Ethische dilemma’s en de assistant

Als managers of werknemers in een ethisch dilemma terecht komen, is dat meestal veroorzaakt door de druk van onrealistische bedrijfsdoelstellingen en deadlines. Een andere reden voor onethisch handelen is de behoefte om te voldoen de opdracht van hogerhand.

Waar ligt jouw loyaliteit?

Ethische overwegingen op het werk kunnen behoorlijk grijs zijn. Wat ethiek betreft is het eerste wat je kunt beslissen; waar ligt jouw loyaliteit? Je bent door je organisatie ingehuurd, maar je werkt voor jouw manager(s). Daarnaast moet je ook trouw zijn aan je eigen waarden. De vraag is: aan wie bied je het eerste je loyaliteit?

Wat ethiek op de werkplek betekent, is niet altijd onmiddellijk duidelijk. Naast wat je eigen geweten je vertelt over wat goed en fout is, kun je ook van externe bronnen gebruikmaken om te bepalen hoe je met verschillende werksituaties en ethiek om kunt gaan. Een aantal van die bronnen zijn:

• De wet – Als het niet wettelijk is, is het waarschijnlijk ook niet ethisch.
• De industrie – Veel industrieën hebben specifieke ethische codes.
• Het bedrijf – De meeste organisaties hebben gedetailleerde protocollen en handboeken waarin zowel acceptabel als onaanvaardbaar gedrag staat aangegeven. Ze zouden ook een instructie moeten bevatten over de stappen die genomen kunnen worden in moeilijke situaties (d.w.z. hoe en waar je ethische schendingen aan kunt geven).

Enkele richtlijnen

De internationale vereniging van administratieve professionals, de IAAP, heeft richtlijnen opgesteld waarin de ethische verplichtingen voor administratieve professionals worden beschreven. Enkele voorbeelden:

“… geen vertrouwelijke communicatie of informatie zonder toestemming onthullen, tenzij aanhoudende vertrouwelijkheid schadelijk is voor het bedrijf, de klant, het publiek of een beroep.”

“… nemen alleen verantwoordelijkheden wanneer gekwalificeerd door opleiding en ervaring.”

“… het zwijgen over acties van medewerkers of werkgevers die hun posities misbruiken voor persoonlijk, niet-professioneel voordeel.”

Ethische dilemma’s hoeven niet altijd om grote fraudezaken te gaan die je ontdekt. Het kunnen kleine alledaagse werkzaamheden zijn waar je als assistant mee te maken hebt, en dat zijn vaak ook de situaties die een ethisch dilemma met zich mee brengen. De vraag is dan; wat zou jij doen?

Hierbij enkele voorbeelden.

Voorbeeld 1 – Declaraties

Je manager raakt zijn bonnen kwijt van zijn laatste reis. Op weg naar een vergadering vraagt hij je om een declaratieformulier in te vullen op basis van zijn agenda en zegt: “Ik heb het contant betaald en geen bonnen meer. Maak er maar 400 euro van”. Het is niet een bedrag waar je van schrikt, maar het voelt ook niet helemaal ok. Wat zou je doen?

Voorbeeld 2 – Vakantiedagen

Je manager wil per se haar eigen vakantiedagen in het online registratiesysteem zetten, ondanks jouw voorstellen om dit voor haar te doen. Je blijft regelmatig reminders sturen. Na een jaar zie je dat zij nog steeds niet de vakantiedagen heeft ingevuld, die wel in haar agenda staan en zijn opgenomen. Wat zou je doen?

Voorbeeld 3 – Businessclass

Je bedrijf heeft het beleid dat er alleen businessclass gereisd kan worden voor vluchten van 8 uur en langer. Bij een multi-bestemmingsreis, blijkt dat een van de vliegvelden waar een tussenstop plaatsvindt te saai is en je baas wil de reis omgeboekt hebben. De consequenties zijn dat een korte vlucht van 2 uur alleen nog beschikbaar is in businessclass (die 600 euro duurder is), dat er een extra overnachting bij komt plus de annuleringskosten van de originele geboekte vlucht. Je brengt het kostenplaatje in kaart tegenover de originele prijs en legt het voor aan je baas. Je baas wil toch dat je het omboekt. Wat zou je doen?

Voorbeeld 4 – Onderzoek

Je bedrijf maakt reclame voor een product dat een specifiek component bevat waardoor een bepaalde ernstige ziekte wegblijft. Echter, er is ook een onderzoek waarin staat dat dit niet wetenschappelijk bewezen is. Alleen het management weet dit en jij omdat jij bij de meetings zit. Wat zou je doen?

Voorbeeld 5 – De vriendin

Emma is een andere administratieve assistent die op kantoor werkt. In de afgelopen twee jaar zijn jullie twee geweldige vrienden geworden. Het enige waar je niet van houdt bij Emma is dat ze nonchalant omgaat met de voorraden van het bedrijf, zoals pennen, bloc-notes, mappen en printpapier. Het gaat iedere keer terloops: “Ach, ik neem er een of een paar mee, want ze liggen al zo lang in de kast hier”. Je hebt er nog nooit iets van gezegd, hooguit een plagend grapje waar jullie beiden om moesten lachen. De laatste maand neemt ze vrijwel wekelijks spullen mee, en sinds kort ook relatiegeschenken. Wat zou je doen?

Wat te doen bij een ethisch dilemma?

Niet alle situaties zijn duidelijk en helder, en soms duurt het even voordat je door hebt dat er iets niet in de haak is op de werkvloer. Als je twijfelt wat het juiste is om te doen, draai het dan om. Wat is niet het juiste om te doen, en deduceer je keuze.

Twijfel je? Dan zijn er een aantal stappen die je kunt nemen bij een ethisch dilemma:

• Ga niet overhaast te werk; Ontdek zo veel als je kunt over wat er is gebeurd;
• Spreek erover met een collega (of een HR vertrouwenspersoon); een gedeeld probleem is vaak een half probleem;
• Identificeer de ethische principes waar je mee te maken hebt (racisme, diefstal, intimidatie, fraude, etc.)… alsook de emoties die erbij betrokken zijn;
• Kijk wat de richtlijnen van je organisatie zijn over ethische dilemma’s;
• Denk na over de gevolgen van je keuze… en wie er het meest van te lijden heeft;
• Denk erover na wat je kunt doen om te voorkomen dat dit weer gebeurt;
• Houd een oogje in het zeil op de na-effecten van je besluit en spiegel of je het anders aan had kunnen/moeten pakken.

Bedenk ook dat een goed voorbeeld, goed doet volgen. Het is aan leiders om onberispelijk gedrag te laten zien, zodat het voor iedereen duidelijk is wat de normen en waarden van het bedrijf zijn. Namelijk dat integriteit hoog in het vaandel staat binnen de organisatie. Dan wordt het voor ons als assistants, ook veel beheersbaarder om ethische dilemma’s te voorkomen.

Geschreven door: Dania van Damme, docent Secretary Management Institute

---

En jij? Hoe ga jij om met lastige dilemma’s?

Natuurlijk zijn bovenstaande dilemma’s erg lastige situaties en voel je aan alle kanten spanning hierbij. Toch is het de ervaring van veel collega’s dat je met dit soort dilemma’s bewust en professioneel om kan gaan.

Dat professioneel omgaan is juist wat de opleiding Corporate Governance voor de directiesecretaresse en managementassistent op de voorgrond zet. Op welke manier ga jij met alledaagse, bijzondere en soms ronduit lastige governance dilemma’s om?

Lees meer over de opleiding Corporate Governance voor de assistant