Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Power Class » Ethische dilemma’s en de assistant

Ethische dilemma’s en de assistant

Onlangs stuitte ik op een onderzoek over ethiek uitgevoerd het AMA en Human Resource Institute. Meer dan 1100 managers en HR-professionals uit de hele wereld werden ondervraagd. De ondervraagden vonden “de druk om onrealistische bedrijfsdoelstellingen/deadlines te halen” de grootste factor die mensen waarschijnlijk in een ethisch dilemma zou brengen. Een andere reden voor onethisch handelen was volgens het onderzoek “de behoefte om de opdracht van de baas te volgen”.

Waar ligt jouw loyaliteit?

Ethische overwegingen op het werk kunnen behoorlijk grijs zijn. Wat ethiek betreft is het eerste wat je moet beslissen; waar ligt jouw loyaliteit? Je bent door je bedrijf ingehuurd, maar je werkt voor jouw baas en/of bazen. Daarnaast moet je ook trouw zijn aan je eigen waarden. De vraag is: ‘aan wie bied je het eerste je loyaliteit?’

Wat ethiek op de werkplek betekent, is niet altijd onmiddellijk duidelijk. Naast wat je eigen geweten je vertelt over wat goed en fout is, kun je ook van externe bronnen gebruikmaken om te bepalen hoe je met verschillende werksituaties en ethiek om kunt gaan. Een aantal van die bronnen zijn:

  • De wet – Als het niet wettelijk is, is het waarschijnlijk ook niet ethisch.
  • De industrie – Veel industrieën hebben specifieke ethische codes.
  • Het bedrijf – De meeste bedrijven hebben gedetailleerde protocollen en handboeken waarin zowel acceptabel als onaanvaardbaar gedrag staat aangegeven. Ze zouden ook een instructie moeten bevatten over de stappen die genomen kunnen worden in moeilijke situaties (d.w.z. hoe en waar je ethische schendingen aan kunt geven).

Enkele richtlijnen

De internationale vereniging van administratieve professionals, de IAAP (www.iaap-hq.org), heeft richtlijnen opgesteld waarin de ethische verplichtingen voor administratieve professionals worden beschreven. Enkele voorbeelden:Directiesecretaresse

“… geen vertrouwelijke communicatie of informatie zonder toestemming onthullen, tenzij aanhoudende vertrouwelijkheid schadelijk is voor het bedrijf, de klant, het publiek of een beroep.”

“… nemen alleen verantwoordelijkheden wanneer gekwalificeerd door opleiding en ervaring.”

“… het zwijgen over acties van medewerkers of werkgevers die hun posities misbruiken voor persoonlijk, niet-professioneel voordeel.”

Ethische dilemma’s hoeven niet altijd om grote fraudezaken te gaan die je ontdekt. Het kunnen kleine alledaagse werkzaamheden zijn waar je als assistant mee te maken hebt, en dat zijn vaak ook de situaties die een ethisch dilemma met zich mee brengen. De vraag is dan; wat zou jij doen?

Hierbij enkele voorbeelden.

Voorbeeld 1 – Declaraties

Je baas raakt zijn bonnen kwijt van zijn laatste reis. Op weg naar een vergadering vraagt hij je om een declaratieformulier in te vullen op basis van zijn agenda en zegt: “Ik heb het contant betaald en geen bonnen meer. Maak er maar 400 euro van”. Het is niet een bedrag waar je van schrikt, maar het voelt ook niet helemaal ok. Wat zou je doen?

Voorbeeld 2 – Vakantiedagen

Je baas wil per se de eigen vakantiedagen in het online registratiesysteem zetten, ondanks jouw voorstellen om dit voor hem te doen. Je blijft regelmatig reminders sturen. Na een jaar zie je dat hij nog steeds niet de vakantiedagen heeft ingevuld, die wel in zijn agenda staan en zijn opgenomen. Wat zou je doen?

Voorbeeld 3 – Businessclass

Je bedrijf heeft het beleid dat er alleen businessclass gereisd kan worden voor vluchten van 8 uur en langer. Bij een multi-bestemmingsreis, blijkt dat een van de vliegvelden waar een tussenstop plaatsvindt te saai is en je baas wil de reis omgeboekt hebben. De consequenties zijn dat een korte vlucht van 2 uur alleen nog beschikbaar is in businessclass (die 600 euro duurder is), dat er een extra overnachting bij komt plus de annuleringskosten van de originele geboekte vlucht. Je brengt het kostenplaatje in kaart tegenover de originele prijs en legt het voor aan je baas. Je baas wil toch dat je het omboekt. Wat zou je doen?

Voorbeeld 3 – De minnares

In de verwijderde items kom je toevallig een e-mail tegen van je baas aan een minnares. Ineens vermoed je dat je nu weet waarom hij je bijna om de twee weken vraagt om een paar uur vrij te houden zodat hij privézaken kan regelen. Je kan het niet bewijzen, maar het voelt voor jou ook niet goed. Vaak moet je klantafspraken namelijk verzetten voor privézaken. Wat zou je doen?

Voorbeeld 4 – Onderzoek

Je bedrijf maakt reclame voor een product dat een specifiek component bevat waardoor een bepaalde ernstige ziekte wegblijft. Echter, er is ook een onderzoek waarin staat dat dit niet wetenschappelijk bewezen is. Alleen het management weet dit en jij omdat jij bij de meetings zit. Wat zou je doen?

Voorbeeld 5 – De vriendin

Emma is een andere administratieve assistent die op kantoor werkt. In de afgelopen twee jaar zijn jullie twee geweldige vrienden geworden. Het enige waar je niet van houdt bij Emma is dat ze nonchalant omgaat met de voorraden van het bedrijf, zoals pennen, noteblocs, mappen en printpapier. Het gaat iedere keer terloops: “Ach, ik neem er een of een paar mee, want ze liggen al zo lang in de kast hier”. Je hebt er nog nooit iets van gezegd, hooguit een plagend grapje waar jullie beiden om moesten lachen. De laatste maand neemt ze vrijwel wekelijks spullen mee, en sinds kort ook relatiegeschenken. Wat zou je doen?

Wat te doen bij een ethisch dilemma?

Niet alle situaties zijn duidelijk en helder, en soms duurt het even voordat je door hebt dat er iets niet in de haak is op de werkvloer. Als je twijfelt wat het juiste is om te doen, draai het dan om: wat is niet het juiste om te doen, en deduceer je keuze.

Twijfel je? Dan zijn er een aantal stappen die je kunt nemen bij een ethisch dilemma:Oogjes in het zeil houden

  • Ga niet overhaast te werk; Ontdek zo veel als je kunt over wat er is gebeurd;
  • Spreek erover met een collega (of een HR vertrouwenspersoon); een gedeeld probleem is vaak een half probleem;
  • Identificeer de ethische principes waar je mee te maken hebt (racisme, diefstal, intimidatie, fraude, etc.)… alsook de emoties die erbij betrokken zijn;
  • Kijk wat de richtlijnen zijn van het bedrijf over ethische dilemma’s;
  • Denk na over de gevolgen van je keuze… en wie er het meest van te lijden heeft;
  • Denk erover na wat je kunt doen om te voorkomen dat dit weer gebeurt;
  • Houd een oogje in het zeil op de na-effecten van je besluit en spiegel of je het anders aan had kunnen/moeten pakken.

Bedenk ook dat een goed voorbeeld, goed doet volgen. Het is aan leiders om onberispelijk gedrag te laten zien, zodat het voor iedereen duidelijk is wat de normen en waarden van het bedrijf zijn; namelijk dat integriteit hoog in het vaandel staat binnen de organisatie. Dan wordt het voor ons als assistants, ook veel beheersbaarder om ethische dilemma’s te voorkomen.

Geschreven door: Dania van Damme, docent, opleiding Business Assistant

Aan de slag? Opleiding Business Assistant

Download brochure Business AssistantTijdens deze 5-daagse opleiding Business Assistant (op HBO-niveau) ga je aan de slag met het verstevigen van jouw kennis en skills als senior assistant, waaronder ethiek in de organisatie.

Je draagt bij aan de productiviteit van executives/teams en zorgt dat je inhoudelijk sparringpartner bent in MT meetings, projecten en denktanks. Ook:

  • heb je meer impact door een stevige zelfpositionering;
  • versterk je je zakelijke relaties en maak je effectief gebruik van je netwerk;
  • handel je efficiënt in complexe en spannende situaties;
  • draag je je visie uit;
  • doorzie en beïnvloed je de organisatiedynamiek;
  • straal je (zelf)vertrouwen uit.
Lees meer over de opleiding Business Assistant

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

De assistant als influencer

Wij laten ons als consument graag beïnvloeden door andere mensen. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dan …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *