Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Notuleren » Vergaderen? Voorkom wollige praatjes en besluiteloosheid!

Vergaderen? Voorkom wollige praatjes en besluiteloosheid!

Veel secretaresses zijn het eens over één ding: veel vergaderingen zijn inefficiënt. Maar waarom? Vaak krijgt de organisator of een praatgrage collega de schuld. Oftewel: oorzaken die buiten de macht van de deelnemers liggen en waar je dus niets aan kunt doen. De werkelijke oorzaak ligt ver voor de vergadering: de voorbereiding.

Vergadering voorbereiden

Ergenis bij je managerDit kan een vergadering maken of breken. Het is voor een voorzitter lastig om een groep van meer dan 5 personen te sturen. Als de koers dan verkeerd wordt uitgestippeld, kan het dus zomaar zijn dat na afloop een heel andere bestemming is bereikt: geen besluiten, wèl wollige praatjes.

Hoe stippel je die koers uit? Agendapunten zijn vaak niet concreet genoeg, zoals “visie”. Dit is veel te onduidelijk en is dus open voor interpretatie. En hoe kan je een vergadering voorbereiden of sturen als het niet eens duidelijk is wat er besproken moet worden? Een duidelijk agendapunt geeft aan wat het doel is en wat er van iedereen verwacht wordt.

Maak een duidelijke agenda

Als “vergadering voorbereider” kan je een vergadering maken of breken. In het boek “Je vergadering als goudmijn” van Bart Kessels wordt de GOUD-methode gebruikt: Goal, Onderwerp, Uitvoer en Deelnemers zijn dé ingrediënten voor een goede vergadering. Goal en Onderwerp zijn de fundering voor de andere twee: bepaald voor elk agendapunt wat het doel is en het onderwerp dat besproken moet worden. Communiceer dit duidelijk in de agenda!

Wat doe je met personen die zich nooit inlezen?

Helaas lezen deelnemers zich vaak niet in, wat je duidelijk merkt tijdens een vergadering: ze draaien om onderwerpen heen en bladeren doelloos in documenten. Maar kan je het ze kwalijk nemen? Velen hebben de ene na de andere vergadering en er is geen tijd om zich tussendoor goed voor te bereiden. In dat geval moet je deze mensen proberen tegemoet te komen. Maak een samenvatting van de notulen en van de door te lezen stukken. Zo bereiden ze zich binnen 5 minuten toch voor!

Pak jouw kans en neem deze rol op je!

Binnen veel organisaties is er maar weinig kennis over hoe je een goede vergadering leidt. Als secretaresse heb je dé kans om naast je huidige rol een adviesrol aan te nemen over de hoeveelheid, soort en doel van agendapunten! Twee voorbeelden:

  • een agendapunt voor het bereiken van consensus is soms niet de beste om te bespreken in een vergadering.
  • ook worden vaak periodieke vergaderingen gehouden met alleen maar updates…

Hier zijn geschiktere middelen voor, echt!

Onthoud: jij hebt de macht om vergaderingen minder kostbaar en energieverspillend te maken. Zorg dat het beoogde resultaat altijd bekend is en de weg ernaar toe zo kort en efficiënt mogelijk.


Aan de slag?

Tijdens de 2-daagse cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau werk je intensief aan een goede voorbereiding met een duidelijke structuur en doelen. Al jouw twijfels worden weggenomen en je voelt je zekerder in vergaderingen. Je krijgt diverse praktische tips en je verslag sluit voortaan aan bij het niveau van de directie!

Lees meer over de cursus Notuleren & Verslaglegging

Dit artikel is gebaseerd op een artikel van Optimeet: razendsnel vergaderingen organiseren.

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

De assistant als influencer

Wij laten ons als consument graag beïnvloeden door andere mensen. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dan …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *