blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Genoeg ondersteuners zijn het hierover eens: veel vergaderingen zijn inefficiënt. Maar waarom?
Vaak krijgt de voorzitter of een praatgrage collega de schuld. Oftewel: oorzaken die buiten de macht van de deelnemers liggen en waar je dus niets aan kunt doen. De werkelijke oorzaak ligt echter ver voor de vergadering: de voorbereiding.
Vergadering voorbereiden
De voorbereiding kan een vergadering maken of breken. Het is voor een voorzitter lastig om een groep van meer dan vijf personen te sturen. Als de koers dan verkeerd wordt uitgestippeld, kan het dus zomaar zijn dat na afloop een heel andere bestemming is bereikt: geen besluiten, wèl wollige praatjes.
Maak een duidelijke agenda
Hoe stippel je die koers uit? Agendapunten zijn vaak niet concreet genoeg, zoals ‘visie’. Dit is veel te onduidelijk en is dus open voor interpretatie. En hoe kan je een vergadering voorbereiden of sturen als het niet eens duidelijk is wat er besproken moet worden?
Een duidelijk agendapunt geeft aan wat het doel is, welk onderwerp besproken moet worden en wat er van iedereen verwacht wordt. Communiceer dit duidelijk in de agenda.
Wat doe je met deelnemers die zich nooit inlezen?
Helaas gebeurt dit vaak, wat je duidelijk merkt tijdens een vergadering: deelnemers draaien om onderwerpen heen en bladeren doelloos in documenten. Maar – afgezien van de lakse personen – kan je het ze kwalijk nemen? Velen hebben de ene na de andere vergadering en er is geen tijd om zich tussendoor goed voor te bereiden…
In dat ‘niet-lakse’ geval kan je deze mensen tegemoet komen. Maak een samenvatting van de notulen en stukken. Zo bereiden ze zich binnen vijf minuten toch voor.
Pak jouw kans en neem deze rol op je
Binnen veel organisaties is er maar weinig kennis over hoe je een goede vergadering leidt. Als ondersteuner heb je dé kans om een adviesrol aan te nemen over de hoeveelheid, soort en doel van agendapunten. Twee voorbeelden:
- een agendapunt voor het bereiken van consensus is soms niet de beste om te bespreken in een vergadering.
- ook worden vaak periodieke vergaderingen gehouden met alleen maar updates…
Hier zijn geschiktere middelen voor, echt.
Onthoud: jij hebt de macht om vergaderingen minder kostbaar en energieverspillend te maken. Zorg dat het beoogde resultaat altijd bekend is en de weg ernaar toe zo kort en efficiënt mogelijk.
Aan de slag?
Tijdens de 2-daagse cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau werk je intensief aan een goede voorbereiding met een duidelijke structuur en doelen. Al jouw twijfels worden weggenomen en je voelt je zekerder in vergaderingen.
Je krijgt diverse praktische tips en je verslag sluit voortaan aan bij het niveau van de directie.
Lees meer over de cursus Notuleren & Verslaglegging
