De kunst van het prioriteiten stellen

“Ik heb het druk, eigenlijk is het niet leuk meer. Ik moet maar eens prioriteiten stellen.”

Een herkenbare gedachte? Vast wel. In mijn rol als timemanagement expert hoor ik dit dagelijks. Mijn volgende vraag is een logische: hoe ga je dit doen dan? Vaak is dan het antwoord: “Ik ga kijken wat écht moet en ertoe doet.”

Supermooi natuurlijk, maar als je het druk hebt, valt dit niet mee. Vaak moeten wij zoveel ballen tegelijk in de lucht houden, dat wij simpelweg geen overzicht meer hebben in wat we de hele dag uitspoken. Het wordt lastig schrappen als je niet precies weet wat er te schrappen valt. Hoe kom je snel tot jouw prioriteitenlijst? 

Een 5-stappenplan om prioriteiten te stellen

1. Maak tijd voor je prioriteiten.
   Ingevingen komen niet spontaan uit de lucht vallen als je het druk hebt, daar zit je hoofd te vol voor. Blok een ochtend of middag vrij en sluit je van alles en iedereen af.
2. Bedenk wat je kernactiviteiten zijn.
   Waarom is jouw rol in het leven geroepen? Waarin maak je het verschil of waar is jouw succes op gebaseerd? Welke werkzaamheden vallen onder die kernactiviteiten?
3. Maak een overzicht van al je activiteiten.
   Denk aan projecten, overleggen, uitvoerende werkzaamheden et cetera. Beschrijf de werkzaamheden in hoofdlijnen. Doe per activiteit de urgent/belangrijk check.
4. Zet de werkzaamheden die de urgent/belangrijk check overleefd hebben in je agenda.
   Ga maar eens letterlijk puzzelen. Kom je uit met je tijd? Zijn je doelen wel realistisch?
5. Maak keuzes en handel daarnaar.
   Dit is feitelijk de belangrijkste stap, die helaas vaak overgeslagen wordt. Zit je agenda nog steeds te vol? Dan moet je iets doen. Je agenda wordt niet vanzelf leeg namelijk. Beslis over waar je je met je volle aandacht op gaat richten, en organiseer de randvoorwaarden die dit mogelijk maken. Ga je dingen niet, anders of juist vaker doen? Informeer dan de betrokkenen, of pleeg op zijn minst overleg. Maak een concreet actieplan over hoe je tot jouw ideale tijdsbesteding komt en begin gewoon met de eerste stappen. Gaandeweg kom je vanzelf wel tot inzicht in wat voor jou werkt of niet.

Prioriteiten stellen is topsport

Het stellen van prioriteiten is hard werken, moge dat duidelijk zijn. Het vereist overzicht, inzicht en moed om de dingen anders te doen dan je voorheen deed. Misschien moet je uit je comfortzone (ach, ik weet dat eigenlijk wel zeker) en… misschien ga je op weerstand stuiten. Je omgeving zit immers niet in hetzelfde proces als jij, dus zal jouw keuzes niet zomaar voor zoete koek aannemen.

Alle verandering begint met wrijving, en je onderbuik zal je werkelijk smeken om weer terug te keren naar de gebaande paden. Maar, zoals het gezegde luidt: zoals men zaait, zo zal men oogsten. Ga jij voor een nieuwe oogst?

Geschreven door Sandra van Dijk, timemanagement expert, docent & business organizer.

Wil jij uitblinken in prioriteiten stellen?

Dan is de cursus Tijd-, energie- en focusmanagement écht iets voor jou! In 2 dagen ontvang je tools en praktische inzichten om jouw timemanagement te verbeteren. Het resultaat? Je blijft jouw e-mail de baas, je rekent af met uitstelgedrag en je haalt aantoonbaar meer rendement uit jouw dag.

Meer weten? Neem contact op met onze opleidingsadviseur Marjan Muller: 040-2 974 947 of opleidingsadvies@secretary.nl.

Lees meer over deze cursus Timemanagement