Tien tips voor effectief vergaderen

Hoeveel tijd ben jij kwijt met vergaderen? Het blijkt dat de gemiddelde werknemer 25% van de tijd bezig is met vergaderingen, dat is veel en kan waarschijnlijk ook effectiever. Leid je zelf wel eens een vergadering of bereid je deze wel eens voor voor je manager, doe dan je voordeel met deze 10 tips:

1. Bereid de vergadering goed voor

• Vaststellen en organiseren van de vergadering (datum, tijdstip, plaats, duur)
• Bepalen hoe, tot wanneer en bij wie men agendapunten kan indienen
• Rollen verdelen (voorzitter, notulist, timekeeper, desicion driver)
• Opstellen van de agenda met tijdsplanning
• Vaststellen vergaderdoelen en deze concreet omschrijven
• Selecteren en uitnodigen van de deelnemers
• Tijdig versturen uitnodiging en bijbehorende agendastukken, zoals agenda
• Zorgen voor een geschikte ruimte met bijbehorende voorzieningen (opstelling, apparatuur, eten & drinken)

2. Begin op tijd
Als het tijd is om de te beginnen, start dan ook. Wacht niet tot iedereen er is. Een kwartier wachten is 25% van een uur vergadertijd. Met 6 wachtenden is dat al 1,5 uur. In feite beloon je laatkomers op deze manier.

3. Hanteer een duidelijke agenda
Hierdoor houd je de vergadering gestructureerd en worden alle punten besproken zonder dat je iets vergeet.
Tips voor een duidelijke agenda:

• Open punten beperken
• Zat belangrijke punten als eerst op de agenda
• Maak een tijdschema met pauze
• Vermijd te veel agendapunten
• Bij elk agendapunt: toelichting, doel, werkwijze, indiener, tijd

4. Maak duidelijke afspraken omtrent zaken die afleiden
Ben vooraf duidelijk over het gebruik van mobiele telefoons, pauzetijden, roken, input geven, vragen stellen, etc…

5. Houd je zoveel mogelijk aan het tijdschema
Een aantal tips om dit te realiseren:

• Luister (actieve houding, aantekeningen maken) en vat geregeld samen
• Houd het gesprek doelgericht
• Vraag om oplossingen en verbeteringen
• Zorg ervoor dat knopen worden doorgehakt
• Deelnemers alert en betrokken houden
• Rem spraakzamen af, vraag zwijgzamen om hun mening
• Bevorder kruisgesprekken (vermijd tweegesprekken)
• Personen en zaken scheiden
• Geef jouw eigen visie het laatst
• Resultaten (besluiten) duidelijk formuleren
• Evalueren en positief afsluiten

6. Houd rekening met piekperiodes
Iedereen kent piekperiodes waarin de fysieke energie en mentale oplettendheid het hoogst is: van 09.30-11.30 uur en 15.00-17.00. uur. De meeste mensen hebben een dip tussen 13.00 en 15.00 uur. Vermijd het organiseren van vergaderingen op maandagochtend en vrijdagmiddag (met gedachten ergens anders).7. Consensus bereiken
Vermijd discussies en zorg ervoor dat er in een goede sfeer beslissingen worden genomen. Een aantal tips voor een goede sfeer:

• Spreek voorstelsgewijs
• Vraag om verbeteringen en oplossingen
• Probeer van tegenstanders gedogers te maken
• Vermijd discussies over wie gelijk heeft
• Stel vragen om het begrip te toetsen
• Vat verschillen en overeenkomsten samen
• Trek tussentijds conclusies
• Stel tot slot draagvlak en de mate van overeenstemming vast

8. Denk na over de setting van een vergadering
Wanneer het een korte meeting betreft, kun je best staand vergaderen. Zet statafels in de vergaderruimte of spreek met elkaar af. Wanneer het mogelijk is, is het ook effectief om telefonisch te vergaderen. Belangrijk hierbij is dat je de ander goed laat uitspreken.

9. Schaf rondvragen af
Deelnemers letten dan beter op tijdens de vergadering en het bespaart veel tijd. Schaf ook WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt) af, vaak is dit een vrijbrief om allerhande (meestal huishoudelijke) zaken in de groep te gooien.

10. Noteer actiepunten en stel de notulen niet uit

Verstuur binnen een dag na de vergadering de notulen met de besproken punten kort en bondig beschreven. Zet hierin een actielijst met de verantwoordelijke en een deadline.Succes met de volgende vergadering!Klik hier voor de bron van dit artikel