Finance basics voor de assistant

Revenue, ebitda, P&L, balance sheet, forecast… allemaal termen die een assistant bij grote organisaties regelmatig tegenkomt. Je hoeft geen financiële wizzkid te zijn om marktdenken te ontwikkelen. We weten immers allemaal dat organisaties de stuwende kracht van onze economie zijn en dat er geld verdiend moet worden.

Er geldt echter een aantal universele wetten in het bedrijfsleven. Voor een assistant zijn deze wetten cruciaal om te weten en begrijpen, want elke organisatie die succesvol wil worden én blijven moet zich houden aan deze regels.

Universele wetten in het bedrijfsleven

De manier waarop een organisatie geld verdient (het verdienmodel) verschilt. Of je nu bij een non-profitorganisatie werkt of in het bedrijfsleven, er is altijd een verdienmodel. En er zijn veel verschillende soorten verdienmodellen, zoals het handelsmodel, abonnementsmodel, reclamemodel, adviesmodel, verbruiksmodel, veilingmodel, leasemodel en nog meer.

Bij investeringsaanvragen wordt er door financiers altijd eerst gekeken naar het verdienmodel. Het laat namelijk zien of een ondernemer goed heeft nagedacht over doelgroep, koopgedrag, mediagedrag, interesse, wensen, behoeften, prijs en concurrentie. Ook of er genoeg geld verdiend kan worden om de investering binnen een bepaalde tijd terug te betalen (terugverdientijd).

Als een organisatie meer waarde verbruikt dan het produceert, dan zal het geld verliezen en falen. Het is de taak van de afdeling Finance om een organisatie zo te managen dat middelen efficiënt benut worden, de meest waardevolle projecten worden uitgevoerd, dat de organisatie concurrerend blijft en iedereen zijn/haar baan kan behouden.

Basisprincipes in bedrijfsvoering

Om het bedrijfsproces van de afdeling Finance op hoofdlijnen te begrijpen, geldt er een aantal basisprincipes in bedrijfsvoering:

• Cashflow
  Kan de organisatie genoeg cash genereren? Wat zijn de bronnen hiervoor? Hoe wordt het geld gebruikt? Zonder beschikbaar geld, kan een organisatie in de problemen komen, zelfs als alle andere aspecten van het verdienmodel – winstmarge en snelheid – er goed uitzien.Als de organisatie voldoende cash genereert, is het in een betere positie om te  groeien. De organisatie kan betere investeringsbeslissingen nemen en is meer in controle als het eigen geld gebruikt in plaats van dat van investeerders.

• Marges en snelheid
  Een organisatie maakt gebruik van eigen geld of geld van anderen om te investeren in de organisatie. De dingen waarin is geïnvesteerd – of het nu om producten, winkel of website gaat – zijn de bedrijfsmiddelen (activa).Hoeveel geld kan worden gegenereerd met deze activa? Wat voor soort geld wordt teruggegeven door het gebruik? Kortom, wat is het rendement op de activa? Een organisatie moet de business regel volgen: het rendement op de activa moet groter zijn dan de kosten van het gebruik met hun eigen geld of dat van anderen.Het behalen van een goed rendement op activa bestaat uit twee componenten – winstmarge en snelheid. Een kruidenier zal meer verdienen als het in staat is om de schappen leeg te verkopen en de goederen dagelijks te vervangen. Door een hogere omloopsnelheid van de voorraad, verkoop je uiteraard meer producten en behaal je meer winst.

• Groei
  Groei is cruciaal voor elke organisatie. Het geeft energie en creëert nieuwe kansen. De organisatie moet weten hoe en waarom de organisatie groeit; en of de groei kan worden volgehouden. De verkoop kan misschien wel groeien, maar als de problemen met geld verergeren moet de organisatie een voorzichtigere aanpak hanteren en een stap terug doen.Draait de organisatie om het genereren of het consumeren van contant geld? Verbetert of verergert de ontwikkeling van de winstmarge?

• Klanten
  Een universele wet van het bedrijfsleven is dat geen enkele organisatie kan gedijen zonder klanten. Ondernemers moeten altijd op de hoogte zijn van hun klanten. Wat is de beste manier om de klant te leren kennen? Is het mogelijk om de klant te observeren of  met ze in gesprek te gaan? Zoek uit wat klanten nodig hebben.Een organisatie moet duidelijk weten wat de klant koopt. Het zijn misschien niet alleen de fysieke producten of diensten, maar immateriële kwaliteiten zoals betrouwbaarheid en gemak.

Hoe ziet het bedrijfsproces van de afdeling Finance van jouw organisatie eruit?

Je kunt voor jezelf de antwoorden zoeken op de volgende vragen, om voor jezelf in de praktijk beter inzicht te krijgen in het bedrijfsproces van Finance binnen jouw organisatie:

• Wat zijn de dagelijkse operationele kosten?
• Wanneer bereikt de organisatie break even?
• Hoeveel kapitaal is nodig? (bijvoorbeeld voor nieuwe initiatieven of innovatie)
• Wat zijn de volumes? (hoeveel wordt er geproduceerd)
• Wat is de snelheid? (hoe snel bereikt jullie dienstverlening/product de klant)
• Wat is de winstmarge waarin je organisatie niet alleen kan overleven, maar ook groeien?
• Wat zijn de prijzen van jullie producten/diensten?

Wanneer je globaal inzicht hebt in bovenstaande bedrijfswetten:

• begrijp je de besluitvorming en strategie beter binnen je organisatie.
• ontwikkel je marktdenken en ben je jezelf bewust van ontwikkelingen binnen je organisatie, concurrentie en branche.
• kom je vanzelf kansen tegen in het bedrijfsproces van Finance waar je vanuit je rol als assistant verder in kan bijdragen.

Geschreven door Dania van Damme, docent van de opleiding Business Assistant

Dit is deel 3 van de reeks artikelen over het onderwerp Business Assistant:

• Deel 1: Next Level Assistant; de Business Assistant
• Deel 2: Business Assistant; de basis
• Deel 4: HR basics voor de Assistant
• Deel 5: Sales basics voor de assistant
• Deel 6: Wat de assistant moet weten over Operations Management

Opleiding Business Assistant

Het doel van deze 5-daagse opleiding is om jouw vak naar een hoger niveau te tillen. Wanneer je inzicht hebt in bedrijfsstructuren en -processen en een volledig geïntegreerd lid bent van een management team, draag je substantieel bij aan de productiviteit, performance en efficiency van executives, teams en bedrijven.  Je krijgt handvatten en modellen aangereikt waarmee je een sterke gesprekspartner wordt.

Bekijk de opleiding Business Assistant