Toekomst: twee soorten secretaresses

De technologische ontwikkelingen van de afgelopen vijftien jaar hebben het secretaressevak sterk veranderd. Door de digitalisering handelt de moderne manager taken als correspondentie tegenwoordig zelf af, waardoor er voor de secretaresse meer ruimte is voor vakinhoudelijkere zaken. De toegevoegde waarde zit nu meer in het meedenken met de manager en proactief bezig zijn.

Trend: sparren op inhoud

Het is de uitkomst van een paneldiscussie met enkele ervaren secretaresses uit het vakgebied. Zij merken dat door de verandering het aanzien van het vak ook verbeterd is. “Vroeger had men vaker een negatief beeld van het secretaressevak, nu is er meer respect”, aldus een van de ondervraagde secretaresses. “Het is nog wel dienst verlenen, maar niet meer op een gedienstige manier.” Sparren op inhoud is de nieuwe trend. “Managers vinden het leuk als ze merken dat je weet wat ze allemaal in hun portefeuille hebben”, aldus een ander.

Digitalisering heeft ook keerzijde

De digitalisering heeft het werk een stuk makkelijker gemaakt, vinden de meesten. E-mailafhandeling, het inplannen van vergaderingen en het boeken van reizen kan allemaal een stuk sneller. Toch zien de secretaresses ook een keerzijde. Vroeger ging alle post langs de secretaresse, waardoor zij alle informatie beschikbaar had. “Berichten komen nu verspreid door het bedrijf binnen, dus moet je veel proactiever achter je informatie aan.”

Ook het inplannen van vergaderingen loopt niet altijd even soepel nu niet meer vooraf de beschikbaarheid via de telefoon wordt gepolst. “Tegenwoordig plannen we de vergadering in een elektronische agenda en zien we wel wie deze accepteert. Je bent snel het overzicht kwijt.”

Ook de afhankelijkheid van de techniek leidt tot nieuwe zorgen, want wat als het IT-systeem platligt? En dan is er nog de opkomst van social media. Eén van de secretaresses merkt op: “Vijftien jaar geleden hoefde ik me niet druk te maken als de receptioniste een keer een slechte dag had en onvriendelijk deed tegen een bezoeker. Dan had je hooguit één ontevreden klant. Nu ben ik als de dood dat er iets negatiefs gebeurt en het meteen op Twitter staat. Want je krijgt het er niet meer af.” Toch is ze net als de rest liever nu secretaresse dan in 2000. “Ik moet er niet aan denken om vijftien jaar terug in de tijd te gaan! No way!”

Toekomst: twee soorten secretaresses

Pieter van der Houwen, directeur en oprichter van VAN DER HOUWEN recruitment, denkt dat de toegenomen digitalisering de komende jaren zal leiden tot een verdere verandering van het vakgebied. “Er zullen twee soorten secretaresses komen. Eén die puur de administratieve zaken afhandelt en een die echt op strategisch niveau meedenkt met de leidinggevende.”

Verdwijnen zal de secretaresse daardoor niet, denkt hij. “Het werk van het eerste type kan dan ook heel goed uitbesteed worden aan shared service centers die werken voor meerdere managers, vaak de afdelingsmanagers. Voor het tweede type zal er altijd een rol blijven als persoonlijke assistent. Zeker bij CEO”s.” Maar dan nog meer op inhoudelijk niveau verwacht hij. “Ik zie de directiesecretaresse zich ontwikkelen naar de rol van een soort chief of staff.”

Deze paneldiscussie is geïnitieerd door werving- en selectiebureau VAN DER HOUWEN recruitment. Lees hier het volledige verslag over de ontwikkelingen van het secretaressevak in de afgelopen 15 jaar.

En jij? Tot welke soort secretaresse behoor jij?

Wij zijn het volledig eens met deze ontwikkelingen. Het secretaressevak verandert, ga jij daarin mee of niet? Secretary Management Institute biedt diverse opleidingen op strategisch niveau, zoals:

• Jaaropleiding Secretary Management Master
• Opleiding Senior Assistant op strategisch niveau
• Opleiding Senior Assistant in corporate governance
• Opleiding Senior Teamleider

Of bekijk hier ons totale aanbod opleidingen voor (toekomstige) secretaresses:

Secretaresse opleidingen