Het secretariaat van de toekomst

‘PwC loopt voorop als het gaat om de inrichting van het secretariaat van de toekomst’. Op deze header in de aankondiging van de SMI Assistant Power Class op 31 oktober a.s. kreeg ik de nodige vragen en reacties.

Verandering als constante factor

Laat ik beginnen met te vertellen dat wij als PwC Business Support geen trendsetter zijn. Waarom dan toch deze titel? Als eerste ligt voor mij persoonlijk de focus op de organisatie waarin ik werkzaam ben, de zakelijke dienstverlening; accountants, consultants en belastingadviseurs. Maar ongeacht tot welke categorie het bedrijf behoort waarin je als management ondersteuner werkzaam bent heb je te maken met veranderingen die in meer of mindere mate effect hebben op je vakgebied.

Een bedrijf waar de focus ligt op kostenbesparing zal behoefte hebben aan efficiëntere manieren van werken, ook op het secretariaat. Een bedrijf dat door fusie, overname of vanuit overheidswege worden ‘verplicht’ om gedrag/cultuur aan te passen krijgt te maken met veranderingen die ook effect hebben op het secretariaat. Het nieuwe werken, een aangepaste pensioendatum, technologische ontwikkelingen, alles veranderd. Dat is niet iets van de laatste jaren, maar dat is altijd het geval. Vanuit de Griekse filosofie (Heraclitus) is een de bekende uitspraak ‘Panta Rhei’. Alles wijkt en niets blijft want alles stroomt.

Gaan robots ons werk overnemen?

Geen idee, maar toen minder dan 200 jaar geleden de eerste auto in beeld kwam konden de mensen zich onmogelijk voorbereiden op de impact en de gevolgen van die eerste auto. Er verdwenen banen maar er kwamen ook weer nieuwe banen bij.

Ik heb met mijn 52 jaar – en dat voelt echt niet als oud geloof me 😉 – het vak van secretaresse geleerd met een typemachine die zonder elektriciteit handmatig bediend moest worden, een stenoschrijfblok en potlood en een apparaat waar veel collega’s niet eens van weten dat het heeft bestaan, de telex! Zo’n 35 jaar later werk ik met een mini-mini laptop, namelijk de smartphone. Om maar aan te geven dat veranderingen niet actueel zijn maar een constante factor in ons bestaan.

Science fiction of werkelijkheid?

Het filmpje met ‘Robot Pepper’ op de Secretary Management Institute website is geen science fiction. Het is het hier en nu, want Pepper wordt al als hulpje ingezet in de gezondheidszorg, op basisscholen of als hostess om mensen te ontvangen. De zelfrijdende auto verre toekomst? Verre van, kijk maar naar wat er al allemaal al mogelijk is met bijvoorbeeld een Tesla. Maar ook thuis maken we gebruik van vergaande technologische toepassingen zoals een ‘Toon’ thermostaat of een wasmachine die zelf de hoeveelheid wasmiddel bepaalt en toepast.

Wat betekenen deze ontwikkelingen voor jou, als management ondersteuner?

Je moet je realiseren, bewust worden, dat bepaalde taken die je nu nog uitvoert gaan verdwijnen. We hebben andere typen mensen om mee samen te werken. De directeur van de toekomst is niet eenzelfde type mens als de directeur/manager van nu. Er is wereldwijd aandacht voor klimaatbeheersing, verminderen van CO2 uitstoot, duurzaam ondernemerschap. Als een bedrijf wil bijdragen aan deze doelstellingen dan is goed werkgeverschap dat ze je de benodigde tools aanreiken om hier aan te kunnen bijdragen. Is een bedrijfsdoelstelling het gebruik van (print)papier te verminderen dan moet er wel worden voorzien in digitale toepassingen zoals een vergadertool om agenda, documenten, actielijsten digitaal te delen of sticky notes/evernote om digitale notities te maken.

Ben baas over jouw baan

Het vraagt ook verantwoord werknemerschap. Dat is voor mij misschien wel het belangrijkste als het gaat om de veranderingen in het vak van de management ondersteuner, ‘becoming a future proof assistant’. Je moet er bewust van zijn dat achterover leunen en denken het zal mijn tijd wel duren niet gaat helpen. Het is je eigen verantwoordelijkheid om je kennis en kunde up-to-date te houden. Zo zorg je dat je straks niet langs de kant moet toekijken hoe anderen er met ‘jouw’ baan vandoor gaan. Kortom persoonlijke ontwikkeling heb je in eigen handen, je bent baas over je eigen bestaan.

En als je vindt dat al die veranderingen zorgen voor een vakgebied waar jij je niet meer prettig bij voelt neem ook dan de regie zelf in handen en ga op onderzoek uit wat je wel graag wilt. Dat je dagelijks iets doet waar je energie van krijgt. Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen. Digitalisering, big data en artificial intelligence zijn allemaal zaken die werkzaamheden gaan standaardiseren en gaan overnemen. Denk bijvoorbeeld aan het plannen van afspraken, en ja zelfs het beantwoorden van mails. Kijk maar wat G-mail op de smartphone doet. Op basis van tekst in mails wordt die data geanalyseerd en komt Google G-mail met een suggestie om als antwoord te versturen op dat berichtje. Dat is de realiteit van vandaag.

Wat blijft er over? Waar liggen je mogelijkheden?

Al die zaken die jou als mens uniek maken en die een computer of robot niet kunnen overnemen is jouw toegevoegde waarde. Sociaal gedrag, emoties, creativiteit en persoonlijke aandacht. Binnen onze organisatie merken we dat onze medewerkers juist door de vergaande technologische ontwikkelingen en digitale toepassingen behoefte hebben aan menselijk contact.  Daar ligt voor mij ook een meerwaarde voor de future proof assistant. Nog steeds een spin in het web, maar wel een digitaal web waar ze het verschil maakt op basis van haar human touch.

Ik zou iedereen dan ook willen meegeven kijk vooruit, welke van de competenties die essentieel zijn naar de toekomst toe heb je wat minder van nature maar kun je jezelf wel in trainen? Investeren in jezelf is investeren in de toekomst, jouw toekomst.

Geschreven door: Erna Lokker, Manager Business Support, PricewaterhouseCoopers. Zij neemt deel aan het panel tijdens de Assistant Power Class.

Kort samengevat: het is noodzakelijk dat je je focust op o.a. sociaal gedrag, emoties, creativiteit en persoonlijke aandacht. Vaardigheden die dus niet door een robot uit te voeren zijn. Op deze manier heb je in de toekomst toegevoegde waarde als assistant.

Wil je ook future proof worden als secretaresse?

Hoor meer over dé future proof secretaresse tijdens de Assistant Power Class op 31 oktober 2017. Je hoort de belangrijkste ontwikkelingen in jouw vak. Je leert ‘gelukkiger’ te denken en écht jezelf te zijn. Het wordt een leuke en leerzame dag!

Lees meer over de Assistant Power Class