Hoe scoort een vergaderapp in de praktijk?

Wist jij dat we gemiddeld een kwart van onze werktijd aan vergaderen besteden? Wees gerust, want vergaderen kan een stuk vlotter en efficiënter met een vergaderapp. Lees de ervaringen van de Gemeente Utrecht en het Jeroen Bosch Ziekenhuis.

Gemeente Utrecht vergadert sinds 2013 papierloos

Gemeente Utrecht heeft goede ervaringen met papierloos vergaderen – oftewel digitaal vergaderen. Ze waren vooral overgestapt omdat ze tijd wilden besparen in het voorbereidingsproces. Zo werden meetings gepland via Outlook en de vergaderdocumenten geprint en per post verstuurd of verspreid via e-mail. Dit was erg omslachtig omdat bij wijzigingen telkens dezelfde handelingen opnieuw gedaan werden.

Bij een vergaderapp is dat voorgoed verleden tijd: alle documenten worden centraal opgeslagen en met slechts één handeling verspreid je ze naar alle deelnemers. Eventuele wijzigingen of addenda worden automatisch geüpdatet, dus er zijn geen zorgen meer om verschillende versies die in omloop zijn.

Een ander voordeel van een app is dat agenda’s en documenten 24/7 vanaf elk apparaat beschikbaar zijn, zodat je de geschiedenis, besluiten en actiepunten altijd paraat hebt. Gemeente Utrecht heeft Het Nieuwe Werken ingevoerd, waardoor digitaal vergaderen nog beter uitpakt: werknemers zijn niet langer genoodzaakt om vanaf hun vaste werkplek de vergaderstukken in te zien.

Ziekenhuis helpt het vergaderproces op de been

Een goede vergaderapp bereik je vanaf je pc of tablet, maar je kunt het ook inbouwen in de interne infrastructuur van je organisatie. Vaak is echter de implementatie van de techniek niet de grootste hobbel die je moet nemen als je een verandering wilt doorvoeren. Digitaal vergaderen vraagt namelijk om een andere manier van werken en dat stuit weleens op weerstand…

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis in ‘s-Hertogenbosch startte met een kleinschalige pilot met enthousiastelingen van het eerste uur, om de vergaderapp intern geaccepteerd te krijgen. Deze groep bestond uit managers en management ondersteuners die na een korte workshop direct met de app aan de slag gingen; de werking van de app bleek erg intuïtief.

Nu heeft iedere manager en iedere manager met een secretaresse toegang en werkt zelfs de Raad van Bestuur en de OR ermee. Zij ervaren het gemak doordat ze tijdens de vergadering direct kunnen annoteren in de digitale documenten en dit met een druk op de knop kunnen delen met geselecteerde deelnemers. Helaas maakt nog niet iedereen optimaal gebruik van de notuleer-functie omdat niet alle vergaderdeelnemers met dezelfde vergaderapp werken.

Beide organisaties werken met de vergaderapp van iBabs: platform onafhankelijk en intuïtief. Wil je de complete case study van de Gemeente Utrecht nog eens nalezen?

Download de case study van de Gemeente Utrecht