Wat betekent de nieuwe Outlook voor jou als management assistant?

Microsoft Outlook, zoals veel management assistants die dagelijks gebruiken, wordt de komende jaren stap voor stap vervangen door de nieuwe Outlook. Dat betekent: de komende jaren gaat iedereen vanzelf over naar de nieuwe Outlook – en dus ook jij. Het gaat er vooral om dat je weet wat er verandert, wat dit betekent voor je werk en hoe je je hier rustig op kunt voorbereiden.

Wat verandert er in de nieuwe Outlook?

De nieuwe Outlook ziet er moderner en overzichtelijker uit. Veel functies zitten net even anders, maar uiteindelijk blijft Outlook gewoon Outlook: je e-mail, je agenda en je taken blijven centraal staan. Dit zijn de belangrijkste verschillen die je als management assistant gaat merken:

• Een frisse, nieuwe vormgeving: De nieuwe Outlook is iets strakker vormgegeven en sluit beter aan bij andere Microsoft 365-apps;
• Agenda en e-mail voelen anders aan: De basis is hetzelfde, maar sommige knoppen en instellingen staan op een andere plek;
• Meer integratie met andere apps: Denk aan koppelingen met Teams, Loop, Planner en OneDrive;
• Sommige functies werken anders dan je gewend bent: Dit merk je vooral als je veel werkt met gedeelde mailboxen en agenda’s.

Je hoeft dit niet allemaal meteen te kennen. Het is vooral handig om te weten dat deze veranderingen eraan komen.

Waarom is de nieuwe Outlook belangrijk voor management assistants?

Als management assistant ben jij vaak degene die:

• Agenda’s beheert;
• E-mails filtert en opvolgt;
• Vergaderingen organiseert;
• Overzicht creëert;
• Zorgt dat drukke agenda’s soepel blijven lopen.

Je werkt daardoor intensiever met Outlook dan de meeste collega’s. Juist daarom is het prettig als je niet pas op het laatste moment hoeft te wennen aan de nieuwe Outlook, maar dit geleidelijk kunt doen.

Wat kun je nu al doen?

Je hoeft niet direct over te stappen, maar je kunt je wel alvast voorbereiden.

1. Oriënteer je op de nieuwe Outlook: in veel omgevingen kun je de nieuwe Outlook al openen via een knop in je huidige Outlook. Het is niet verplicht, maar het is wel handig om alvast eens te kijken;
2. Wen aan de nieuwe indeling: zonder druk en zonder definitieve overstap: hoe ziet het eruit? Waar zit wat? Dan herken je het als de verandering definitief wordt;
3. Laat je informeren of train jezelf: omdat jij Outlook intensief gebruikt, heb je veel profijt van een goede uitleg. Een training of cursus helpt je om straks niet te hoeven zoeken, maar direct soepel door te werken;
4. Stel vragen aan je IT-afdeling: IT is vaak de trekker van het traject, maar jij mag aangeven:
   – Waar je tegenaan loopt
   – Wat onhandig voel
   – Wat je nodig hebt
   – Wat belangrijk is in jouw dagelijkse praktijk.
   

Dat helpt om betere keuzes te maken bij de overstap.

Wat gebeurt er als je niets doet?

Niets ernstigs. Er komt vanzelf een moment waarop jouw organisatie overstapt naar de nieuwe Outlook. Maar als je zelf al iets voorbereid bent, voelt die overgang minder overweldigend. Je voorkomt dat je op een drukke werkdag ineens moet zoeken waar al je vertrouwde knoppen zijn gebleven.

Wen aan de nieuwe standaard

De nieuwe Outlook wordt langzaam maar zeker de standaard. Je hoeft geen technische expert te worden en je hoeft geen implementatieproject te trekken. Een beetje kennis van wat eraan komt, helpt je om ontspannen en zelfverzekerd over te stappen. Wil je jezelf goed voorbereiden? Meld je dan aan voor de cursus De nieuwe Outlook, speciaal voor management assistants die soepel en zelfverzekerd willen blijven werken in de nieuwe omgeving. De cursus is ook volledig op maat te volgen samen met jouw team tijdens een Incompany-traject.