Mijn veranderende secretaresserol in de afgelopen 24 jaar

In dit blog deelt Sam haar ervaring met de altijd veranderende rol als secretaresse.

‘In het begin’ was de secretaresserol heel duidelijk

Toen ik 24 jaar geleden in dienst kwam bij mijn huidige werkgever was de rol van secretaresse duidelijk. Het ondersteunen van managers bij het distribueren van de post, het maken van afspraken, notuleren (al dan niet in steno), vergaderstukken verzorgen/verzenden, et cetera. Kortom, voor iedereen was duidelijk waar de secretaresse voor stond: de duizendpoot die alles regelde. Wist je iets niet te vinden of hoe de fax werkte? Zij was de beste vraagbaak.

Daarna: digitalisering en hogere eisen

De geleidelijke introductie van digitale communicatiemiddelen (mobiele telefoon, internet) en de steeds hogere eisen die gesteld worden aan bedrijven (hogere kwaliteit tegen aanvaardbare kosten) zijn ook niet voorbij gegaan aan het bedrijf waar ik werk.

Wil je als bedrijf je bestaansrecht houden, dan moet je mee met je tijd. Dit betekende voor mijn werkgever veranderen qua cultuur, organisatie inrichting en ook het aanpassen en afstemmen van functies op je nieuwe organisatie. De rol van de secretaresse ging hier uiteraard in mee.

Daarna: samenwerken, uniformiteit en continuïteit

Vijf jaar geleden heb ik een secretaressepool mogen opzetten. In teamverband werkten we voor de managers van een divisie binnen het bedrijf. Inmiddels was ik managementassistente geworden en begeleidde ik de secretaresses in het team en werkte met ze mee. Notuleren deden we nog steeds, agenda’s van managers waren transparant en toegankelijk voor de secretaresses binnen de pool.

Samenwerken, uniformiteit en continuïteit van het werk waren de belangrijkste regels binnen het team. Maar tijden blijven veranderen en zo diende zich de volgende organisatiewijziging zich aan…

Nu: zelfredzaamheid van afdelingen (zonder de secretaresse)

Het credo op dit moment is dat medewerkers zelfredzaam moeten worden. Alles wat de secretaresses voorheen voor de afdelingen binnen de divisie deden, moet men nu zelf doen. Daarnaast is het sturen op competenties – met name resultaatgerichtheid – belangrijk geworden. Secretaresses en managementassistentes zijn nu uitsluitend managementondersteuners geworden voor managers en ondergebracht bij een Facilitaire Dienst.

Met de klant (voorheen de manager) maak ik zelf afspraken over wat ik als ondersteuner kan bieden binnen de tijd die ik tot mijn beschikking heb; 28 uur per week. Aangezien ik 3 klanten heb, moeten de afspraken SMART zijn en kan ik niet aan alle wensen van de klant voldoen. Immers, je kunt je tijd maar één keer besteden.

Hoe werkt deze nieuwe secretaresserol?

Het klinkt goed en afspraken zijn al redelijk SMART. Toch zijn niet alle klanten tevreden. Heb ik mezelf al die jaren onvoldoende persoonlijk ontwikkeld? Ben ik niet voldoende meegegaan met de tijd?

Nee, dat was het allemaal niet. Na enkele gesprekken met de klanten werd duidelijk dat ik als managementondersteuner wel was mee veranderd met de nieuwe werkwijze en keurig de afgesproken resultaten leverde, maar dat de verwachtingen van mijn klanten toch anders was.

In hun beleving heb ik als ondersteuner meer een PA-achtige rol met ogen en oren binnen de teams waarbij dan de klanten zelf ook zoveel mogelijk ontzorgd wordt. Een verrassende uitkomst die ik niet had verwacht.

Het verhaal is met die uitkomst natuurlijk niet ten einde. We zullen opnieuw afspraken maken en bekijken wat mogelijk en werkbaar is voor de klant en mijzelf. Eigenlijk wil de klant nog steeds graag die duizendpoot van vroeger, maar dan een versie 2.0. Eén die van een inhoudelijke rol naar een procesinhoudelijke rol gaat waarbij sensitiviteit, kansen zien en meebewegen een vereiste zijn gezien de toekomstige ontwikkelingen (robotisering, kunstmatige intelligentie, et cetera).

Ga mee in jouw veranderende rol: volg een secretaresse opleiding

Sam nam deel aan de opleiding Teamleider Secretariaat om in te spelen op haar veranderende rol. Lijkt jou dit ook een goede vervolgstap? Bekijk dan ook eens deze opleidingen op HBO-niveau:

• Senior Management Assistent
• Hoger Management Support
• Senior Assistant op strategisch niveau
• Executive Assistant/PA
• Secretary Management Master
• Business Assistant

Bekijk alle secretaresse opleidingen