Zo maak je het secretariaat toekomstbestendig

Het secretariaat naar een hoger en toekomstbestendig niveau tillen: deze behoefte komt voort vanuit de organisatie en/of jouw ambitie. Maar hoe bereik je dat hogere niveau?

Een praktisch plan van aanpak maak je vanuit het ‘dienstverleningsmodel’: hierin wordt duidelijk waar jullie nu staan en hoe jullie secretariaat er in de toekomst uit gaat zien. Co-creator en trainer Sicco de Ree legt je uit wat het is en hoe je het toepast.

Wat is het dienstverleningsmodel?

Dit model is een behulpzaam middel om je secretariaat onder de loep te nemen. Met als doel om in de toekomst ook van toegevoegde waarde voor de organisatie te blijven. Als je het secretariaat niet onder de loep neemt, loert namelijk het gevaar om voorbijgestreefd te worden door technologie, reorganisatie en outsourcing.

Sicco heeft het dienstverleningsmodel gebaseerd op verschillende modellen vanuit projectmanagement en de startup aanpak. Dit maakt het middel zeer toepasbaar voor het secretariaat. Het is een makkelijke leidraad die zorgt dat je niks vergeet en breed perspectief houdt met focus op je visie.

Hoe werkt het?

Je kijkt naar de huidige situatie van het secretariaat en bepaalt de gewenste toekomstige situatie. Dat schrijf je uit in een dienstverleningsmodel. Omdat je het model toepast op jouw eigen bedrijf, wordt het een levend model.

In jouw eigen dienstverleningsmodel ga je aan de slag met de missie, visie en belofte van het secretariaat. Denk aan:

• ‘Wie zijn wij als team?’;
• ‘Wat willen we waarmaken?’;
• ‘Wat is onze belofte aan de organisatie?’;
• ‘Waar werken we naartoe?’.

Om te inventariseren wat de behoefte van de organisatie is, neem je ook je eindgebruikers (je ‘klanten’) mee. Samen bepalen jullie dus de missie, visie en belofte van het secretariaat.

Vervolgens werk je dit model uit in een praktisch plan van aanpak. Wat heb je nodig? Hoe ziet dat eruit? Wat zijn de korte en lange termijnplannen?

Dit plan van aanpak presenteer je binnen je organisatie. Vanuit dat akkoord ga je aan de slag en werk je naar de gewenste situatie toe. Proficiat, je hebt je eigen dienstverleningsmodel geïmplementeerd!

Wie kan hiermee aan de slag?

Denk aan een teamleider, coördinator, secretariaatshoofd of een secretariaatsmedewerker. Wat je functie ook is, het is belangrijk dat je intern toestemming hebt om hiermee aan de slag te gaan. En ook dat je team en organisatie je hierin supporten.

---

Maak zelf het takenpakket van de toekomst in 10 stappen

Tijdens de opleiding Secretariaat van de toekomst maak je in 10 stappen het plan van aanpak aan de hand van het dienstverleningsmodel. Oftewel: je maakt het takenpakket van jouw secretariaat toekomstbestendig.

Trainers Sicco de Ree en Sabina Brammer zorgen dat jouw toegevoegde waarde en toekomstvisie helder is zodat het secretariaat nog meer verankert in je organisatie:

• Behaal tijdwinst door uniform te werken
• Geef zelfverzekerd leiding aan veranderprocessen
• Heb het lef om innoverend te denken en te handelen
• Verlaag de werkdruk door breder inzetbaar te zijn
• Zet kwaliteiten en talenten van het team optimaal in

Bekijk de 10 stappen in het programma…