Secretaresse, zo blijf je van toegevoegde waarde

De snel veranderende werkomgeving, de digitalisering, de flexibilisering en de steeds groter wordende rol van (social) media vragen om een herijking van de functie van secretaresse. Vergaderingen voorbereiden, dossiers up-to-date houden en afspraken maken met klanten: taken die jij als secretaresse voorheen voor je rekening nam. Tegenwoordig doen directieleden en managers steeds meer zelf. Zelfsturende teams worden in veel organisaties gemeengoed.

Hoe zorg je ervoor dat jij als secretaresse in een digitale werkomgeving van toegevoegde waarde blijft?

Secretariaat als zelfsturend team

Traditiegetrouw werkt het secretariaat vraaggestuurd. Tegenwoordig wordt van de secretaresses of support afdelingen verwacht steeds meer zelfsturend te zijn. Een zelfsturend secretariaat moet zelf de toegevoegde waarde voor de organisatie duidelijk maken. Wellicht krijg je al een budget waarmee je je eigen afdeling moet financieren en word je verantwoordelijk gehouden voor de prestaties van het team?

Waarde toevoegen of ‘wegbezuinigen’

Als het hogere management het idee krijgt dat jij en het team waarin jij werkt niet meer van toegevoegde waarde zijn, dreig je al snel te worden ‘wegbezuinigd’. De vergaderstukken zijn immers beschikbaar in de cloud, dossiers zijn altijd en overal digitaal toegankelijk en iedereen maakt zelf afspraken en beheert zijn eigen agenda.

En klaarblijkelijk ben je daardoor gemakkelijk te vervangen? Tenminste, zo lijkt de gedachtegang te gaan… Kortom, welke waarde heb je eigenlijk nog? Zorg dat je het antwoord paraat hebt!

De rol van secretaresse herijken

Niet alle taken van het secretariaat kunnen door de directieleden en managers worden overgenomen. Het slim uitvoeren van allerlei ondersteunende werkzaamheden en het soepel laten lopen van allerlei werkprocessen is echt jouw expertise! Maar, het vraagt ook van jou aanvullende vaardigheden.

Tips om jouw waarde in de organisatie te vergroten:

• Neem een proactieve rol
  Hoe kun jij professionals helpen in een werkomgeving die steeds meer digitaal wordt? Eigen jezelf een proactieve rol toe in veranderende processen.
  Ondersteun de medewerkers die moeite hebben met alle veranderingen die de digitale werkomgeving met zich meebrengt. Help ze op weg in nieuwe werkprocessen. Inventariseer waar de eindgebruikers tegenaan lopen en zorg voor ondersteuning, voorlichting en hulp aan het bureau. En doe dat proactief!
• Ontwikkelingen volgen en initiëren
  Zorg dat je op de hoogte bent van interessante (digitale) ontwikkelingen.
  Weet jij welke apps of updates het werk makkelijker maken? Weet jij hoe tablets bijdragen aan slimmer werken? Wil de organisatie overstappen naar nieuwe software? Maak duidelijk welke voordelen er aan veranderingen zitten en benadruk hoe deze ervoor zorgen dat het werk gemakkelijker wordt. En blijf ondertussen zelf bij!
• Bijsturen in processen die vast (dreigen te) lopen
  Als secretaresse heb je steeds vaker een regiefunctie. Jij weet immers welke impact een wijziging van processen gaat hebben op het dagelijkse werk. Jij weet ook hoe het slimmer kan en waar het effectiever moet. En jij kent je collega’s als geen ander, waardoor je weet waar extra ondersteuning nodig is.
• Invloed op de wijze van digitaal samenwerken
  Bemoei je met digitale archivering en digitale samenwerking. Zorg dat je een stem hebt in het lean and mean (effectief en efficiënt) maken van deze processen en neem een proactieve houding aan waar het gaat om innovatie en het bijhouden van ontwikkelingen.
• Communicatie in banen leiden
  Signaleer communicatieproblemen tussen collega’s. Neem de rol van bemiddelaar op de werkvloer op je waar je invloed hebt. Breng zo mogelijk conflicterende partijen en behoeftes samen. Zo houd je processen en samenwerking werkbaar.

Ga jij de uitdaging aan?

Jouw rol in de organisatie zal blijvend veranderen. Je werkt steeds vaker mee aan projecten met wisselende prioriteiten en je hebt te maken met veel ad hoc werkzaamheden. En de e-mails blijven maar binnenstromen. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden, wil jij de spin in het web zijn en blijven?  Zodat je tijd over houdt om bovenstaande taken op je te nemen.

Wil je met een vliegende start aan jouw nieuwe taken invulling geven? Tijdens de praktische 2-daagse cursus Digitaal organiseren en new timemanagement krijg je de tools om veel effectiever digitaal te werken en dit te delen met jouw collega’s.