Hoe een bedrijfsevenement organiseren een feest wordt: 10 tips

Van een evenement organiseren heeft iedereen verstand: van een verjaardagsfeest tot een vergadering. Maar is een bedrijfsevenement organiseren wel zo eenvoudig? Deze 10 tips helpen jou de valkuilen te omzeilen en een écht feest te maken van de organisatie.

De benodigde tijd… keer 2

Schat in hoeveel tijd het bedrijfsevenement organiseren gaat kosten en doe dat gerust maal twee. Elke organisator is optimistisch, maar stiekem zit er veel meer tijd in dan je denkt. Bekijk of je deze tijd hebt, naast je andere reguliere bezigheden. Vraag anderen begrip en ruimte om de organisatie goed te kunnen doen.

Bepaal de doelstellingen van je bedrijfsevenement

Bepaal samen met je interne opdrachtgever de kaders en doelstellingen van jullie bedrijfsevenement. Denk aan:

• Wat mag het kosten?
• Wie beslist uiteindelijk?
• Wat willen jullie bereiken en bij wie?
• Wat zijn de gevoelens en verwachtingen van de potentiële gasten?
• En hoe wil je dat ze zich voelen na het evenement?
• Wat zijn de persoonlijke verwachtingen van jouw interne opdrachtgever?

Zoek de samenhang op

Ga na of het evenement bij het imago van jullie bedrijf past. En kun je het inbedden in een communicatielijn? Of ophangen aan een slogan of jaarthema? Zo maak je van een eenmalig bedrijfsevenement een logische, samenhangende gebeurtenis.

Laat de creativiteit de vrije loop

Organiseer een brainstorm op een leuke, inspirerende plek met een aantal mensen die tot de doelgroep behoren of die de doelgroep goed kennen. Probeer buiten de box te denken, los van beperkende gedachten zoals budget, missers uit het verleden of zaken ‘die altijd al zo gaan’. Gevoed met al die ideeën, kun jij verder aan de slag met het bedrijfsevenement organiseren.

Maak het nu concreter

Gebruik internet om je grove ideeën om te zetten in een eerste plan. En doe wat telefoontjes, waarin je je ideeën laat groeien met behulp van de ervaring van leveranciers. Plaats vrijblijvende opties. Misschien toets je je plan even tussentijds bij je interne opdrachtgever?

Pitch je plan

Werk je plan dan uit en maak een presentatie op hoofdlijnen, waarbij een terugkoppeling van de doelstellingen en de kaders de basis vormen. Leg je plan stap voor stap uit, bouw je verhaal op met beelden. Omzeil het begrip ‘leuk’: wat jij leuk vindt, kan een ander niets vinden. Probeer met goede argumenten te komen die je interne opdrachtgever herkent.

Nu wordt het definitief

Als je een ‘go’ hebt voor je bedrijfsevenement, leg je alle zaken vast, zowel intern als naar je leveranciers. Werk je plannen met de leveranciers verder uit, co-creatie is tegenwoordig heel gewoon. Zo groeit je plan nog verder uit tot het geweldige bedrijfsevenement waar iedereen waarderend over gaat praten.

Geef updates

Neem je interne opdrachtgever goed mee in de vorderingen.
Stem regelmatig af en houd je budget goed in de gaten.

Laat alle puzzelstukjes op hun plaats vallen

Maak een gedetailleerd draaiboek waarin je in gedachte het bedrijfsevenement de revue laat passeren. Kijk naar knelpunten qua bezetting en tijd. Waar heb je hulp nodig? Wie kan dat bieden? Deel het draaiboek met alle betrokkenen.

Het is zover: draag een broek of jasje met zakken

• Trek op de dag van de uitvoering makkelijk zittende kleding en schoenen aan. Zorg ervoor dat je zakken in je kleding hebt, waarin je je telefoon en een minikopie van je draaiboek kunt meenemen.
• Zorg dat je ruim van tevoren aanwezig bent.
• Maak vrienden met de locatiemanager, het horecapersoneel en de technici: zij maken samen met jou het succes.
• En straal van zelfvertrouwen, van hooggespannen verwachtingen en van hartelijkheid!

Dit blog is geschreven door Nicoline van Straten. Nicoline ontwikkelt evenementen voor kleine, middelgrote en grote bedrijven. Zij is directeur van LiveHouse, een innovatief organisatiebureau.

Lees ook het blog: Stappenplan: hoe organiseer ik een bedrijfsevenement?

Cursus Event Management voor de assistent

Ben je ook overtuigd dat een bedrijfsevenement organiseren een feest kan zijn voor je? Tijdens de 2-daagse cursus Event Management voor de assistent leert docent Celine Jansen je de fijne kneepjes van het vak, van voorbereiding tot uitvoering.

We besteden aandacht aan evenementen in alle soorten en maten: bedrijfsjubilea, openingen, interne communicatie en personeelsfeesten, relatieversterkende bijeenkomsten, presentaties van producten, congressen en workshops. Je bespaart tijd en energie én je krijgt antwoord op al je vragen.

Lees meer over de cursus Event Management