blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Effectief uw tijd beheren, betekent dat u taken delegeert aan anderen. Hierdoor spaart u tijd uit voor zaken die op dat moment een grotere prioriteit hebben. Delegeren wil zeggen, dat u taken overdraagt aan iemand die daartoe bevoegd is. Zou u zaken moeten delegeren?
Beantwoord de volgende vragen met ja of nee:
- Werkt u meer uren dan anderen in uw omgeving?
- Besteed u tijd aan het verrichten van taken voor anderen die zij zelf ook zouden kunnen doen?
- Stapelt het werk dat u niet afkrijgt zich op of hebt u problemen om deadlines te halen?
- Besteedt u meer tijd aan details dan aan planning en aan werkbegeleiding?
- Bent u bezig met details omdat u er plezier aan beleeft, hoewel iemand anders het net zo goed zou kunnen doen?
- Hebt u geen vertrouwen in de vaardigheden van anderen, zodat u bang bent ze meer verantwoordelijkheid te laten nemen?
Als u één van deze vragen met JA hebt beantwoord, neem dan het volgende advies ter harte. Waarom delegeren?
- Om meer tijd voor belangrijke werkzaamheden beschikbaar te hebben
- Om uw collega”s te ontwikkelen en te motiveren
- Omdat anderen dingen beter kunnen dan uzelf
Wat houdt u tegen?
- U bent niet in staat of bereid iets los te laten
- U wilt niet: u doet graag alsof u het enorm druk hebt
- Angst: anderen maken fouten en verwijzen naar u
- Plezier in het werk: u houdt ervan uw handen ‘vuil’ te maken
- Het kost tijd: het is vaak gemakkelijker om het ‘even’ zelf te doen
Wat moet u WEL delegeren?
- Routinewerkzaamheden en daarmee samenhangende beslissingen
- Afgeronde werkzaamheden die het gevoel geven iets gepresteerd te hebben
- Werkzaamheden die anderen beter en eventueel goedkoper kunnen doen
Wat mag u NIET delegeren?
- De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden
- Werkzaamheden zonder begeleiding
- Onplezierige werkzaamheden die echt onder uw eigen verantwoordelijkheid vallen
