Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Organiseren » Collega’s zijn leuk… als ze maar niet je werkdag verstoren

Collega’s zijn leuk… als ze maar niet je werkdag verstoren

Storende collega'sCollega’s kunnen heel gezellig zijn. Maar soms kunnen ze ook je werkzaamheden, en daarmee je planning, verstoren. Doordat ze binnen komen vallen voor een praatje of een vraag, je bureau gebruiken om spullen op te leggen of in je lade duiken omdat jij schijnbaar de enige bent met een goed werkende nietmachine. Heel vervelend, omdat jij zo niet doet wat je op dat moment graag wilt doen. Maar ja, doe je wat aan die ongevraagde verstoringen…

Verstoringen zorgen ervoor dat het veel langer duurt voordat je je werk af hebt. En daarnaast zorgen ze er ook voor dat je gemakkelijker fouten maakt doordat je minder geconcentreerd bent. Dus het is slim om ervoor te zorgen dat je zo ongestoord mogelijk kunt werken. Ook als je secretaresse bent!

Plan je eigen werktijd in

Plan dagelijks een moment voor jezelf in waarop je ongestoord kunt werken. Voor sommige functies lijkt dat niet mogelijk, maar met een beetje goede wil moet het voor iedereen lukken.

Sluit je email af, vraag een collega om voor een bepaalde tijd de telefoon aan te nemen of zet je voicemail aan, ga alleen zitten of sluit de deur van je kantoor. Komt er toch iemand aanwaaien, vraag dan wat die persoon wil en hoeveel tijd hij nodig heeft voor vraag en antwoord. Plan vervolgens een afspraak in als je de persoon niet direct kunt helpen omdat je de tijd er niet voor hebt.

Mensen worden liever op een later moment goed door je geholpen dan dat je het nu even snel, en misschien wel half, tussendoor doet.

Maak afspraken

Word je veel ‘lastiggevallen’ met onbelangrijke vragen, eventueel vaak door dezelfde personen? Wat houdt je dan tegen om eens een gesprek met deze personen aan te gaan? Dit lijkt misschien eng, het is wel de manier om uit te leggen waarom je al die losse verstoringen lastig vindt om vervolgens samen afspraken hierover te maken.

Een optie is om met die persoon een vast moment per dag af te spreken waarin jullie alle lopende zaken doornemen. Je hebt op dat moment alle aandacht voor de ander en hiermee je eigen grens gesteld.

Inrichting van je werkplek

Hoe uitnodigend is jouw werkplek voor anderen om er rond te hangen? Staat er een uitnodigende lege stoel, heb je een snoeppot of een grote voorraad kantoorartikelen? Denk er dan eens over om deze weg te halen.

Geschreven door Bertine Zoon, Zoo’n training

Lees ook het blog: Van harder naar slimmer werken: tips voor secretaresses

Iets voor jou? Cursus: Van harder naar slimmer werken

Van harder naar slimmer werkenMet de 3-daagse cursus Van harder naar slimmer werken. Met deze training leer je je tijd effectiever en efficiënter te gebruiken, waardoor je écht meer gedaan krijgt. Na de training – beoordeeld met een 8,5 – heb je meer grip op je werkdag en laat je jezelf niet meer leiden door allerlei collega’s en ad hoc zaken.

Lees meer over de cursus Van harder naar slimmer werken

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Business Assistant

5 tips om je organisatiesensitiviteit te vergroten

Met een goed ontwikkelde organisatiesensitiviteit kun je meer voor elkaar krijgen in je organisatie. Je …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *