De nieuwe stap in secretaresseland: outsourcing

De wereld waarin wij werken én leven verandert in een rap tempo. Het secretariaat ondergaat verandering en dit zal in de toekomst gewoon doorgaan. De vraag ‘waarom houden we het secretariaat volledig in eigen beheer?’ speelt een steeds belangrijkere rol.

Organisaties kiezen vaker voor de ‘nieuwe assistant’ met een nieuw profiel en nieuwe functietitel zoals regisseur, coördinator, projectmanager, conversation manager. De nieuwe assistant is soms in loondienst en werkt dan als specialist mee in de organisatie. Daarnaast huren organisaties externe expertise in: de VA (Virtual Assistant) van de toekomst.

Secretaresse outsourcing: ‘If it’s not our core, we buy expertise’

Nieuw is: outsourcing. Een reden voor bedrijven om in de toekomst hun secretariaat te outsourcen is het niet hebben van de tijd, de focus en de expertise om deze doelgroep goed werkzaam te houden. Outsourcing is een logische stap die veel voordelen voor de organisatie kent:

• toegang tot expertise die er nu wellicht nog niet is;
• verlaging van de kosten door vermindering van het aantal FTE;
• beschikbaarheid van mensen met de juiste kwaliteiten;
• flexibel capaciteitsbeheer, agility;
• hogere productie mogelijk.

De voordelen voor de assistent:

• continu ontwikkelen en actueel houden van expertise;
• verdere professionalisering doordat business tot core behoort;
• meer flexibiliteit in werkuren;
• meer afwisseling en uitdaging door grote diversiteit aan werk en opdrachtgevers.

Voorbeeld uit de praktijk

SharePoint en digitaal archiveren zijn goede voorbeelden. In beide ontwikkelingen speelt de secretaresse een essentiële rol. Echter, haar kennis is vaak beperkt. Als externe assistants worden ingehuurd, is deze partij verantwoordelijk voor de kennis op dit vlak. Bij outsourcing zitten de secretaresses op verschillende projecten bij verschillende werkgevers. Zij leren continu.

Van Personal Assistant naar Personal Robot

De veranderingen na 2020 gaan ook gewoon door; van personal assistant gaan we naar de personal robot. De technologie neemt een deel van de taken over.

Zorg dat je op de hoogte bent en blijft van alle ontwikkelingen en beslis waar je staat. Sta je aan het roer en zorg je dat je vooraan staat? Of dobber je erachteraan en haalt de technologie en de ontwikkeling je in? De keuze is aan jou!

Dit blog is afgeleid uit de whitepaper ‘De transformatie van het secretariaat’ van Liane Duit. Ze is Social Business Strateeg bij Bossers & Cnossen (voorheen innovator en trendvertaler binnen Adecco) en houdt zich bezig met de toekomst van werk. Sinds 2009 volgt zij de ontwikkelingen in de secretaressemarkt op de voet. Ze gaat graag met je in gesprek tijdens de Assistant Power Class.

Lees ook haar blog: De secretaresserevolutie is nog lang niet voorbij

Assistant Power Class 2017

De Assistant Power Class op 31 oktober 2017 in Utrecht staat volledig in het teken van jouw veranderende secretaresserol.

Tijdens deze dag krijg je volop ideeën voor jouw functie en ga je samen met o.a. Liane Duit in gesprek over jouw vak en jouw toekomst:

• Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in jouw vak voor de komende jaren?
• Welke voorbereidingen moet jij treffen om future proof te zijn en te blijven?
• Waar liggen jouw kansen en mogelijkheden?

Ook verdiep je jezelf in een vaardigheid die bij je past door één van de acht powerlezingen. Vorig jaar hebben meer dan 300 assistants deze dag beoordeeld met een 8,5!

Lees meer over de Assistant Power Class