Sneller werken met Office: drie simpele tips

Met deze 3 simpele tips kan je sneller en efficiënter werken met Office. Deze tips werken dus in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, enzovoorts.

1. Sneltoetsen

Misschien een ‘inkoppertje’, maar leer jezelf aan om te werken met sneltoetsen. Dit zijn toetsenbordcombinaties om iets voor elkaar te krijgen, wat je anders met je muis zou doen. Door consequent gebruik te maken van sneltoetsen, kan je tot wel 20% tijdswinst behalen. Daarnaast helpt het RSI-klachten te voorkomen.

Schrijf de sneltoetsen op een geeltje en plak deze aan je beeldscherm, totdat je de sneltoetsen consequent gebruikt. De meest gebruikte sneltoetsen (Ken je ze al? Google op ‘sneltoetsen’ en je vindt nog véél meer handige sneltoetsen!):

Functie	Toetsencombinatie	Ezelsbruggetje
Kopiëren	Ctrl + C	De C is van Copy (engels voor kopiëren)
Knippen	Ctrl + X	De X is net een knipschaar
Plakken	Ctrl + V	Velponlijm
Vet (dikgedrukt)	Ctrl + B	De B is van Bold (engels voor vet)
Schuin	Ctrl + I	Schrijf je met een pen, dan schrijf je de i schuin
Onderlijn	Ctrl + U	De U is van Underline (engels voor onderlijn)
Ongedaan maken	Ctrl + Z	Held Zorro (z) maakt onrecht ongedaan.

 

2. ‘Vertel wat u wilt doen’

Weet je wel wat je wilt doen, maar weet je niet meer waar het knopje zit… Office 2016 heeft nu een nieuwe functionaliteit: ‘vertel wat u wilt doen’. Het lijkt op de F1 – helpfunctie. Maar dan met het grote verschil dat je direct naar de functie gaat en dus gelijk verder kunt werken. Wil je toch een uitleg met een stappenplan, dan kies je de (op een na) onderste optie ‘Hulp krijgen voor …’.

3. Werkbalk Snelle Toegang

Stel… de documenten die je maakt, e-mail je vaak naar anderen. Om een bestand te e-mailen ga je naar het tabblad Bestand en kiest daar voor delen. Vervolgens kies je voor e-mail en selecteer je het e-mailformaat. Pas na 4 keer klikken, kan je jouw e-mail schrijven. Dit kan sneller met de Werkbalk Snelle Toegang.

Bovenaan ieder Office programma heb je een klein menuutje, boven het lint; Werkbalk Snelle Toegang. Dit menu kan je aanpassen. Je opent het werkbalkmenu en geeft aan welke snelfuncties je in dit menu wilt hebben. De meest gebruikte opties zijn direct zichtbaar. Onderaan, bij ‘Meer opdrachten…’ vind je meer functies.

Ga lekker aan de slag met deze tips. Ik weet zeker dat ze je gaan helpen, succes!

Silvia van der Hoek, Trainer en Adviseur

Workshop: Direct aan de slag met OneNote

Tijdens Nationale Secretaresse Dag op 20 april 2017 verzorgt Silvia van der Hoek workshop E: ‘Direct aan de slag met OneNote’. O.a. deze onderwerpen komen aan bod:

• Hoe start ik een nieuwe OneNote?
• Mijn eerste OneNot(iti)e maken
• Hoe krijg ik meer grip op de wir-war van notities? (Organiseren en structureren)
• Mijn notities veilig delen met collega’s
• OneNote en andere programma’s
• Word, Excel PowerPoint
• Outlook (agenda en email)

Tijdens deze dag kies je twee uit tien krachtige workshops die je verder helpen in jouw ontwikkeling. Ook sluiten we de dag indrukwekkend af met een speciale lezing…

Lees meer over de Nationale Secretaresse Dag 2017