Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Samenwerken management » Hoe ga ik een goede dialoog aan als teamleider secretariaat?

Hoe ga ik een goede dialoog aan als teamleider secretariaat?

In aanloop naar politieke verkiezingen worden altijd debatten georganiseerd. Heb je deze gesprekken wel eens op een andere manier beluisterd? Zoom in op wat er gebeurt:

  • Wie krijgt applaus en wie wordt onderbroken?
  • Hoe pakt iemand spreektijd en aan wie wordt dat niet gegund?
  • Wie is overtuigend?

Diegene die de meerderheid mee krijgt, heeft zelden het beste verhaal met de beste feiten. Wel heeft diegene vaak de beste timing en performance…

Thema’s waarover jij een goede dialoog wilt voeren

Als teamleider ga je op bepaalde momenten ook het debat met jouw team of directie aan. Bijvoorbeeld: wanneer jij een verandering wilt doorvoeren ten gunste van de lange termijn, maar wat op korte termijn een aanpassing vergt waar niet iedereen op zit te wachten. Of organisatievragen waarvoor nog geen blauwdruk is en waarvoor jij een oplossing denkt te hebben. Denk hierbij aan typische onderwerpen, zoals:

  • continue bezetting en verdeling van de vakantiedagen;
  • omgaan met werkdruk en piekmomenten;
  • wel of niet open staan voor bijscholing.

En ook meer strategische onderwerpen, zoals:

  • digitaliseren, hoever gaan we als secretariaat;
  • centraal of decentraal secretariaat;
  • überhaupt het bestaansrecht van de secretaresse;
  • de komst van zelflerende computers;
  • welke stem heeft het secretariaat in het toekomst-proof maken van de organisatie.

Het zijn thema’s waarvoor het gouden ei nog niet gevonden is en waarin iedereen zo z’n eigen belangen te verdedigen heeft. Op dat soort momenten komt het aan op een goede dialoog met jouw team en/of directie; een goed verhaal en – vooral – een goede timing en performance.

Als je ook de directievergaderingen vanuit de overtuigingsbril bekijkt en beluistert, ontdek je wat er écht toe doet.

Hoge status versus lage status

In deze wetenschap hebben hoge status karakters een lage stem, praten zij langzaam, articuleren goed en maken grote en rustige bewegingen. Zij dwingen als het ware praattijd af. Lage status karakters maken korte onrustige bewegingen, praten snel of geëmotioneerd en maken zinnen niet af.

Hoge status wint het van lage status, tenzij de hoge status misbruik maakt van zijn/haar gegunde hoge status en de lage status kleineert. Dan wordt de positie van de underdog door de rest van de groep veilig gesteld en krijgt de hoge status de wind van voren. Het gaat hier dan om de gunningsfactor.

Timing

Dezelfde taal spreken als team

Timing is ook een belangrijke succesfactor. Wanneer zeg je wat en hoeveel? We kennen vanuit de wetenschap drie afweermechanismen als we met iets geconfronteerd worden wat we niet kennen of bedreigend vinden:

  • vechten;
  • vluchten;
  • bevriezen.

In een ontspannen status zijn we prima in staat om tussen de regels door te luisteren. Als er echter ineens een knuppel in het hoenderhok wordt gegooid en je hebt er weinig invloed op, zal je sneller in je afweermechanisme schieten en emotioneel reageren. Als er onrust is in een teamgesprek en er is een ja-en-nee-kamp (vechten) ontstaan, met een ik-weet-het-niet-kamp (bevriezen) en een moet-iemand-nog-koffie-kamp (vluchten), dan weet je dat jouw informatie even moeilijk te verwerken is. Het schudt de boel wakker en als dat de bedoeling is, dan kan je best eens zo’n knuppel erin gooien. Mensen gaan echter pas weer de dialoog aan, als er weer een neutrale en rustige sfeer ontstaat, waarin informatie overzichtelijk en geleidelijk wordt gebracht. Waarin je de tijd krijgt voor vragen en inbreng, bedenktijd en beslistijd.

In een debat zie je vaak, dat de ervaren politici allereerst de verschillende voors en tegens door anderen laten roepen. Als beide partijen in herhaling vallen en men wordt een beetje moe van het pingpongen, dan komt de reddende engel – lees de ervaren politicus – met het slotpleidooi waarin zowel voor als tegens worden genoemd. Hij/zij sluit af met een voorstel om de kern van het probleem op te lossen. Zo heeft hij het laatste woord én de meest neutrale oplossing; dat kan niet anders dan een aannemelijk voorstel zijn… toch?!

Tips om overtuigend over te komen

CommunicerenDus als je overtuigend wilt overkomen en jouw gunningsfactor wilt vergroten:

  • Creëer een hoge statuspositie: gebruik een lage stem en articuleer goed.
  • Of zorg voor een underdog positie waarbij je hulp vraagt van anderen. Gooi een balletje op, laat de groep erover discussiëren en kom daarna met jouw slotpleidooi voor een goed doordachte oplossing.

Bekijk en beluister de vergaderingen ook eens vanuit een ander perspectief en leer van de opper-overtuigers. Het gebeurt waar je bij staat/zit! Overigens zijn kinderen ook meesters in timing… maar dat is een ander verhaal :-).

Veel observeer plezier!

Groet van Sabina Brammer
Teamcoach en opleidingskundige BeMotion & Secretary Management Institute

Opleiding Teamleider Secretariaat: iets voor jou?

Goede dialogen voeren is slechts één van de talloze middelen om als teamleider het beste uit zowel het team als de organisatie te halen. Wil je daarnaast groeien in coachen, overzicht houden, beslissingen nemen en ingrijpen of complimenteren?

Download brochure Teamleider Secretariaat

Met de opleiding Teamleider Secretariaat op HBO-niveau leer je hoe je dit doet en vergroot je jouw kennis en inzichten. Zo word je een gedegen gesprekspartner voor zowel het secretariaat als het management. Haal alles uit je functie wat erin zit en groei in je rol als leidinggevende!

Tip: Download de gratis proefles ‘Groepsdynamica’ voor teamleiders

Bekijk de opleiding Teamleider Secretariaat

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Stress secretaresse

21 tips om je brein in topconditie te houden

Je brein is het meest complexe orgaan in het universum, maar waar is de handleiding? …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *