Hoe pak je jouw rol in een online overleg?

Hoe zorg je voor structuur in een online overleg? En hoe stuur je een discussie? Hoe zorg je dat je als notulist zichtbaar blijft? Deze vragen spelen bij veel managementassistentes nu het online overleg het nieuwe normaal is. We geven je 6 tips om jouw rol in het online overleg te versterken.

Wat is het verschil tussen digitaal en live overleg?

Bij een online overleg:

1. Is de aandachtspanne korter. De tijd dat we met aandacht naar iemand kunnen luisteren is in een digitale vergadering maximaal 10 minuten.
2. Is het vergaderen veel vermoeiender. Omdat we de natuurlijke manier van communiceren missen is het online vergaderen veel vermoeiender. We missen veel informatie uit de non-verbale communicatie en hebben alleen de stem om op te reageren.  

Daarom is het aan te raden om maximaal 45 minuten achter elkaar te vergaderen, een langere vergadering op te knippen in stukjes en ervoor te zorgen dat iedereen actief en betrokken aan de vergadering deelneemt.

Je rol binnen een online meeting

Als managementondersteuner kun je verschillende rollen hebben binnen een vergadering. Die van notulist, ondersteuner of projectmedewerker. Wij zoomen hierbij in op jouw rol als virtuele ondersteuner of virtual assistant. Een term die al even rondging in je vakgebied en die door de huidige tijd heel dichtbij is gekomen.

Wat doet een virtual assistant?

Als virtual assistant werk je meestal op een andere locatie dan je collega’s.

• Dat kan bij een vast bedrijf zijn, wat nu geldt voor de meeste ondersteuners als reactie op de coronacrisis.
• Je kunt ook als zelfstandig virtual assistant aan de slag. Als zzp’er. In dat geval ondersteun je ondernemers op afstand op basis van een vooraf afgesproken periode en aantal uren.

Als virtual assistant werk je dus op afstand en heb je regelmatig een online overleg op de agenda staan, waarbij het belangrijk is dat jij deze effectief kunt begeleiden en sturen wanneer nodig. Hoe doe je dat?

6 tips bij het sturen van een online overleg

Tip 1: Word moderator

Bij een online vergadering is het heel prettig om met een moderator te werken. Hij of zij is als het ware de regisseur van de vergadering. De moderator leidt de vergadering in goede banen, stemt de werkwijze af, vat samen en zorgt dat de vragen (in de chat) gesteld worden. Dit een uitgelezen kans voor de Virtual Assistant om de touwtjes in handen te houden en het online overleg te sturen.

Tip 2: Zorg dat iedereen goed verstaanbaar is

Geef deelnemers van een online vergadering vooraf tips of instructies hoe zij de gekozen tool het beste kunnen gebruiken. Denk aan: het gebruik van oortjes of een headset, het uitleggen van de werking van microfoon, hoe je vragen kunt stellen.

Tip 3: Spreek met elkaar vergaderregels af

Tijdens een online vergadering is het verleidelijk om je mail nog even te controleren, door elkaar heen te praten of te lang aan het woord te zijn. Spreek met elkaar af welk gedrag je in de vergadering wenselijk vindt en welke procedures je wil afspreken om de vergadering prettig te laten verlopen.

Tip 4: Houd je doel voor ogen

Bedenk vooraf wat het doel is van het agendapunt en formuleer dit doel actief. Is het doel kennisdelen, discussie voeren of het nemen van een beslissing? Actief geformuleerde voorbeelden:

• ‘5 ideeën verzamelen voor…’ of
• ‘2 oplossingen bedenken voor… om ter besluitvorming voor te leggen aan het bestuur’.

Als je weet wat het resultaat moet zijn van je agendapunt, kan je vervolgens bedenken welke online vergadervorm het beste werkt om dit doel te bereiken. Denk hierbij aan discussies in break out rooms, ideeën inbrengen in de chat, dot voting om tot een top 5 van beste ideeën te komen, creatieve technieken, etc.

Tip 5: Zorg voor een terugkoppeling

Wanneer je je agendapunten actief hebt geformuleerd kan je je verslaglegging heel concreet formuleren. Je verslaglegging kan je samenvatten in Besluiten, Acties & tijdlijn, Eigenaar en Communicatie (in en extern).  Zo voorkom je dat er niets gebeurt met die leuke ideeën en is elk agendapunt gekoppeld aan concrete afspraken. Tijdens een volgende meeting geeft de eigenaar de update hierover.

Tip 6: Maak plezier

Iedereen betrokken houden tijdens het werken op afstand kun je doen door te beginnen met plezier inbrengen in een vergadering. Maak tijd om een informeel praatje te maken met elkaar, maak ruimte voor een grapje, een gekke energizer en zorg voor ‘uitlogtijd’ (het praatje achteraf maar dan online).

Dit blog is geschreven door Chantelle de Ruijter, docent bij Secretary Management Institute. Chantelle houdt zich als energieke trainer al meer dan 20 jaar bezig met de (persoonlijke) ontwikkeling van mensen in organisaties en de toekomst van werk.

Optimaliseer jouw werkdag met Outlook & timemanagement

Prioriteiten stellen, optimaal plannen in een omgeving van onderbrekingen en ad hoc taken, overzicht bewaren met Outlook… Wil je ‘de boel’ eens goed aanpakken?

Na de cursus Slimmer werken met Outlook en M365 heb jij altijd het overzicht over jouw agenda(’s) en taken en weet jij waar jij je kostbare tijd écht aan moet besteden.

Lees meer over de cursus Slimmer werken met Outlook en M365