blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Collega’s zijn heel gezellig. Maar soms verstoren ze ook je taken, en daarmee je planning. Doordat ze binnenvallen voor een praatje of een vraag, je bureau gebruiken om spullen op te leggen of in je lade duiken omdat jij schijnbaar de enige bent met een goed werkende nietmachine. Heel vervelend, omdat jij zo niet doet wat je op dat moment graag wilt doen. En dan hebben we het nog niet eens over al die binnenkomende CC e-mails gehad…
Verstoringen zorgen ervoor dat het veel langer duurt voordat je je werk af hebt. En daarnaast zorgen ze er ook voor dat je gemakkelijker fouten maakt doordat je minder geconcentreerd bent. Dus het is slim om ervoor te zorgen dat je zo ongestoord mogelijk kunt werken. Maar ja, hoe doe je dat?
Plan je ongestoorde werktijd in
Plan dagelijks een moment voor jezelf in waarop je ongestoord kunt werken. Voor sommige functies lijkt dat niet mogelijk, maar met een beetje goede wil moet het voor iedereen lukken.
Sluit je email af, vraag een collega om voor een bepaalde tijd de telefoon aan te nemen of zet je voicemail aan, ga alleen zitten of sluit de deur van je kantoor. Komt er toch iemand aanwaaien, vraag dan wat die persoon wil en hoeveel tijd hij nodig heeft voor vraag en antwoord. Plan vervolgens een afspraak in als je de persoon niet direct kunt helpen omdat je de tijd er niet voor hebt.
Mensen worden liever op een later moment goed door je geholpen dan dat je het nu even snel, en misschien wel half, tussendoor doet.
Maak afspraken met ‘lastigvallers’
Word je veel ‘lastiggevallen’ met onbelangrijke vragen en/of CC mails, eventueel vaak door dezelfde personen? Wat houdt je dan tegen om eens een gesprek met deze personen aan te gaan? Dit lijkt misschien eng, het is wel dé manier om uit te leggen waarom je al die losse verstoringen lastig vindt. Vervolgens kun je samen afspraken hierover maken. Vaak heeft degene overigens geen benul van zijn of haar storingsfactor…
Een optie is om met die persoon een vast moment per dag of week af te spreken waarin jullie alle lopende zaken doornemen. Dit kan 1 op 1, maar ook op afstand via bijvoorbeeld Teams. Je hebt op dat moment alle aandacht voor de ander en hiermee je eigen grens gesteld.
Die ellendige CC mails, hoe ga je hiermee om?
In trainingen van docent Astrid Vedder komt vaak de vraag hoe je het beste omgaat met afleidende CC mails. Als het goed is, staat er voor jou geen actie in. Dat moet je echter altijd maar met een korrel zout nemen, want de zender is tenslotte ook maar een mens.
Een veelgenoemde oplossing is het creëren van een CC map: je maakt een map met de naam CC aan in je Outlook en combineert dit met een Regel waar alle mails waar jij in de CC staat automatisch inkomen. Dit is een prima oplossing als je veel (>15) CC mails per dag ontvangt. Als je er maar enkele per dag ontvangt, is er volgens Astrid een betere oplossing.
Geef de CC mails eens een andere kleur in je inbox. De voorkeur heeft grijs, zodat ze iets lichter en dus minder opvallend zijn. Zo zie je ze dus wel, maar weet je meteen dat je in deze mail in de CC staat. Hoe doe je dit? Ga naar tabblad Beeld en vervolgens naar Weergave instellingen en kies Voorwaardelijke opmaak. In dit menu kun je een kleur selecteren en als voorwaarde kies je voor ‘Ik ben één van meerdere personen op de regel CC’.
Maak je werkplek niet te aantrekkelijk
Hoe uitnodigend is jouw werkplek voor anderen om er rond te hangen? Staat er een lege stoel, heb je een snoeppot of een grote voorraad kantoorartikelen? Denk er dan eens over om deze weg te halen.
Wanneer dit ten koste gaat van de verbinding en gezelligheid op kantoor, is het een idee om dit soort uitnodigende onderdelen te verplaatsen. En wellicht laat je ze liever staan. Maar besef dan wel dat je de verstoringen er gratis bij krijgt. Aan jou de keus!
Optimaliseer jouw werkdag met Outlook & timemanagement
Prioriteiten stellen, optimaal plannen in een omgeving van onderbrekingen en ad hoc taken, overzicht bewaren met Outlook… Wil je ‘de boel’ eens goed aanpakken?
Na de cursus Slimmer werken met Outlook en M365 heb jij altijd het overzicht over jouw agenda(’s) en taken en weet jij waar jij je kostbare tijd écht aan moet besteden. Astrid Vedder laat je zien hoe je de regie over je dag neemt en beter omgaat met onderbrekingen van collega’s en e-mail.
Lees meer over de cursus Slimmer werken met Outlook en M365
Wij werken gedeeltelijk thuis via een virtual office en de rest van de tijd via een shared office. Beide hebben voordelen: virtual office geeft vrijheid en rust en op kantoor kun je projecten bijpraten met collega’s en besprekingen houden. Het is ook nog een heel voordelige manier van werken qua kosten.