Een functioneringsgesprek goed voorbereiden doe je zo!

Staat jouw functioneringsgesprek gepland? Of is het net afgerond en twijfel je of je er alles uit hebt gehaald? De een vindt dit een lastig gesprek, de ander juist hét moment om kansen te benutten of om lastige zaken te bespreken. We geven je tips om je goed voor te bereiden en structuur te geven aan het functioneringsgesprek.

Het goed functioneren van medewerkers is én blijft een bron van aandacht, zowel voor de medewerker als voor het management. Daarom worden bij de meeste organisaties naast beoordelingsgesprekken ook functioneringsgesprekken gehouden. In een functioneringsgesprek maak je problemen kenbaar. Vooral ook wensen, zoals het volgen van een opleiding.

Functioneringsgesprekken houd je met je direct leidinggevende. Deze gesprekken zijn altijd toekomstgericht. Aan het eind van het gesprek maak je afspraken die in een volgend gesprek opnieuw behandeld worden.

Een functioneringsgesprek is een dialoog, zowel over het functioneren van de leidinggevende als dat van de medewerker. Er wordt niet over salaris gesproken, dit hoort thuis in een beoordelingsgesprek.

Hoe bereid jij je voor op het functioneringsgesprek?

Er wordt een duidelijke rol van jou verwacht. Het is een tweezijdig gesprek en beide partijen kunnen de structuur en inhoud van het gesprek bepalen. Ter vergelijking: het beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek. De leidinggevende bepaalt dan de uitkomst en de structuur van het gesprek.

Het uitgangspunt is dat jij en je leidinggevende gezamenlijk aangeven wat jullie van elkaar verwachten. De vraag ‘hoe doen wij het in de (nabije) toe­komst?’ is daarbij belangrijker dan de vraag ‘hoe is het in het verleden precies gegaan?’.

1. Kijk naar de afgelopen periode

Gemaakte afspraken

Zijn de afspraken gerealiseerd zoals ze zijn vastgelegd tijdens een vorig gesprek? Bijvoorbeeld de realisatie van de afspraken die in je Persoonlijk Ontwikkeling Plan (POP) vastgelegd zijn. Wat zijn de omstandigheden en oorzaken die tot eventuele afwijkingen hebben geleid?

Werkzaamheden

Hoe heb je de uitvoering van je functie ervaren? Bekijk dit vanuit jouw concrete taken, maar ook vanuit je verant­woordelijkheden, bevoegdheden en wijze van functioneren daarin. Als de uitvoering niet volgens plan verloopt, ga dan samen met je leidinggevende na aan welke competentie(s) je de komende periode gaat werken.

Onderlinge samenwerking

Samenwerking tussen jou en je collega’s:

• Hoe was de samenwerking?
• Hoe staat het met de collegialiteit?
• Hoe val jij in de groep?

Samenwerking tussen jou en je leidinggevende:

• Hoe heb je de onderlinge samenwerking ervaren?
• Wat is je mening over je leidinggevende wat betreft:
  – overleg bij wijzigingen in het werk?
  – regelend en ordenend optreden?
  – openstaan voor het ontvangen van informatie en bereidheid tot het geven van informatie?
  – ondersteunen, helpen, motiveren, begrip tonen, begeleiden?
  – bewaking van de voortgang van kwaliteit van het werk?

Werkomstandigheden

Wat is je mening over zaken als veiligheid, gezondheid, welzijn, behuizing, perso­nele bezetting, abnormale piekbelasting, enzovoorts? Welke omstandigheden hebben positieve of negatieve invloed (gehad) op je werkzaamheden?

2. Kijk naar de komende periode

Wat zijn jouw wensen, ideeën en verwachtingen voor de komende werkperiode op het gebied van de hiervoor benoemde onderwer­pen? Dan gaat het om de constatering van de gebeurtenissen en ervaringen zoals die er zijn geweest in de afgelopen periode. Hier gaat het om het aangeven van hoe het eventueel anders kan.

3. Afspraken

Op welke wijze kunnen de uitgesproken aandachtspunten, taken, wensen en verwachtingen in de komende periode worden gerealiseerd? En welke concrete afspraken maak je met je leidinggevende? Stel ook deadlines.

Over het algemeen gaat het erom dat je aangeeft wat het antwoord is op de vragen: wie, wat, wanneer en hoe. Dit is het uitgelezen moment om samen met je leidinggevende een POP op te stellen en daarin de gemaakte afspraken vast te leggen.

Het is nuttig om onderscheid te maken tussen de korte en lange termijnacties:

• Korte termijn: zet kleine stappen. Wat kun je de komende week al aanpakken of welke acties kun je de komende maand al realiseren?
• Lange termijn: vraag je af waaraan je zult merken dat het probleem er niet meer is als je een jaar verder bent. Wat gaat er dan beter? Hoe is het anders? Bespreek regelmatig met je leidinggevende de voortgang. Zo voorkom je dat je na een jaar bemerkt dat je voornemens niet zijn uitgekomen en het helpt je om je doelen bijtijds bij te stellen.

Aandachtspunten

Je begrijpt dat het houden van functioneringsgesprekken zorgvuldig moet gebeuren. Als medewerker moet je je ‘veilig’ voelen tijdens dit gesprek. Met de volgende aandachtspunten waarborgen jij en je leidinggevende de zorgvuldigheid:

• Je geeft aan over welke punten je wilt gaan praten.
• Maak hiervoor een korte agenda.
• Spreek van tevoren af hoeveel tijd jullie nodig hebben.
• Maak aantekeningen of een verslag van dit gesprek.
• Zorg dat jullie niet worden gestoord tijdens het gesprek.

Veel succes!
Anne Hallema, voormalig docent opleiding HR Assistent.

---

Aanvullende tips voor een goede voorbereiding

Van management assistants horen we vaak:

• Wat gaat er straks binnen mijn organisatie veranderen en hoe ziet mijn positie er dan uit?
• Ik wil me hierop voorbereiden. Wat kan ik doen?
• Hoe krijg ik mijn balans weer terug (tussen thuis en op kantoor werken)?
• Hoe ga ik – met goede energie – de toekomst in?

Onze opleidingsadviseur Marjan Muller helpt je graag om jouw huidige situatie onder de loep te nemen en van daaruit weer de volgende stap te zetten naar volgend jaar. Ze heeft enkele aanvullende tips voor je:

1. Lastige collega’s? Houd het functioneringsgesprek zakelijk en vraag je af of het functioneel is om het op dat moment te bespreken.
2. Loop je tegen bepaalde zaken aan, krop dit dat niet op tot het functioneringsgesprek en bespreek het direct.
3. Stel jezelf vooraf vragen over wat beter kan. Hoe is het met de werkplanning? Is er goed werkoverleg? En bedenk daarbij oplossingen.
4. Pak je gelegenheid en maak een overzicht van de belangrijkste prestaties die je geleverd hebt en benoem deze tijdens je functioneringsgesprek.
5. Wil je jezelf ontwikkelen en een cursus volgen? Zorg dat je voorbereid het gesprek ingaat, zoek de mogelijkheden uit. Benoem de competenties die je wilt ontwikkelen en maak de vertaalslag* naar wat de voordelen zijn voor de organisatie.
6. Lees het verslag goed door. Ben je het niet helemaal eens met het verslag? Vraag je leidinggevende om het aan te passen. Of vraag je leidinggevende de bezwaren aan het verslag toe te voegen.

*Maak gebruik van persoonlijk ontwikkelingsadvies

Vind je het – net zoals zoveel assistants – lastig om de vertaalslag van jouw ontwikkelingswensen naar een concrete opleiding te maken? Het is belangrijk om jouw specifieke behoefte vast te stellen, zodat je goed voorbereid bent op je functioneringsgesprek. Marjan helpt je graag om dit te koppelen aan een opleiding die jou én je organisatie helpt. Geheel vrijblijvend uiteraard!

Bel Marjan Muller op 040-2 974 947 of mail haar: opleidingsadvies@secretary.nl. Of bekijk alvast wat opleidingen op HBO-niveau:

• Opleiding Senior Management Assistent
• Zelfstudie Managementassistent
• Opleiding Hoger Management Support
• Cursus Tech-savvy assistant
• Opleiding Future Work Skills voor de management assistent
• Opleiding Praktisch projectmanagement
• Jaaropleiding Management Assistent Master