Papierloos vergaderen in 6 stappen

Voor vergaderingen hoeft in de toekomst geen boom meer geveld te worden; waarschijnlijk vergaderen we binnen vijf jaar allemaal papierloos. Enkele voordelen van papierloos vergaderen:

• alle werkzaamheden rondom vergaderingen zijn digitaal uit te voeren;
• besluitvorming gaat sneller en efficiënter;
• het levert het een behoorlijke kostenbesparing op.

Ondanks deze voordelen gaat de invoering van papierloos vergaderen niet vanzelf. Het vraagt om een nieuwe manier van werken, een mind switch. Dat is voor sommige secretaresses even wennen. Voor een soepele overstap naar papierloos vergaderen in jouw organisatie, heeft iBabs een infographic samengesteld met zes simpele stappen naar het einddoel.

Stap 1 – Zorg voor voldoende draagvlak

Mensen zijn gewoontedieren. We houden niet van verandering, zeker niet als het onverwachts komt en we er persoonlijk geen baat bij hebben. ‘Wij doen het altijd zo en het gaat toch goed!?’ Wil je het tij keren, dan is het belangrijk dat je de persoonlijke voordelen van papierloze meetings zichtbaar maakt. Als ze zich realiseren dat zij er zelf beter van worden, willen ze graag de stap zetten.

Stap 2 – Ook bij de ICT-afdeling

Met papierloos vergaderen neem je voorgoed afscheid van je aktetas vol vergaderdocumenten. Stapels papier worden teruggebracht tot de dikte van een tablet. Dan willen je collega’s van de ICT-afdeling natuurlijk wel weten op welk device jullie digitaal gaan vergaderen. Voor welke dataopslag jullie kiezen? Of de internetverbinding voldoende stabiel is? En hoe zorg je dat je ook offline nog kunt functioneren?

Stap 3 – Welke digitale vergadertool kies je?

Er zijn inmiddels meerdere vergadertools op de markt. Laat je daarbij niet verleiden door spiegels en kralen. Natuurlijk is de look & feel belangrijk, maar het is zeker niet het belangrijkste. Het moet vooral een gebruiksvriendelijke totaaloplossing zijn die op drie punten van de vergadering ondersteuning biedt:

• Tijdens de voorbereiding van de vergadering
• Tijdens de vergadering zelf
• Na de vergadering: de follow up

Denk daarbij ook of de tool voldoet aan de nieuwste wet-en regelgeving, zoals GDPR-compliance.

Stap 4 – Selecteer interne ambassadeurs

Acceptatie van de vergadertool is belangrijk en kan worden geholpen door interne ambassadeurs. Stimuleer enthousiastelingen van het eerste uur en zet ze in om weifelende collega’s over de streep te trekken. Vraag ze de vergadertool te testen, hun ervaringen te delen en anderen te stimuleren ook digitaal te vergaderen. Motivatie is immers krachtiger dan een bevel.

Stap 5 – Zorg voor een implementatietraject

Papierloos vergaderen is niet een kwestie van plug-and-play. Zorg voor een duidelijk en gefaseerd implementatietraject:

1. Introduceer papierloos vergaderen eerst in één of twee overlegorganen
2. Zorg dat alle deelnemers zijn getraind of zorg voor een train-the-trainer traject
3. Laat iedereen tegelijkertijd starten met papierloos vergaderen

Stap 6 – Aan de slag!

Soms blijven de beste ideeën in de bureaula liggen. Als je stap één tot en met vier voor elkaar hebt, ga dan ook direct beginnen. Just do it!

Wil jij de aftrap maken met papierloos vergaderen? Download dan deze infographic van iBabs om het stappenplan visueel inzichtelijk te hebben.