Het geheim van een bevlogen secretaresse

Adhoc inspelen op de vraag van de dag, doen wat nodig is, is je waarschijnlijk met de paplepel ingegoten. Maar wat is nodig om op lange termijn duurzaam inzetbaar te blijven als secretaresse? En hoe blijf je hierin bevlogen? Hoe houd je jouw passie voor het vak?

Met die vragen gingen wij aan de slag. Naast het feit dat je je natuurlijk vakinhoudelijk wilt blijven bijscholen, is het ook van belang dat je regelmatig eens de balans opmaakt over je werkinhoud en of je je talenten optimaal inzet.

Waar krijg jij energie van? Waar zou JIJ wel meer van willen doen? Want door te doen waar jij goed in bent en wat je leuk vindt, maakt dat jij als secretaresse het beste uit jezelf haalt en bevlogen wordt in jouw vak.

Wat gebeurt er in de huidige tijd met het takenpakket van de secretaresse?

We merken zeker in deze tijd van reorganisaties, dat steeds meer taken worden neergelegd bij de secretaresse. Te denken aan taken op het gebied van P&O, marketing en financiën.

Onlangs werd ik gebeld door een HR manager. Ze gaf aan dat het bedrijf gaat krimpen. Haar functie als HR manager vervalt daardoor omdat er te weinig taken overblijven om een echte HR manager hier verantwoordelijk voor te houden. Er kan dus bezuinigd worden op FTE. Maar wat blijkt, de directiesecretaresse heeft wel een aantal HR taken erbij gekregen. Dus zij heeft meer verantwoordelijkheden en taken en van haar wordt verwacht dit allemaal gewoon erbij te doen.

Wat vind je daarvan? Supergaaf, al die nieuwe uitdagingen? Of haalt het juist de glans af van jouw vak? Is dit wat je wilt? En wat als je de extra taken niet wilt? Hoe pak je dat dan aan?

Wat is bevlogenheid en wat heb ik eraan?

Ik hoor je denken; ‘Bevlogen? Mooi woord, maar wat is het precies en wat heb ik eraan?’ Iemand die bevlogen is heeft een hoge mate van energie, kan op tijd stoppen met werken om zich op te laden, is succesvol doordat zij werkt met haar talenten en werkt met veel werkplezier. Iemand ervaart het alsof het alsof ze in een flow zit.

Mogelijke positieve effecten van bevlogenheid zijn bijvoorbeeld:

• Het verhogen van je aantrekkingskracht als professional binnen en of buiten de organisatie
• Het krijgen van meer waardering en een betere beloning
• Het vergroten van je geluksgevoel

De vijf kenmerken van een bevlogen secretaresse:

• Het geven en nemen van de persoon is in balans
• Ze doet het werk samen
• Ze heeft vertrouwen in eigen kunnen
• Ze kan veel taken aan met een hoge complexiteit
• Ze stelt eigen doelen voor zichzelf en voor de organisatie

Wat kun je zelf doen in het verkrijgen van meer bevlogenheid?

Ga eens in gesprek met een collega en/of leidinggevende en vraag eens welke kwaliteiten hij/zij bij jou ziet. Hoe meer jij bewust bent van je kwaliteiten, hoe meer jouw zelfvertrouwen toeneemt en hoe beter jij presteert. Het geven van positieve feedback heeft sowieso een langdurig positief effect op jullie relatie.

Daarnaast is het ook effectief om een overzicht te maken van werktaken en verantwoordelijkheden en daarin te bepalen welke energiegevers en -nemers zijn. Als je jouw talenten, werktaken en energiegevers en –nemers in kaart hebt, kun je betere eigen keuzes maken in het werk en daarmee bereiken wat je écht wilt.

Wil je samen met jouw team aan de slag?

De manier om zélf je baan te veranderen in mooier werk is door het gebruik maken van de techniek van het jobcraften. Dit betekent letterlijk je baan boetseren. Dit leidt direct tot meer bevlogenheid. In de incompany training Fluitend aan het werk passen we deze techniek optimaal toe.

Samen met je team kijk je hoe jullie omgaan met bepaalde taken. Je maakt samen een plan en kijkt wie welke taken er juist graag bij wil krijgen of hoe je beter met een gedeelde taak kunt omgaan. Na één dag ben je in staat om je eigen baan zó te boetseren dat je het optimale uit jezelf en je werk haalt. Je maakt bewustere keuzes in je werk.

We maken gebruik van het zichtbaar maken van je blinde vlek. Een blinde vlek is het gedrag wat anderen van jou zien, bijvoorbeeld een talent. Dit talent is voor jou zo vanzelfsprekend is, dat je het zelf niet meer ziet. Hoe meer feedback je krijgt van je collega’s hoeveel beter wordt jouw zelfbeeld. Op het moment dat je een goed zelfbeeld hebt kun je jouw loopbaan nog beter sturen naar waar jij op af wilt gaan.

En? Wat ga jij morgen anders doen?

Geschreven door: Ilse Keuten en Peggy Derrez

Bekijk de incompany training: Fluitend aan het werk