blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Veel van onze kostbare tijd gaat op aan tijdverslinders. Om tijdverslinders effectief aan te pakken, is het noodzakelijk inzicht te hebben in taken die uw tijd verslinden. Zijn het veelal taken waar u zelf invloed op heeft of zijn anderen de stoorzenders? Ontdek het met deze test!
- Steeds wisselende prioriteiten
- Anderen die te laat komen op afspraken of die te laat gegevens of informatie aanleveren
- Zelf te laat komen
- Telefonische interrupties
- Persoonlijke interrupties
- Geen dagelijkse planning van uw eigen werk
- Geen wekelijkse / maandelijkse planning van uw eigen werk
- Een ongeorganiseerde teammanager
- Niet goed luisteren
- Gebrek aan kennis
- Gebrek aan informatie
- Te veel tegelijk moeten doen
- Werk dat gedelegeerd kan worden toch zelf doen (beter, sneller)
- Gebrek aan duidelijke doelstellingen
- De belangrijkste dingen niet eerst afmaken
- Onzekerheid
- Binnenvallende collega”s zonder afspraak of doel
- Uitstel / treuzelen
- Niet afmaken van eenmaal begonnen taken
- Gebrek aan zelfdiscipline
- Niet om hulp willen vragen
- Niet opkomen voor je eigen belangen
- Nooit toekomen aan minder urgent werk
- Collega”s die hun werk niet goed doen
- Overdreven neiging naar perfectie
- Dingen doen die overbodig zijn
- Fouten in het werk van anderen verbeteren c.q. werk overdoen
- Onduidelijke communicatie c.q. gebrek aan communicatie
- Onduidelijke verantwoordelijkheden
- Ontoereikende c.q. geen taakomschrijving
- Niet in staat zijn telefoongesprekken af te kappen
- Niet in staat zijn persoonlijke gesprekken af te kappen
- Slecht kunnen inschatten van benodigde tijd voor bepaalde werkzaamheden / projecten
- Besluiteloosheid
- Geen nee kunnen zeggen
- Onvoorbereid aan iets beginnen (eerst doen, dan denken)
- Gebrek aan motivatie
Zelf invloed op taken
Als u vooral kruisjes heeft gezet bij taken die bij uzelf liggen, probeert u dan dit patroon te doorbreken. Als u bijvoorbeeld geneigd bent om altijd alles zelf op te lossen, overweeg dan om hulp in te schakelen van een collega. Wellicht werkt dit effectiever en komt u sneller tot een oplossing. Slurpen anderen uw tijd op?
Zijn uw collega”s vooral uw stoorzenders? Lopen uw collega”s bijvoorbeeld de hele dag bij u binnen, probeer dan een vast inloopuur in te plannen. Op dit tijdstip kunnen uw collega”s binnenlopen. Zorg ook dat uw collega”s van dit inloopuur op de hoogte zijn; communiceer dit.Tip
Stel, u hebt deze week 1 uur extra… Wat zou u dan doen met dit extra uur? Waaraan gaat u dit uur besteden? Pak nu uw agenda en plan dit ‘cadeau-uur’ in. Met een beetje inspanning blijkt vaak dat dit uur ook in uw agenda in te passen is! Probeer zelf nog meer creatieve oplossingen te bedenken. Veel succes!
