Stappenplan: hoe organiseer ik een bedrijfsevenement?

Je dient aan veel dingen te denken bij het organiseren van een bedrijfsevenement. En dat terwijl jij het als assistent er vaak ‘even bij doet’. Het volgende stappenplan helpt jou op weg én zorgt ervoor dat jij niks meer over het hoofd ziet.

Van plan tot actieplan

Stap 1: Breng de doelgroep in kaart

Stap 2: Formuleer de doelstellingen

Stap 3: Stel de globaal gewenste vorm vast

Stap 4: Stel een budget op

Stap 5: Vraag offertes op en beoordeel deze

Stap 6: Selecteer de locatie en het amusement

Voorbereidingsfase

Stap 7: Maak de programmering

Stap 8: Nodig eventuele sprekers uit

Stap 9: Onderhoud contact met leveranciers

Stap 10: Maak het drukwerk en/of de website

Stap 11: Benader de pers en start met social media

Stap 12: Neem presentaties door en giet ze in één vorm

Stap 13: Maak het draaiboek

Stap 14: Stuur een herinneringsmail met routebeschrijving

Opbouw

Stap 15: Installeer de receptie en het secretariaat en zorg voor laptops, telefoons, deelnemerslijsten, pennen, papier, EHBO-kit, et cetera.

Stap 16: Controleer het parkeerterrein, entree en routing, garderobe, nooddeuren, aantal zitplaatsen en opstelling per zaal.

Uitvoering

Stap 17: Post regelmatig op social media

Stap 18: Houd het tijdschema en eventueel in- en uitloop in de gaten

Stap 19: ‘Stuur’ de fotograaf

Stap 20: Overhandig documentatie/give-aways

Stap 21: Vraag de gast een evaluatie in te vullen

Direct na afloop

Stap 22: Verzamel alle eigendommen en huurmaterialen

Stap 23: Verzamel en bewaar evaluatieformulieren

Stap 24: Maak de kas op

Naderhand

Stap 25: Geef een budgetverantwoording

Stap 26: Stuur bedankbrieven naar sprekers, leveranciers en naaste betrokkenen

Stap 27: Evalueer de ontvangen enquêtes

Stap 28: Werk het draaiboek bij voor de volgende keer

Cursus Event Management voor de assistent

Daar komt dus best wel wat bij kijken hè? Vind je dat je nog wat hulp en handvatten nodig hebt? De 2-daagse cursus Event Management voor de assistent leert jou hoe je bedrijfsevenementen succesvol organiseert van voorbereiding tot uitvoering. Je bespaart tijd en energie én je krijgt antwoord op al je vragen.

We besteden aandacht aan evenementen in alle soorten en maten: bedrijfsjubilea, openingen, interne communicatie en personeelsfeesten, relatieversterkende bijeenkomsten, presentaties van producten, congressen, workshops en seminars.

Lees meer over de cursus Event Management