Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Samenwerken management » Samenwerken op het secretariaat, lastig of juist leuk?

Samenwerken op het secretariaat, lastig of juist leuk?

Samenwerken secretariaatIn het huidige tijdsbeeld zien we dat – door de digitalisering en de bedrijfseconomische aspecten – steeds meer wordt samengewerkt vanuit het secretariaat. De één vindt het ingewikkeld en de ander vindt het prettig.

Samenwerken op het secretariaat biedt diverse voordelen. Zo kun je het minder leuke werk met je collega’s delen, kun je jouw talenten maximaal benutten en bovenal heb je meer plezier met elkaar.

Het is echter ‘jammer’ als de fijne een-op-een-samenwerking met je manager verdwijnt. Door de uniformiteit is er daarnaast vaak minder ruimte voor creativiteit en eigen wijze van aanpak. Er is minder direct gevoel van waardering en het contact met het management wordt vaak als onpersoonlijker ervaren.

Wat maakt de samenwerking tot een succes? Do’s en don’ts

Uniformiteit is essentieel: je maakt afspraken met elkaar om een optimale dienstverlening te garanderen. Het is belangrijk dat je elkaars werk over kunt nemen. Daarnaast mag het niet uitmaken wie een vraag stelt en is een eenduidig antwoord belangrijk.

WSamenwerken: 1 + 1 = 3at moet je absoluut niet doen:

  • elkaars vliegen afvangen;
  • zaken voor elkaar laten liggen;
  • onbegrip voor de ander als er iets niet is gelukt;
  • de kantjes ervan aflopen.

En wat dan wel:

  • heb respect voor verschillende werkwijzen en persoonlijkheden;
  • stem periodiek processen met elkaar af. Er vanuit gaan dat iets op een logische wijze wordt opgepakt, wil niet zeggen dat dit ook echt gebeurt (jouw logica is misschien niet hetzelfde als die van een ander);
  • sta open voor het loslaten van oude werkzaamheden;
  • probeer te vermijden dat je snel iets tussendoor doet, waardoor de uitvoering niet meer traceerbaar is. Het kan behoorlijk lastig zijn, als achteraf blijkt dat er iets niet helemaal goed is gegaan;
  • zorg voor voldoende ruimte op de afdeling. Je loopt een ander ‘voor de voeten’ als je te krap zit. Houd rekening met je collega’s, door bijvoorbeeld zachter te praten (ook aan de telefoon);
  • neem de tijd voor elkaar, plan bijvoorbeeld een lunch;
  • maak zaken bespreekbaar die niet helemaal goed zijn gegaan, en ook zeker zaken die wel goed zijn gegaan. Plan regelmatig overleg;
  • kom gemaakte afspraken ook na en blijf scherp op kwaliteit.

Ownership versus taak- en rolverdeling: enkele aanvullende tips

Soms dien je de organisatie door ja te zeggen, ook wanneer je nee zou moeten zeggen volgens de afspraken op het secretariaat. Ben je bewust van de afweging die je maakt en communiceer dit ook naar de vragers, zodat ook zij zich hier bewust van zijn.

Stel je flexibel op. Met een groot aanpassingsvermogen kun je omgaan met tegenstrijdige belangen en hierop inspelen. Toon initiatief, zie kansen en handel hiernaar: liever proactief dan passief afwachten.

Weet wat er in de organisatie speelt en ben je bewust van je eigen voorbeeldfunctie in jouw rol als secretaresse. Ben consequent en consistent in je gedrag.

Het uitgangspunt is dat de samenwerking op de eerste plaats staat en niet het ‘eigen werk’.

Bodielle NooitgedagtDit blog is geschreven door Bodielle Nooitgedagt. Bodielle heeft diverse organisaties begeleid in hun ontwikkelingsproces. Ze is auteur van de boeken ‘zelfmanagement’ en ‘duobanen’ en wordt vaak omschreven als enthousiast, prikkelend en lekker praktisch. Ze is in onderstaande cursus beoordeeld met een 9,3!

Incompany cursus: Teamwork op het secretariaat

Roept het (nieuwe) secretariaat bij jou en jouw collega’s vragen op, zoals: hoe ben ik zichtbaar in de organisatie als persoon en als team? Hoe zeg ik wat ik voel en bedoel? Hoe ontdek en benut je ieders kracht? Hoe spreek je elkaar aan op gedrag? Hoe zorgen we voor een goede werkverdeling en werkoverdracht?

Je krijgt alle antwoorden op dit soort vragen (en ook volop adviezen en tips) tijdens de 2-daagse incompany cursus Teamwork op het secretariaat. De rode draad is én blijft: beter samenwerken als team!

Bekijk de cursus Teamwork op het secretariaat

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

De assistant als influencer

Wij laten ons als consument graag beïnvloeden door andere mensen. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dan …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *