Wangedrag bij je manager? Dit kan jij als assistant doen…

Executive assistants zijn vaak de vertrouweling van het topmanagement. Ze hebben toegang tot cruciale informatie en hen wordt regelmatig advies gevraagd over zeer belangrijke kwesties: een echte spin in het bestuursweb dus.

Maar: nogal schokkend onderzoek* geeft aan dat ruim twee derde van de assistants van grote organisaties wordt geconfronteerd met wangedrag vanuit de top. Denk aan:

• misbruik van bedrijfsmiddelen (zoals onterechte declaraties en investeringen),
• belangenverstrengeling,
• ongepast gedrag
• inbreuk op privacy.

Hoe ga je als assistant om met dit soort lastige integriteitsdilemma’s?

Integriteit begint bij het topmanagement… toch?

In een goede organisatiecultuur heerst een vertrouwde sfeer waarin assistants en managers écht samenwerken. Ze wijzen elkaar op corporate governance en integriteit. Dit beïnvloedt alle werknemers en dus de gehele organisatie positief. We zijn er echter nog lang niet…

Minder dan één derde van de executive assistants kaart wangedrag direct aan met de betrokken manager. Op zich logisch, want mensen zijn sociale wezens; we willen leuk gevonden worden. De voornaamste redenen waarom zij zich niet comfortabel genoeg voelen om op te staan tegen ongepast gedrag, zijn:

• ze voelen zich onveilig;
• het is ’teveel gedoe’;
• carrière risico;
• angst voor wraak.

Dit soort gedrag komt voort uit de organisatiecultuur en dat verschilt per organisatie. Wist je dat het topmanagement in slechts 30% van de organisaties doet wat het belooft? Vaak vloeit wangedrag voort uit prestatiedruk, onbegrip over de werkstandaarden, en de overtuiging dat het beleid gemakkelijk genegeerd kan worden. Wanneer de leiders van de organisatie zulke slechte voorbeelden geven, wat kan men dan verwachten van de integriteit van alle werknemers?

Wat kan jij als assistant – samen met jouw manager – doen?

Met deze aanbevelingen verbeter je – samen met het management – de corporate governance binnen jouw organisatie en maak je morele dilemma’s beter bespreekbaar op alle niveaus:

• Geef prioriteit aan het tegengaan van wangedrag en het omgaan met integriteitsdilemma’s.
• Managers, vertrouw je executive assistant(s) meer. Als gatekeeper, vertrouweling en bezitter van zeer belangrijke informatie, fungeert de assistant als spiegel en een veilige haven voor professionele feedback. Ze helpt je op weg naar beter leiderschap.
• Schrap flink wat beleidsregels. Zorg dat de overgebleven regels gebaseerd worden op simpele principes en dat ze strikt worden nageleefd.
• Schrap de targets in hun huidige vorm: blijkbaar lokken ze wangedrag, bedrog, leugens en opportunisme uit.
• Heroverweeg de rol van de compliance officer: blijkbaar staan ze te ver weg van de werknemers en is het teveel gedoe en te formeel om hen aan te spreken.
• Neem als assistant zelf het initiatief om meer wederzijds vertrouwen op de bouwen. Positioneer jezelf als een betrouwbaar en goed geïnformeerde professional.

Tip: beluister deel 1 en deel 2 van het interview met Kees Cools (hoogleraar Corporate Governance) en Brigit de Lange (initiatiefneemster en personal assistant) door BNR Nieuwsradio op 20 maart 2018.

Download het complete onderzoeksrapport van Dilemma-Assist

 

* Dit blog is gebaseerd op het onderzoek ‘The secret power in the office’ onder 1.400 executive assistants in 25 landen over hun rol in integriteit en bedrijfsethiek. Dit unieke onderzoek is in 2018 uitgevoerd door Dilemma-Assist (Brigit de Lange en Ingrid de Jong-Kraal).

Aan de slag met jouw spagaatrol? Opleiding Corporate Governance

Werken voor verschillende besturen met verschillende belangen vraagt gedegen inzicht in Corporate Governance. Het is belangrijk dat jij de onderlinge verhoudingen kent, weet hoe je omgaat met ethiek, wet- en regelgeving en naar wie je op welk moment het beste kan luisteren.

Na de 5-daagse opleiding Corporate Governance voor de assistant weet je hoe je dit aanpakt. Het is ook een stevig traject om jou te helpen in jouw professionaliteit als adviseur van bestuurder, bestuurssecretaris of Raad van Toezicht. Jouw professionele vaardigheden worden sterk ontwikkeld.