Hét blog voor de ervaren assistant

Maak van projecten een succes dankzij Scrum

Wanneer je maandenlang aan een project of rapport hebt gewerkt, blijkt bij oplevering dat het draagvlak minimaal is, het inmiddels achterhaald is, er teveel budget is uitgegeven of juist te weinig over is om nu écht van start te gaan… Ken je die frustratie?

Dit gebeurt nog heel vaak bij een traditionele projectaanpak. Je bedenkt op 1 januari dat je op 31 december op wilt leveren, maar toetst tussentijds niets. Daar is de Scrum projectaanpak anders en vele malen efficiënter in.

De 5 Scrum basisregels

Om je een beeld te geven wat de Scrum projectaanpak inhoudt, zetten we 5 basisregels voor je op een rij.

1. Inventariseer en prioriteer je wensen

In plaats van dat je de focus direct legt op het eindproduct, bedenk je als allereerste: wat heb ik nodig om het project te realiseren en wat heeft nu prioriteit?  Bij Scrum inventariseer je deze wensenlijst samen met je team. De wensen noteer je vervolgens op een (digitaal) ‘backlog’. Alles wat je denkt dat nodig is voor het project schrijf je op.

Het uitvoeren van al deze taken kan een hele klus lijken. En in de praktijk zal blijken dat niet alles even belangrijk is. Om die reden wordt er een ‘Product Owner’ aangewezen die eindverantwoordelijk is van het project of product. Deze Product Owner bepaalt vervolgens de prioriteit. Vervolgens voert het team de taken in volgorde van prioriteit uit. 

Deze aanpak heeft als voordeel dat je cruciale onderdelen nooit over het hoofd ziet, maar ook je tijd en geld niet investeert in taken die minder blijken toe te voegen.

2. Sprints: in stukken naar je einddoel toewerken

Werk je in één keer naar je deadline toe (het opleveren van je eindproduct), dan kan dat aanvoelen als een lange ruk. Dat motiveert niet. Zeker als je pas na het afronden van het project weet of het geslaagd is.

Scrum - een efficiënte projectaanpak

Bij de Scrum projectaanpak knip je het complete project op in sprints. Die duren gewoonlijks 2 tot 3 weken. De exacte duur van de sprints stem je af met je team. Aan het eind van elke sprint wordt een deel van het project opgeleverd. Deze kun je afzonderlijk presenteren en toetsen.

3. Dagelijkse update met Daily Scrum

Iedere ochtend heb je een Daily Scrum met je team – staand. Dat staan is belangrijk omdat dat ervoor zorgt dat je de update kort houdt en je een actievere houding aanneemt. Een Daily Scrum duurt gemiddeld 15 minuten. Je bespreekt:

  • Wat heb je sinds de voorgaande Daily Scrum gedaan?
  • Wat ga je tot de volgende Daily Scrum doen?
  • Tegen welke uitdagingen loop je aan of verwacht je tegenaan te lopen?

Op deze manier weet elk teamlid precies waar iedereen mee bezig is en hoe het project ervoor staat. Maar ook welke problemen zich voordoen en bij wie ze moeten zijn om deze te verhelpen. Zo voorkom je dubbel werk.

4. Houd stakeholders en je klant betrokken

Het grote voordeel van werken in blokken waarbij je steeds een stukje van je project oplevert, is dat je regelmatig vorderingen kunt presenteren. Hierdoor kunnen stakeholders en de klant beoordelen of het doel bereikt is, nog steeds de juiste oplossing is, et cetera. Daarbij is het voordeel dat je kunt bijsturen wanneer stakeholders nieuwe verwachtingen hebben.

Je creëert betrokkenheid, zowel binnen het team, maar dus ook met je klant of opdrachtgever (bijvoorbeeld manager). Ook kun je hun feedback direct verwerken in je volgende sprint.

5. Continu verbeteren, verbetert het product

Doordat je regelmatig feedback krijgt, ben je in staat je product te verbeteren. Hierdoor sluit het eindproduct beter aan bij het beoogde doel. En het werkt ook prettiger. Als je weet dat je ergens aan werkt wat het probleem ook oplost, is dat vele malen fijner dan wanneer je naar een project van een jaar beseft dat het toch niet zo goed aansluit bij de behoefte. 

Lees ook het blog: 6 redenen om te starten met agile en scrum


Wil jij je de Scrum projectaanpak eigen maken?

Volg dan de cursus Agile en Scrum voor de managementassistent. In deze 2-daagse cursus leer je hoe je met de Scrum aanpak:

Cursus Agile en Scrum voor secretaresses
  • Werkprocessen verbetert
  • Tijdverspilling tegengaat
  • Wendbaar denkt en handelt

Je weet hoe je deze projectaanpak implementeert in je organisatie. Samen met collega’s win je tijd, werken jullie blijvend aan verbetering en reageren jullie voortaan positief op verandering. 

Ps. Op zoek naar een brede projectmanagement opleiding? Bekijk dan de opleiding Praktisch projectmanagement voor de assistent op HBO-niveau.

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

Teveel werk secretaresse

Een berg werk na je vakantie? Weg ermee dankzij deze tips

Eén van de tips om na je vakantie relaxed te beginnen: Wil je je achterstand snel wegwerken? Begin dan met eerst alles weg te gooien wat weg kan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *