Hét blog voor de ervaren assistant

Zo maak je het secretariaat toekomstbestendig

Het secretariaat naar een hoger en toekomstbestendig niveau tillen: deze behoefte komt voort vanuit de organisatie en/of jouw ambitie. Maar hoe bereik je dat hogere niveau?

Een praktisch plan van aanpak maak je vanuit het ‘dienstverleningsmodel’: hierin wordt duidelijk waar jullie nu staan en hoe jullie secretariaat er in de toekomst uit gaat zien. Co-creator en trainer Sicco de Ree legt je uit wat het is en hoe je het toepast.

Wat is het dienstverleningsmodel?

Dit model is een behulpzaam middel om je secretariaat onder de loep te nemen. Met als doel om in de toekomst ook van toegevoegde waarde voor de organisatie te blijven. Als je het secretariaat niet onder de loep neemt, loert namelijk het gevaar om voorbijgestreefd te worden door technologie, reorganisatie en outsourcing.

Sicco heb het dienstverleningsmodel gebaseerd op verschillende modellen vanuit projectmanagement en de startup aanpak. Dit maakt het middel zeer toepasbaar voor het secretariaat. Het is een makkelijke leidraad die zorgt dat je niks vergeet en breed perspectief houdt met focus op je visie.

Hoe werkt het?

Je kijkt naar de huidige situatie van het secretariaat en bepaalt de gewenste toekomstige situatie. Dat schrijf je uit in een dienstverleningsmodel. Omdat je het model toepast op jouw eigen bedrijf, wordt het een levend model.

In jouw eigen dienstverleningsmodel ga je aan de slag met de missie, visie en belofte van het secretariaat. Denk aan:

  • ‘Wie zijn wij als team?’;
  • ‘Wat willen we waarmaken?’;
  • ‘Wat is onze belofte aan de organisatie?’;
  • ‘Waar werken we naartoe?’.

Om te inventariseren wat de behoefte van de organisatie is, neem je ook je eindgebruikers (je ‘klanten’) mee. Samen bepalen jullie dus de missie, visie en belofte van het secretariaat.

Vervolgens werk je dit model uit in een praktisch plan van aanpak. Wat heb je nodig? Hoe ziet dat eruit? Wat zijn de korte en lange termijnplannen?

Dit plan van aanpak presenteer je binnen je organisatie. Vanuit dat akkoord ga je aan de slag en werk je naar de gewenste situatie toe. Proficiat, je hebt je eigen dienstverleningsmodel geïmplementeerd!

Wie kan hiermee aan de slag?

Denk aan een teamleider, coördinator, secretariaatshoofd of een secretariaatsmedewerker. Wat je functie ook is, het is belangrijk dat je intern toestemming hebt om hiermee aan de slag te gaan. En ook dat je team en organisatie je hierin supporten.


Maak zelf het takenpakket van de toekomst in 10 stappen

Opleiding Secretariaat van de toekomst

Tijdens de opleiding Secretariaat van de toekomst maak je in 10 stappen het plan van aanpak aan de hand van het dienstverleningsmodel. Oftewel: je maakt het takenpakket van jouw secretariaat toekomstbestendig.

Trainers Sicco de Ree en Sabina Brammer zorgen dat jouw toegevoegde waarde en toekomstvisie helder is zodat het secretariaat nog meer verankert in je organisatie:

  • Behaal tijdwinst door uniform te werken
  • Geef zelfverzekerd leiding aan veranderprocessen
  • Heb het lef om innoverend te denken en te handelen
  • Verlaag de werkdruk door breder inzetbaar te zijn
  • Zet kwaliteiten en talenten van het team optimaal in

Bekijk de 10 stappen in het programma…

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

Die enorme toeslagenaffaire: hoe blijf je overeind als bestuurssecretaresse?

De prominente hectiek rond de toeslagenaffaire laat zien dat er – op heel wat fronten …

èèn Reactie

  1. Als ik dit zo lees geloof ik dat ik er wel uitkom. Als Dat niet zo is kan ik.altijd om hulp vragen. Het is voor mij nog één groot vraagstuk omdat ik het nog niet heb gezien. Maar ik ben heel erg dankbaar dat ik dit altijd kan gaan doen. Groetjes Ineke en groot vertrouwen in jou Berry Henzen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *