Het kloppend hart in de moderne organisatie? Dat ben jij…

Onze economie baseert zich steeds meer op relaties in plaats van transacties, vooral door technologische en sociologische ontwikkelingen. Veel bedrijven transformeren daarom langzaam van een klassieke hiërarchische organisatie naar een netwerkorganisatie. Jouw rol als secretaresse verandert op veel terreinen mee. Hoe blijf jij dat kloppende hart?

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen

Een lerende en nieuwsgierige houding is van essentieel belang, denk aan:

• jezelf abonneren op diverse interessante autoriteiten op YouTube;
• interessante blogs lezen op Medium;
• interessante podcasts beluisteren in de BNR app.

Hierdoor ben je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Jouw taak om de interne organisatie in beweging te krijgen en te houden wordt hiermee ook een stuk gemakkelijker.

Focus op het menselijke

Vooral de jongere generatie managers maken steeds meer gebruik van technologie om zo efficiënter en effectiever te kunnen werken. Niet alleen binnen jouw organisatie maar ook daarbuiten. De scheidslijn tussen werk en privé vervaagt langzamerhand. Uiteindelijk zijn we allemaal mens en zo willen we ook steeds meer behandeld worden. In een steeds digitaler wordende wereld is ‘het menselijke’ het enige dat ons van de robots onderscheidt.

In klassieke hiërarchische organisaties worden mensen nog vaak als voorgeprogrammeerde productie-eenheden ingezet: hun ziel zit als het ware opgesloten in dit soort organisaties. Jij als secretaresse hebt een belangrijke rol om hun ziel weer te ‘bevrijden’ door o.a. vertrouwen op te bouwen en hen te laten zien dat je jezelf mag zijn op de werkvloer.

Verdiep je in netwerktools

Ook vindt interne communicatie steeds minder via email plaats en veel meer via tools als Slack, Asana of Microsoft Teams. Binnen deze netwerken kan niemand zich meer verschuilen en gaat kennis en ervaring veel eerder stromen.

Binnen deze netwerken speelt kunstmatige intelligentie ook een steeds grotere rol. Zo zit Watson bijvoorbeeld al geïntegreerd in de clouddiensten van IBM Connections. Op een gegeven moment kent Watson de mensen waarmee je samenwerkt  beter dan jij. Hierdoor denkt hij o.a. bij het opstellen van berichten met je mee over de tone-of-voice ervan.

Boost netwerken en sales via social media

Persberichten spelen een steeds kleinere rol. Hiervoor in de plaats zijn persoonlijke en zakelijke social media kanalen gekomen. Nog te vaak worden social media kanalen als LinkedIn, Facebook, Instagram en Twitter als tweederangs kanalen beschouwd; volledig onterecht!

Als secretaresse zal je ook steeds meer relevante content binnen de organisatie en partners vergaren. Er zit vaak zoveel kennis en ervaring binnen de organisatie, maar men vergeet dit naar buiten te brengen. Steeds meer bedrijven worden bewust van het belang van deze kanalen voor zowel netwerken als moderne sales. De rol van de secretaresse is hier cruciaal in.

Maar weinig verhalen, expertise en zakelijke belevenissen van de CEO of manager worden gedeeld. Dit geldt ook voor medewerkers. Denk je dat niemand hierop zit te wachten? Het tegendeel is waar! Door je als manager, secretaresse en werknemer structureel te laten zien, kennis te delen en contacten te leggen bouw je sterke relevante netwerken op. Help de CEO en medewerkers met het onderhouden van accounts.

Ook is het slim om privé kanalen in te zetten. Hierdoor krijgt men een menselijker gezicht waardoor contacten gemakkelijker onderhouden worden. De secretaresse kan in deze belangrijke cultuurverandering zelf een grote rol spelen door als voorbeeld te dienen.

Door inspirerende video’s en podcasts op te nemen waarin jij de regie pakt, bouwt het bedrijf aan een sterke autoriteit. Een goed voorbeeld hiervan is Gary Vaynerchuk (@GaryVee) die wekelijks diverse vlogs online zet terwijl hij aan het werk is. Zijn podcast haalt hij uit zijn eigen vlogs en zet deze op SoundCloud. Daarnaast laat hij deze uitschrijven, waarna het als tekst op LinkedIn wordt gedeeld. Op deze manier zorgt hij dat iedere doelgroep de boodschap kan consumeren in de voor hem/haar gewenste vorm.

Social media speelt de komende jaren een steeds belangrijkere rol. Ruwe content kan niet zomaar online worden gezet. Daarom is het hebben van kennis omtrent het editen ervan ook voor de secretaresse van cruciaal belang.

Maar: doe niet alles zelf. Wees slim!

Dit wil echter niet zeggen dat jij ook daadwerkelijk alle content moet bewerken. Jongeren tussen de 16 en 23 zijn hier bijvoorbeeld een stuk beter en sneller in. Door hen meer te gaan betrekken bij het bedrijf, kan jouw organisatie veel betere en pakkendere content posten. Tevens verbindt je de organisatie hierdoor goed met de toekomstige generaties, waardoor goed personeel ook in de toekomst gegarandeerd is.

Je kunt wel spreken van een sterke upgrade: van secretaresse naar business assistant! Ik denk persoonlijk dat in de toekomst ook meer mannen hierdoor deze rol zullen gaan vervullen…

Geschreven door Gerard Duursma. Hij verzorgde de presentatie ‘Jij bent het kloppend hart in de moderne organisatie’ tijdens het Tech Savvy Assistant Event op 14 juni in Utrecht.

Podcast: Hoe blijf jij dat kloppende hart in jouw organisatie?

Tijdens deze eerste editie van het Tech Savvy Assistant Event gingen we in gesprek met Gerard Duursma over jouw veranderende secretaresserol: hoe blijf jij dat kloppende hart in jouw organisatie?

Beluister de podcast: De secretaresse is het kloppend hart van de organisatie