Een berg werk na je vakantie? Weg ermee dankzij deze tips

Vakantie… Een tijdje niets hoeven en een leeg hoofd zijn heerlijk. Helaas stapelen de e-mails en taken zich ondertussen wel op. Als er dan zo’n berg werk op je wacht, kan de moed je meteen in de schoenen zakken.

De verleiding is groot om dan wat anders te gaan doen. Bijkletsen met collega’s, wat langer koffie halen, het laatste nieuws checken of nog even dat spelletje op je telefoon doen. Ondertussen wordt je achterstand alleen maar groter… Pak het dit jaar eens anders aan.

Relaxed weer aan de slag

Als je weet dat je de achterstand snel kunt wegwerken, voelt het een stuk minder zwaar. Spreek met jezelf af dat je in twee dagen je inbox en postvak leeg hebt. Dan ben je daarna weer klaar om aan de slag te gaan en begin je het nieuwe ‘seizoen’ met een ontspannen gevoel.

En wat doe je met de stapel werk? Met je normale manier van werken, red je het niet. De meeste assistants beginnen gewoon bovenaan de stapel en proberen zover mogelijk te komen. Als je een achterstand hebt, is dat niet handig. Alleen al omdat je waarschijnlijk meerdere e-mails hebt over hetzelfde onderwerp. Dan wil je alleen op de laatste e-mail hoeven reageren. Als je het niet slim aanpakt, ben je er dus meer tijd mee kwijt dan nodig is. En dan is het logisch dat je het uitstelt.

Maak het jezelf gemakkelijk: enkele tips

Hoe help je jezelf door de berg werk? Een aantal tips:

1. Laat je out-of-office reply drie dagen langer doorlopen
   Geef jezelf een paar extra dagen na je vakantie. Dan kun je eerst door de achterstand heen werken voordat je op nieuwe e-mails reageert. Zo voorkom je dat je achter de feiten aan blijft lopen.
2. Begin met eerst alles weg te gooien wat weg kan
   De reclamefolders waar je niets mee wilt, kunnen meteen de papierbak in. Haal ook alvast alle post uit de enveloppen en je tijdschriften uit de plastic hoezen. En doe dat ook met je inbox. Gooi alle spam weg, net als alle nieuwsbrieven die je niet meer wilt lezen.
3. Maak stapels van dezelfde soort post
   Dan kun je ze als stapel verwerken, in plaats van één voor één. Leg bijvoorbeeld alle tijdschriften op een stapel, alle rekeningen en alle overige brieven. Als je dezelfde soort stukken achter elkaar verwerkt, gaat het een stuk sneller.
4. Sorteer je inbox afwisselend op afzender en op onderwerp
   Als je alle e-mails van dezelfde persoon bij elkaar hebt staan, weet je zeker dat de laatste e-mail bovenaan staat. Hetzelfde geldt voor e-mail discussies: sorteer je inbox op onderwerp. Dan kun je steeds op de laatste e-mail reageren. In Outlook sorteer je je inbox op verschillende categorieën met de knop ‘Gerangschikt op: Datum’, linksboven de e-mails in je inbox.
5. Wissel ‘quick wins’ en grote zaken af
   Als je achter elkaar lange, ingewikkelde e-mails moet verwerken, kan dat heel demotiverend zijn. Wissel het af. Als je twee of drie grote e-mails hebt verwerkt, doe dan even tien korte mailtjes. Dan houd je het voor jezelf behapbaar.
6. Baken de tijd af
   Als je een eindtijd voor jezelf afspreekt, heb je iets om naartoe te werken. Zet bijvoorbeeld een kookwekker op twintig minuten en neem dan pauze. Als je de achterstand stukje bij beetje wegwerkt, ben je altijd nog eerder klaar dan wanneer je het drie dagen blijft uitstellen.

Het gehele jaar door zo efficiënt mogelijk werken?

Lijkt werken meer op brandjes blussen dan op structureel bezig zijn – ook ver na je vakantie? Wordt je to-do list alleen maar groter? Lost harder werken het probleem niet op?

De cursus Digitaal Timemanagement voor de assistant leert jou je tijd efficiënt te gebruiken. Door slimmer (digitaal) te werken haal je meer uit je dag en werk je effectiever. Je krijgt dus écht meer gedaan en je laat jezelf niet meer leiden door allerlei ad hoc zaken. Met training Outlook: een lege inbox. Dat klinkt vast als muziek in je oren na je vakantie…