat de laatste e-mail bovenaan staat. Hetzelfde geldt voor e-mail discussies: sorteer je inbox op onderwerp. Dan kun je steeds op de laatste e-mail reageren. In Outlook sorteer je je inbox op verschillende categorieën met de knop ‘Gerangschikt op: Datum’, linksboven de e-mails in je inbox.
  5. Wissel ‘quick wins’ en grote zaken af
    Als je achter elkaar lange, ingewikkelde e-mails moet verwerken, kan dat heel demotiverend zijn. Wissel het af. Als je twee of drie grote e-mails hebt verwerkt, doe dan even tien korte mailtjes. Dan houd je het voor jezelf behapbaar.
  6. Baken de tijd af dat je ‘stuff’ verwerkt
    Als je een eindtijd voor jezelf afspreekt, heb je iets om naartoe te werken. Zet bijvoorbeeld een kookwekker op twintig minuten en neem dan pauze. Als je de achterstand stukje bij beetje wegwerkt, ben je altijd nog eerder klaar dan wanneer je het drie dagen blijft uitstellen.

Het gehele jaar door zo efficiënt mogelijk werken?

Stress secretaresseLijkt werken meer op brandjes blussen dan op structureel bezig zijn – ook ver na je vakantie? Wordt je to-do list alleen maar groter? Lost harder werken het probleem niet op?

De cursus Digitaal organiseren & new timemanagement voor de secretaresse leert jou je tijd efficiënt te gebruiken. Door slimmer werken haal je meer uit je dag en werk je effectiever. Je krijgt dus écht meer gedaan en je laat jezelf niet meer leiden door allerlei ad hoc zaken.

Lees meer over de cursus: Digitaal organiseren & new timemanagement

Beter de tijd van jouw hele team managen met Outlook?

Met werken in Outlook behaal je niet alleen veel tijd en winst voor jezelf, ook voor je collega’s! Nogmaals, het gaat om slim werken, dat bespaart jullie tijd in de drukke werkdag. Dus houd orde op zaken in de mailbox, bewaak het overzicht en ben volledig op de hoogte van de mogelijkheden die Outlook kan bieden.

Speciaal voor assistant teams bieden wij de incompany training Outlook. Hierna gaan jullie 100% efficiënter en effectiever om met jullie e-mail.

Bekijk de incompany training Outlook

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

12 Tips voor een goede balans tussen werk en privé

We worden er allemaal (wel eens) gek en moe van.. het continu jongleren tussen werk …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *