De secretaresserevolutie is nog lang niet voorbij

Al langere tijd is er een revolutie gaande in secretaresseland. De technologische ontwikkelingen hebben impact op vele soorten werk en ook het secretaressewerk ontkomt hier niet aan. Gelukkig, zou ik zeggen. Want wie wil nog terug naar het werken met een typemachine? Of naar de stoffige megagrote archiefruimte waar je – papiertje voor papiertje – bergen aan het wegwerken was? Ik denk maar weinig secretaresses die zich het werken op deze manier nog kunnen herinneren.

En voor de ‘jongere’ secretaresses onder ons: wil je nog terug naar WordPerfect? Of Lotus 1-2-3? En zegt je dit alles niets… man, dan ben je pas echt jong… 😉 Zou je terug willen naar een tijd zonder smartphone? Kun je een dag zonder google?

Deze secretaresserevolutie heeft heel veel goede kanten. De secretaresse is er niet meer voor de koffie, de typewerkzaamheden of de charmante ‘handtas’ voor de directeur. Haar rol is geëvalueerd en zij is meegegaan met haar tijd. Inhoudelijk is zij gegroeid naar vooruitdenker en meedenker.

Ook opleidingen zijn meegegaan met deze beweging. Geen blind typen meer op de muziek, maar vakken als digitale vaardigheden, financiën, organisatie & management komen voor in de opleiding van nu. Betekent dit dat je achterover kunt leunen en wachten op de volgende verandering?

Een levenlang transformeren

‘Nee, natuurlijk niet’, is het antwoord dat ik doorgaans krijg vanuit lezingen en trainingen die ik verzorg. Een leven lang leren. Het lijkt goed tussen een ieders oren te zitten. Ik wil echter één stap verder gaan. Het gaat over een leven lang transformeren. De rol die je nu vervult, zal er in de nabije toekomst echt anders uitzien.

De impact van Internet of Things en Machine Learning is de volgende die we gaan voelen in onze manier van werken. Werkzaamheden zullen weer komen te vervallen waarvan we nu denken dat alleen wij mensen dit kunnen. Doordat de technologie continue verder ontwikkelt en structureel aan het leren is, moeten wij – mensen – ons regelmatig transformeren om iedere keer een aanvullende waarde op robot en machine te blijven.

De grote vraag is dan natuurlijk: waar transformeer je jezelf naartoe? Wisten we daar het antwoord maar op. Niemand kan in de toekomst kijken, ook ik niet. Dit is wat ik wel weet:

“Het laat omarmen van vernieuwing betekent buiten het speelveld komen te staan.”

Dit geldt voor bedrijven maar ook voor medewerkers. Diploma’s en certificaten zijn mooi, maar absoluut niet meer genoeg. Dat maakt het werken tegenwoordig extra intensief. Op de huidige arbeidsmarkt zoekt men super specialisten in bij voorkeur meerdere disciplines en die in dezelfde snelheid meebewegen als hun omgeving. Bovendien worden zware eisen gesteld aan de zogenaamde soft skills, zoals creativiteit, kritisch denken en empathie.

Hoe zorgen we voor onze continue ontwikkeling?

Hoe scoort de secretaresse in het zorgen voor de continue ontwikkeling van haar (of zijn!) specialisme? Bij veel organisaties zijn opleidingen voor het secretariaat beperkt en zelden doelgroepspecifiek. Kijkend naar de secretaresse: zij die op haar toekomst is voorbereid, strijdt voor investering in haar persoonlijke ontwikkeling en betaalt desnoods de opleiding of training zelf.

En zo ken ik heel wat secretaresses die samen strijden, zonder het van elkaar te weten. Allemaal starten ze hun eigen revolutie. Een enkeling denkt efficiënt en besluit samen te gaan werken en zo als groep de revolutie intern voort te zetten. Prachtige initiatieven. Volgens mij echter niet daadkrachtig en snel genoeg…

De technologie ontwikkelt zich exponentieel, wat zoveel betekent als: ‘gisteren had je er nog niet van gehoord en morgen is het algemeen goed’. Bovendien zie ik vaak trainingen en initiatieven die sterk geassocieerd zijn aan de traditionele secretaresserol. Om écht te transformeren moeten we naar mijn mening een nieuwe wereld scheppen. Hier is mijn beeld van deze nieuwe wereld.

De nieuwe wereld

Secretaresseland is getransformeerd naar een wereld waarin organisaties geen eigen secretariaat meer hebben. Zij huren dit secretariaat in. Afhankelijk van de vraag en de opdrachten. Secretaresses die vanuit één naam opereren om samen het verschil te maken in business support. Hun rol is zeer divers, van marketing tot aan financieel management. Van groepsdynamiek tot gastvrouw. Samen zetten zij de schouders onder de verschillende opdrachten die binnenkomen.

Werk wordt verdeeld op basis van talenten en leervragen. De groep heeft als core business het versterken van management en organisaties. Romantisch gezegd: een grote secretaressefamilie. Zie je het al voor je?

Doordat de gehele familie zich richt op business support, wordt veel geïnvesteerd in de familieleden om op de hoogte te blijven van de nieuwste technologische ontwikkelingen. Je kunt structureel leren om je specialisme te versterken of je verder te transformeren naar een nieuw specialisme (hyperspecialisatie). Alle familieleden delen de passie die jij ook hebt voor je werk.

De naam van de familie zal menig secretaresse minder aanspreken. Deze is outsourcing.

Dat is al net zo onaantrekkelijk als de ‘secretaressepool’ waar veel organisaties mee werken. Of het stigma dat aan de naam secretaresse hangt. Maar ik vraag je: laat de naam even voor wat het is. Denk eens aan de vorm en de manier van werken. Specialisten die voor jou zorgen als werkgever en als coach om je talenten maximaal te laten ontwikkelen met behoud van het werk waar jij zo van houdt: management ondersteunen en versterken.

De adoptie van deze volgende stap

Ik denk dat dit de volgende stap in secretaresseland zal zijn. En de adoptie van dit idee? Vergelijk het met de introductie van het e-book. In het begin zei het gros dat een e-book niets was. De modellen waren in het begin dan ook niet super, waardoor het niet goed werkte. Nu is de techniek verder ontwikkeld en steeds meer mensen lezen van een e-reader. We zien er steeds meer de voordelen van in. En ja, er zullen altijd mensen blijven die boeken blijven lezen.

Ik ben heel benieuwd hoe jij denkt dat jouw secretariaat zich zal ontwikkelen. Een organisatie met een eigen secretariaat of een secretariaat ingehuurd bij een specialist met als core business: business support? Ik ga graag met je in gesprek hierover tijdens de Assistant Power Class.

Geschreven door: Liane Duit. Ze is Social Business Strateeg bij Bossers & Cnossen (voorheen innovator en trendvertaler binnen Adecco) en houdt zich bezig met de toekomst van werk. Sinds 2009 volgt zij de ontwikkelingen in de secretaressemarkt op de voet. In 2012 publiceerde zij ‘de essentie van de nieuwe assistant’. Medio februari volgt haar publicatie ‘de transformatie van business support’ welke zij samen met dr. Alex Klein heeft geschreven.

Lees ook haar blog: De nieuwe stap in secretaresseland: outsourcing

Assistant Power Class 2017

De Assistant Power Class op 31 oktober 2017 in Utrecht staat volledig in het teken van jouw veranderende secretaresserol.

Tijdens deze dag krijg je volop ideeën voor jouw functie en ga je samen met o.a. Liane Duit in gesprek over jouw vak en jouw toekomst:

• Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in jouw vak voor de komende jaren?
• Welke voorbereidingen moet jij treffen om future proof te zijn en te blijven?
• Waar liggen jouw kansen en mogelijkheden?

Ook verdiep je jezelf in een vaardigheid die bij je past door één van de acht powerlezingen. Vorig jaar hebben meer dan 300 assistants deze dag beoordeeld met een 8,5!

Lees meer over de Assistant Power Class