De secretaresse wordt software?!

We kennen haar allemaal: de goede, vriendelijke secretaresse. Altijd druk om voor directie, manager, afdeling of zelfs de gehele organisatie taken uit handen te nemen. Nooit te beroerd om verantwoordelijkheid op zich te nemen en het vangnet te vormen voor de vele activiteiten in de organisatie.

Routinematig versus menselijk

Vanuit technologisch oogpunt is het een interessant beroep. Wanneer je het hele takenpakket bekijkt van een afstand, zie je een duidelijke splitsing:

• enerzijds de taken die relatief routinematig zijn en zich tegenwoordig vrijwel allemaal digitaal afspelen;
• anderzijds de menselijke kant van het werk: intern overleggen, overzicht houden in een dynamische omgeving, zorgen voor de verjaardagen, personeelsbeslommeringen en een praatje maken met collega’s.

Er dreigt gevaar

Het is een prachtig en belangrijk beroep, maar tevens in de gevarenzone door de kwalitatieve opkomst van kunstmatige intelligentie. Het beheren van de agenda, beantwoorden van e-mails, plannen van bijeenkomsten, verwerken van voicemails, notuleren, kantoorproducten (bij)bestellen, factureren en het beheren van het archief zijn taken die binnen afzienbare tijd worden overgenomen door slimme software.

Onrealistisch?

Ben je zelf secretaresse, dan lijkt dit misschien onwaarschijnlijk. Het beroep is in de afgelopen jaren veranderd, maar veel bestaande werkzaamheden zijn gebleven. In de buitenwereld speelt zich echter een belangrijke trend af: kunstmatige intelligentie wordt steeds slimmer, snapt steeds beter wie wij zijn, wat we doen en waarom we dat doen. Is steeds beter in staat om naast routinematige klusjes ook niet routinematige handelingen te verrichten.

Pak jouw kans

Vele bedrijven zijn bezig om secretaresses te vervangen door software. Is dat erg? Ja en nee. Natuurlijk is het erg omdat er voor de secretaresse met eenvoudige taken in de nabije toekomst wellicht geen werk meer is. Echter: voor de secretaresse die zichzelf opnieuw kan uitvinden liggen er kansen genoeg.

• Het organiseren van een zakelijke bijeenkomst of congres kan nog lang niet gedaan worden door slimme software.
• Het ontvangen van gasten of bieden van facilitaire flexibele ondersteuning is gewoon niet weggelegd voor computers.
• Zorgen dat collega’s een leuke werkplek hebben, in contact met elkaar blijven, onderling ook van elkaar weten wat er speelt, et cetera.

Het zijn allemaal onderdelen van jouw nieuwe takenpakket. Voor de secretaresse geldt zeer sterk: aanpassen of verdwijnen. Dat klinkt heel lomp, maar in dit geval geldt: zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Be smarter than software.

Geschreven door Jarno Duursma, spreker Tech Savvy Assistant Event