blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Enkele weken geleden trof ik een secretaresse die praktisch het takenpakket heeft van een projectmanager. Het afdelingshoofd van diezelfde organisatie antwoordde mij; ‘Tja, ik ben erg blij met mijn secretaresse, maar ik heb eigenlijk geen idee wat ze allemaal doet.’
Dit voorbeeld staat niet op zichzelf. Steeds meer zie ik een tweedeling bij de secretaresses ontstaan; enerzijds zie ik secretaresses, die hun takenpakket zien inkrimpen en anderzijds zie ik secretaresses, die juist te maken hebben met takenverzwaring. Van een advocaat weet je vaak nog wel wat hij/zij doet, maar van een secretaresse is dat tegenwoordig lastig te voorspellen op basis van de functietitel.
Waar ben jij van?
Het wordt tijd voor de professionele dialoog over de identiteit van dé professionele secretaresse:
- Wat verstaan we vandaag de dag onder een professionele secretaresse (wat is professioneel)?
- Wat onderscheidt een secretaresse van een professionele secretaresse?
- Hoe werd daar enkele jaren terug over gedacht en hoe denkt men daar tegenwoordig over?
- Welke verschillen vallen op?
- Welke beelden heeft de buitenwereld van dé secretaresse anno 2016?
Boeiende vragen, die gaan over de kernvraag; waar ben ik van? Of, waar zijn wij, het secretariaat, van? De secretaresse moet zichzelf heruitvinden!
Het secretariaat als adviseur
In tijden van reorganisaties spelen bovenstaande vragen een cruciale rol bij het succesvol herinrichten van werkprocessen op het secretariaat. Werken we toe naar een zelfsturend secretariaat, een secretaresse pool of juist een decentraal secretariaat? Dit zijn op zichzelf allemaal prima oplossingen en kunnen heel effectief zijn. Echter wat in de ene organisatie effectief is, is nog geen garantie voor succes voor een andere organisatie.
Er zijn nogal wat factoren die daarin een rol spelen, zoals bijvoorbeeld het soort dienstverlening, de type mensen die er werken, de klantbehoeften, de beschikbare middelen en een niet te onderschatte factor (sub)cultuur! Mijn ervaring is dat iedere herstructurering maatwerk is.
Wil je snel het gewenste resultaat?
Onderzoek samen met jouw collega professionals, met jouw secretariaatsteam, welke identiteit op dit moment bij jullie professie past, als basis voor een voorstel voor de herstructurering van het secretariaat.
Focus je daarbij op die collega’s die willen verbeteren. Want diegenen die dienstverlening als ‘core business’ ervaren, weten als geen ander wat er nodig is om aan te sluiten bij de huidige behoeften van zowel de organisatie als de klanten. Als de organisatie niet precies weet wat het secretariaat doet, hoe kan men dan over een effectieve herstructurering van datzelfde secretariaat beslissen? Hier zie ik een mooie adviesrol voor de professionele secretaresse.
Krachten bundelen en ervaringen delen met collega professionals
Het patroon doorbreken en de dialoog met jouw team en management aangaan kan best spannend zijn. Helemaal als je weerstand of vragende ogen verwacht en zelf ook nog niet scherp hebt welke oplossing de beste is. Wees gerust, je staat daar niet alleen in! Velen hikken hier tegenaan.
Steun zoeken bij collega professionals in andere organisaties helpt jezelf steviger te positioneren. Bijvoorbeeld in een intervisiegroep of een vakgroep. Het uitwisselen van ervaringen en kennis dragen bij aan een beter inzicht in wat er in jouw organisatie nodig is.
Vorig jaar had ik de eer om een secretaresseteam te coachen, die het heft in eigen handen had genomen. De organisatie gaat in 2017 fuseren en op managementniveau waren al stappen gezet. Als secretariaat wilden zij niet achterblijven en hebben op eigen initiatief bijeenkomsten ingepland, hoe zij als ‘toekomstige’ collega professionals van het nieuwe secretariaat zich het beste kunnen voorbereiden op deze fusie.
Geweldige power hebben die dames! Ondanks de vele onzekerheden over de formatie en invloed, hebben zij de handen ineen geslagen. En met resultaat, want als team staan ze sterker en suggesties worden op managementniveau serieus genomen. Een succesvol voorbeeld wat laat zien, dat je vanuit je professie wel degelijk invloed hebt op de toekomstplannen!
Je hoeft geen teamleider te zijn om invloed te hebben op de toekomst van het secretariaat
Heb je niet direct de beschikking over een intervisiegroep of wil je er graag deskundige hulp bij hebben? Dan is de 5-daagse opleiding Teamleider Secretariaat zeker een aanrader. Tijdens deze dagen werk je aan jouw eigen visie (op leiderschap) op het secretariaat en werk je samen met collega professionals aan een oplossing voor jouw vragen.
Het is niet noodzakelijk om veel ervaring te hebben als teamleider, je kan namelijk ook heel veel te weeg brengen als coördinator en zelfs als deelnemer van het secretariaatsteam! Het is juist een grote meerwaarde, dat zowel ervaren als startende coördinatoren/teamleiders inzichten en kennis delen! Als senior teamleider steek je veel op van de verfrissende vragen van minder ervaren collega’s.
Anno 2016, waarin organisaties zich opnieuw buigen over effectiever en duurzamer werken is het gesprek over dé professionele identiteit opnieuw los gebarsten. Wat is volgens jou de professionele identiteit van de secretaresse?
Geschreven door Sabina Brammer | SMI Teamleider secretariaat
