Krachtig overkomen in een online meeting: 4 tips

Inmiddels zijn we eraan gewend om vergaderingen en teamsessies online te houden. Als je niet ‘Zoomt’, dan ‘Teams’ je wel. Ook in onze vrije tijd spelen we spelletjes en borrelen we online. Het online met elkaar communiceren is het nieuwe normaal geworden.

Ik weet nog dat ik in maart 2020 in een razendsnel tempo mijn trainingen omzette naar virtueel. Dat dat niet vanzelfsprekend werkte, was te voorzien. Wat heb ik samen met mijn cursisten geklungeld met de techniek, de verbindingen en het verstaanbaar en zichtbaar goed in beeld verschijnen. En wat zijn we met z’n allen in een snelle leercurve terecht gekomen. Althans…

Nu weten we ook dat virtuele interactie niet hetzelfde is als het in levenden lijve met elkaar overleggen. Helaas, en ik ben vast niet de enige, zie ik nog steeds pratende gezichten in beeld, krijg ik nauwelijks non-verbale reacties als ik een vraag stel of merk ik dat ik afgeleid word door rommelige achtergronden.

Het online met elkaar communiceren begint dan ook met het inzicht in hoe je overkomt. Door bewust aandacht te schenken aan de manier waarop jij in beeld bent, kan jij impact maken. En die impact begint met jouw presentatie voor de camera.

4 Tips om online meer impact te maken

1. Oogcontact is ontzettend belangrijk om verbinding te maken met je gesprekspartner(s). Zorg dat de camera van je computer op ooghoogte staat en voorkom het ‘neusgaten of onderkin perspectief’. Dit kan je doen door een paar boeken of een klein tafeltje onder je computer te zetten. Een memo rond je camera met daarop een paar getekende ogen helpt je om regelmatig in de camera te kijken.
2. Verlichting is essentieel. Ga niet met je rug naar het raam zitten want dat krijg je te veel tegenlicht en zien de mensen je niet. Zorg ervoor dat het licht op je gezicht is gericht in plaats van op je scherm. Gebruik daarvoor kunstlicht in een koele kleur, achter je camera. Wanneer er te veel daglicht op je gezicht schijnt, doe dan de gordijnen dicht.
3. Achtergrond is rustig. Als je achtergrond heel veel informatie bevat, kan dat de deelnemers die naar jou kijken en luisteren behoorlijk afleiden. Maak daarom de achtergrond zo neutraal mogelijk. Zorg wel dat je voldoende zichtbaar bent en opvalt in het beeld. Dit kan je doen door contrast te zoeken tussen de kleur van je kleding en je achtergrond.
4. Lichaamstaal. Omdat je een groot deel van de non-verbale communicatie mist, is het essentieel om extra aandacht te besteden aan wat er wel mogelijk is. Zorg dat je tot je oksels in beeld bent: een pratend gezicht in beeld of een deel van je bovenlijf maakt een groot verschil. Laat merken dat je luistert en maak veel gebruik van non-verbale reacties zoals knikken/instemmende mimiek en duim omhoog. Zet je stem krachtig in als je een punt wilt maken.

Dit blog is geschreven door Chantelle de Ruijter, docent bij Secretary Management Institute. Chantelle houdt zich als energieke trainer al meer dan 20 jaar bezig met de (persoonlijke) ontwikkeling van mensen in organisaties en de toekomst van werk.

Optimaliseer jouw werkdag met Outlook & timemanagement

Prioriteiten stellen, optimaal plannen in een omgeving van onderbrekingen en ad hoc taken, overzicht bewaren met Outlook… Wil je ‘de boel’ eens goed aanpakken?

Na de cursus Slimmer werken met Outlook en M365 heb jij altijd het overzicht over jouw agenda(’s) en taken en weet jij waar jij je kostbare tijd écht aan moet besteden.

Lees meer over de cursus Slimmer werken met Outlook en M365