Time management en Outlook: een paradox?

Deze twee zaken lijken nogal tegenstrijdig: het is vaak juist Outlook dat je dag druk maakt. Je krijgt continue herinneringen, mailtjes, vragen op momenten dat het niet uitkomt.

Gelukkig is er een aantal tips om dit beter te stroomlijnen in Outlook, zodat je niet meer over je taken hoeft te (blijven) nadenken. Sterker nog, er is een hele theorie voor ontwikkeld: de Getting Things Done (GTD) methode.

Tips voor efficiënter werken met Outlook

Het ‘geheim’ van deze methode is dat Outlook jouw taken en projecten onthoudt en ordent in overzichtelijke werkitems. Vaarwel ontploft hoofd, welkom overzicht en rust!

Met dit soort eenvoudige Outlook tips (in de lichtgrijze balk boven de e-mail) maak je ruimte om productiever te zijn en (eindelijk) die creativiteit de vrije loop te laten gaan. Je maakt in één oogopslag duidelijk wat je wanneer moet doen:

1. Definieer eigen Categorieën en ken ze toe aan taken, e-mailberichten en agenda-items. Dit maakt het makkelijker om gerelateerde onderwerpen te herkennen en groeperen: meer overzicht en grip dus.
2. Markeer e-mails als taak met de functie Opvolgen. Je kiest bij deze markering eenvoudig uit een serie basisopties: vandaag, morgen, deze week, volgende week, et cetera. Kies voor een herinnering of juist niet.
3. Tijd besparen? Gebruik Snelle stappen. Als je normaal gesproken meerdere stappen uit moet voeren om een e-mail te verwerken, voeg je dit hiermee samen. Denk bijvoorbeeld aan:
   • E-mailberichten met een factuur die betaald moet worden
   • Vragen die je delegeert aan een collega
   • Vragen die je zelf wilt afhandelen
   • Zaken die gelezen moeten worden, maar waar je niets mee hoeft te doen.
4. Is het lezen van je mail het eerste wat je doet als je werkdag start? Is het niet veel praktischer om te beginnen met een klus die je graag af wilt ronden? Plan dagelijks tijd in je agenda om je mail te checken, bijvoorbeeld twee keer een half uur. 

En zo zijn er nog veel meer praktische handelingen die je dag overzichtelijker maken, je mailbox (bijna) leeg en je hoofd rustiger!

---

Beter jouw tijd managen met digitale hulp van o.a. Outlook?

Er is veel tijd en winst te behalen in je drukke werkdag. Het gaat om slim én digitaal werken! Dus houd orde op zaken in de mailbox, bewaak het overzicht en wees volledig op de hoogte van de mogelijkheden die o.a. Outlook kan bieden.

Tijdens de 3-daagse cursus Digitaal timemanagement voor de assistant ga je hiermee aan de slag. Je gaat op je eigen laptop aan de slag en deelt dit met collega’s.

Incompany training Outlook

Een aanrader: trainingen over dit onderwerp worden vaak incompany gegeven zodat je de (nieuwe) afspraken gelijk met al je directe collega’s/ondersteuners maakt. Na de incompany training Outlook ga je samen 100% efficiënter en effectiever om met je e-mail:

• Hamsteren of opruimen?
• Je mailbox is géén brievenbus
• Gouden e-mailtips: stop met ‘kwartetten’, nu even niet! en de 2-minutenregel
• Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook
• Opruimen en organiseren van je mail, zo krijg je grip
• Effectief mailen door mailboxautomatisering
• Agenda’s nog sneller beheren