blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Hiërarchische lijnen zijn bijna verdwenen uit de organisatie, jouw talent en toegevoegde waarde zijn belangrijker dan de functiehoogte. Als directie ben je helemaal ‘van deze tijd’ als je verantwoordelijkheden en controle durft los te laten. Vertrouwen, co-creatie en sparringpartner zijn de toverwoorden van deze tijd voor een betere samenwerking…
Mooie woorden, die duiden op een sterke wens. Als het puntje bij paaltje komt, blijven we doen wat we altijd hebben gedaan, of erger, we verlammen door de veranderende verwachtingen. De daden die bij de woorden horen blijven uit. Waardoor komt dat en hoe kan jij als assistant daarin beweging brengen?
De praktijk
Neem bijvoorbeeld een situatie die ik onlangs tegenkwam in de financiële sector:
Het gaat om een team directieassistants, dat de opdracht heeft gekregen zichzelf meer te profileren en proactief op te stellen. Er wordt een beroep gedaan op de assistants om zich dienstbaar en professioneel op te stellen naar de directie. Maar dan wel in de vorm van een sparringpartner!
De directie onderkent dat zij ruimte moet geven om initiatieven een kans te geven. Dat gebeurt dan ook met de opdracht: “Kom met initiatieven, wij horen die graag”. En vertrouwen is ook nog zoiets: “We geven vertrouwen in jou en het team dat dat gaat lukken”.
We zeggen er alleen niet bij wat we er precies mee bedoelen, want eigenlijk weten wij dat ook nog niet. Gelukkig hoeft dat ook niet, want dat mag jij als professional uitzoeken, dat bevordert de creativiteit… Huh??
Vervolgens mag de coach met het assistantteam aan de slag om de wens van de directie te vervullen. Met als doel: een verbeterde samenwerking tussen de ondersteuning en de directie. Samen-werken of samenwerken? Nee, het is toch echt gelijkwaardig samenwerken!
En wat gaat de directie dan doen om dit te bereiken? “Wij geven de ruimte en opleidingsmogelijkheden”, krijgt de coach dan van een bevlogen directielid te horen. Aha, ja dat is heel nobel, maar het is dan nog steeds niet duidelijk wat er onder ‘samenwerken’ wordt verstaan. Samenwerken, zoals een team vormen waarin men als gelijkwaardige professionals met ieders talent de taak volbrengt?
Betekent dat dan niet, dat ieder teamlid hierin zijn of haar verantwoordelijkheid heeft voor het doen slagen van die samenwerking? En wat wil het assistantteam? “Wij willen aan de verwachtingen van de directie voldoen, wij willen hen werk uit handen kunnen nemen!”
Beide functies zijn nog zoekende. De verleiding om met nieuwe woorden oude daden te verrichten ligt op de loer; de directeur bepaalt de stip op de horizon en de assistant doet haar uiterste best om daaraan te voldoen. Stop! Bij nieuwe woorden horen nieuwe daden.
Daad bij het woord in zes stappen
- Ruimte geven en ruimte pakken is een eerste voorwaarde. De assistant mag meer ruimte en positie pakken en als de directie deze beweging durft te faciliteren, hebben we inderdaad al een mooie stap gezet in de juiste richting. Daar stopt het echter niet, daar begint het pas.
- Herformuleer met elkaar de ‘spelregels’. Met alle assistants en alle directieleden samen. Wat verstaan we onder proactief gedrag, wat wel en wat niet? Hoeveel ruimte mag ik bijvoorbeeld inpikken en wat zijn de consequenties wanneer ik grenzen overstijg? Terechte vragen, als het gaat om respectvol samenwerken en zorg voor de relatie.
- Onderzoek wederzijdse verwachtingen en behoeften. Niet alleen die vanuit de directie. Het assistantteam mag ook verwachtingen uitspreken naar de directie. Er gaat iets veranderen in de manier van werken en dat brengt voor iedereen in de organisatie verandering met zich mee. Denk hierbij aan de benodigde steun. De nut en noodzaak om anders te gaan werken; wat levert het ons allen op? Hoe kan de directie zorgen voor een veilige omgeving? Denk hierbij bijvoorbeeld aan collega”s aanspreken, die moeite hebben met de veranderende rol van de assistant. Wie is waar verantwoordelijk voor en waarom? Het expliciet maken van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, daar gaat het om.
- Formuleer doelstellingen en maak resultaatafspraken. Zowel op individueel als op teamniveau. Welke kwaliteitseisen spreken we af, welke resultaten streven we na? Hoe sturen we bij? Samenwerken is een proces van vallen en opstaan. Een volwassen team grijpt fouten en successen aan om van te leren. Het is handig om daar van te voren afspraken over te maken hoe je dit aanpakt.
- Creëer met elkaar officiële evaluatiemomenten, waarin het niet alleen over de inhoud gaat, maar ook over het proces en de onderlinge relaties tussen de teamleden. Doen we nog steeds wat we zeggen? Dragen de werkzaamheden bij aan de doelstellingen? Spreken we elkaar nog steeds aan op gedrag? Zijn wij ons bewust van elkaars talenten en valkuilen, zodat we het beste uit elkaar kunnen halen?
- Maak van al deze stappen een prioriteit! Goed overleg hoeft niet lang te duren. Een kleine tijdsinvestering kan al resulteren in een flinke tijdwinst en werkplezier. Wie wil dat nou niet.
Samen zoeken en vinden
Een goede samenwerking tussen directie en het secretariaat begint dus met het erkennen dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is voor het succes. Dat beide functies hieraan op hun eigen manier moeten wennen is normaal. Het is dan ook een proces van samen doelen stellen, de dialoog aangaan over wensen en behoeften en elkaar durven aanspreken op gedrag.
Wanneer we met elkaar naar antwoorden blijven zoeken en al doende duidelijkheid krijgen in wat wel en wat niet werkt, dán kunnen we spreken van een gelijkwaardige samenwerking. Samen-werken wordt dan samenwerken!
De uitdaging voor jou als assistant
Van menig assistant vraagt dit om jezelf minder bescheiden op te stellen. Jouw mening telt! Durf hem ook hardop met anderen te delen. Niet op de wandelgangen, maar aan de directietafel. Hardop nadenken is een eerste stap. Vertrouw erop dat jouw vraag of opmerking zinvol is. Verras jezelf én jouw team!
Dit artikel is geschreven door: docent Sabina Brammer. Ze heeft een passie voor gedrag en veranderingen binnen organisaties. Al ruim 10 jaar deelt zij met enthousiasme haar kennis en ervaring. Zij is directeur van BeMotion en begeleidt diverse veranderingstrajecten in zowel de profit als non-profit sector.
Wil jij ook van samen-werken naar samenwerken?
Wil je leren hoe je de stap van samen-werken naar samenwerken maakt? Volg één van onze opleidingen:
Roept het (nieuwe) secretariaat bij jou en jouw collega’s vragen op, zoals: hoe ben ik zichtbaar in de organisatie als persoon en als team? Hoe zeg ik wat ik voel en bedoel? Hoe ontdek en benut je ieders kracht? Hoe spreek je elkaar aan op gedrag? Hoe zorgen we voor een goede werkverdeling en werkoverdracht?
Je krijgt alle antwoorden op dit soort vragen (en ook volop adviezen en tips) tijdens deze 2-daagse incompany cursus Teamwork op het secretariaat. De rode draad is én blijft: beter samenwerken als team!
Lees meer over de incompany cursus Teamwork op het secretariaat
