Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Samenwerken management » Jouw toegevoegde waarde voor het secretaresse team

Jouw toegevoegde waarde voor het secretaresse team

Samenwerken secretariaatEen goede samenwerking bereik je door slim gebruik te maken van elkaars sterke punten. Soms werk je met iemand samen waarmee je direct een ‘klik’ hebt en elkaar aanvoelt:

  • Die ene manager waarbij je aan een half woord genoeg hebt, hij/zij is van de grote lijnen uitzetten en jij zet de puntjes op de ‘i’.
  • Jouw duo-collega, die punctueel de planning bijhoudt, terwijl jij de directieleden ‘achter de broek aan zit’.

Deze samenwerkingen zijn zeldzaam of bereik je door jarenlange ervaring. Wat doe je met die momenten waarin de samenwerking minder soepel verloopt?

Minder misverstanden door meer begrip

Iedereen beschikt over eigen talenten. Het kan echter gebeuren dat deze talenten niet tot bloei komen, omdat je elkaar niet begrijpt. Er gaat dan veel tijd en energie verloren in misverstanden en discussie over waarom iets wel of niet op die manier is gegaan.

In deze situaties helpt het om het hoe en waarom rondom die taak even te parkeren en het gesprek aan te gaan over waardoor het komt dat jullie er beiden anders over denken. Meer inzicht in elkaars denkwijze en verschillende talenten, helpt bij een beter begrip voor elkaars aanpak. Als je voorbij jouw eigen overtuigingen durft te kijken en open kan staan voor de zienswijze van die ander, zou het zomaar kunnen zijn, dat jullie elkaar eigenlijk heel goed aanvullen!

Ergenis bij je managerMisschien erger je nu aan die inflexibele collega, die als enige van het team de dossiers niet wil weggooien, terwijl iedereen zich hard inzet voor een overzichtelijk archief. Iedereen geeft gas, en die ene collega zet de hakken in het zand. Deze inflexibele collega kan juist voor de balans zorgen in het team, door een pas op de plaats te maken en kritisch te zijn op de vraag: “Moeten we dit wel zo doen?”. Het blijkt dan, dat deze collega de papieren dossiers wel wil weggooien, maar niet voordat er een goede digitale back-up is gemaakt.

Als we meer zicht hebben op elkaars talenten door onze denkwijze te delen, begrijpen we beter waarom iemand doet zoals die doet. Er ontstaan minder misverstanden.

Ken je elkaars kwaliteiten en talenten van jouw collega’s?

Als iedereen in het team haar eigen talent inzet, krijg je een sterk team dat van alle markten thuis is. Automatisch verzorgt iedereen de werkzaamheden die zij leuk vindt en zijn er gewoontes ingeslopen; je weet immers wie geschikt is voor welke taak en ook wie je juist niet moet vragen.

Deze inzichten zijn vaak ontstaan op basis van ‘zo doen we dat nu eenmaal’ of op basis van onbewuste vooronderstellingen. Je kunt de werkzaamheden nog beter afstemmen door met elkaar te onderzoeken waar iedereen goed in is met behulp van het kleurenmodel Insights Discovery.

Jouw talent inzichtelijk maken

Insights Discovery ModelInzicht in jouw talenten krijg je met het vier kleurenmodel van Insights Discovery (blauw, rood, geel, groen). Hiermee wordt jouw toegevoegde waarde in het team inzichtelijk.

De vier basiskleuren geven een helder beeld van jouw voorkeuren. Iedereen heeft alle vier de kleuren tot zijn beschikking. Door de persoonlijke voorkeur en de context zijn bepaalde kleuren meer of minder te zien.

Uit onderzoeken weten we dat ieder mens ertoe neigt gedrag te ontwikkelen dat in de basis overeenkomt met één van de vier kleuren. Ook is het heel normaal, dat je een allergie hebt voor een bepaalde voorkeur kleur. Meestal is dat het tegenovergestelde type, zoals het – ik zit vol met idee-ballonnetjes – gele type, tegenover het – ik prik alle ballonnetjes één voor één kapot – blauwe type. Op goede dagen kunnen zij elkaar geweldig aanvullen. Op slechte dagen verstaan ze elkaar minder goed en werken elkaar onbewust zelfs tegen.

Uitleg van de kleuren

De kleurentypen zijn gebaseerd op het gedachtengoed van C.G. Jung. Insights Discovery heeft een goed onderbouwd model ontwikkeld. Hieronder de vier basistypen:

  • Blauw: De introverte denker heeft talent voor onderzoekend en accuraat werken. Zij denkt in stappen en logische lijnen en is daarmee onmisbaar bij de voorbereiding en bewaking van projecten. Haar precisie zorgt ervoor dat zij niet snel fouten maakt. Zij weet het team gestructureerd te laten werken.
  • Rood: De extraverte denker heeft talent voor resultaat- en actiegericht werken. Zij wil presteren en voorop lopen en is onmisbaar bij het bereiken van ogenschijnlijk onmogelijke doelen. Haar wilskracht en veeleisendheid zijn vaak een inspiratie voor anderen. Zij weet het team te activeren de geplande doelen te behalen.
  • Geel: De extraverte voeler heeft talent voor creatief en interactief samenwerken. Zij heeft oog voor mogelijkheden en innovaties. Zij is onmisbaar bij de ontwikkeling van een toekomstvisie en nieuwe ideeën. Ze heeft de gave om ongewone verbindingen te maken. Zij kan het team motiveren om te durven dromen.
  • Groen: De introverte voeler heeft talent voor zorgvuldig en mensgericht werken. Zij heeft gevoel voor sfeer en harmonie. Zij is onmisbaar bij het gesprek over waarden en normen. Het groene type heeft oog voor alle teamleden en draagt zorg voor een ontspannen sfeer. Zij kan veiligheid creëren voor een teamdialoog.

Kleurenuitleg Insights Discovery

Omgaan met de verschillen

De verschillende kleurentypes brengen een uniek talent in het team, wat je bij het uitvoeren van een gezamenlijk project goed kan gebruiken:

  • Een goed functionerend secretariaatsteam heeft iemand nodig, die de planning goed bewaakt (precies blauw).
  • Echter we hebben niets aan een goede planning, als we ook niet een collega hebben, die ervoor zorgt dat iedereen zich aan die planning houdt (resultaatgericht rood).
  • En als we als team alleen maar blijven gas geven, vallen we straks allemaal om, dus de collega, die de teamsfeer bewaakt is onmisbaar (zorgzaam groen).
  • En tot slot zorgt de collega met de informele houding voor enthousiasme en draagvlak bij de andere afdelingen, zodat je als secretariaatsteam meer invloed krijgt op de collectieve werkwijze (netwerkend geel).

Doe de test en ontdek jouw/jullie kracht

Speciaal voor diegenen die snel inzicht willen in de toegevoegde waarde voor het team, heb ik een QuickScan gemaakt. Leuk ook om samen met jouw collega’s te doen en hiermee het gesprek te openen over de verschillende talenten in het team en jullie samenwerking.

De kleur met de hoogste aantal punten geeft aan in welk kleuren kwadrant jouw grootste talent ligt. De scores achter de andere kleuren laten jouw unieke kleurendynamiek zien. Vele combinaties zijn mogelijk. Deze Quickscan geeft een indicatie en eerste inzicht. Voor een uitgebreidere analyse raad ik de officiële Insights Discovery vragenlijst aan.

Ga naar de gratis online Talentenscan

Geschreven door: Sabina Brammer, incompany trainer en docent van de opleiding Teamleider secretariaat en InCompany teamcoach voor een betere samenwerking op het secretariaat.

Lees ook de blogs:

Opleiding Teamleider secretariaat

Download brochure Teamleider SecretariaatWil je als (beginnend) leidinggevende de secretaresses die op het secretariaat werken coachen en inspireren, om zodoende het beste eruit te halen voor zowel het team als de organisatie? Groeien in doortastend zijn, overzicht houden, beslissingen nemen en ingrijpen of complimenteren?

Met deze 5-daagse opleiding Teamleider Secretariaat op HBO-niveau leer je hoe je dit doet en vergroot je jouw kennis en inzichten. Zo word je een gedegen gesprekspartner voor zowel het secretariaat als het management.

Lees meer over de opleiding Teamleider Secretariaat

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

6 richtlijnen voor effectief brainstormen

Wie blijft volhouden dat creativiteit onbelangrijk is, heeft het mis. Goed mis. Het World Economic …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *